Wie berechnet man den Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen

Verpflegungsmehraufwand: Was Sie sich merken sollten!

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Sie sind auf Dienstreise, frühstücken im Hotel und gehen dann im Restaurant mittagessen; Welche Ausgaben bekommen Sie hier zurück und was muss dabei beachtet werden? Wir geben Ihnen einen Überblick zur Berechnung des Verpflegungsmehraufwands und gehen auf wichtige Elemente ein, die Sie bei den jeweiligen Tagespauschalen beachten sollten. Erfahren Sie mehr zu den in Deutschland geltenden Besonderheiten bei Pauschbeträgen, Verpflegungspauschalen und entdecken Sie wichtige Ausnahmen, die Sie zur Verpflegungspauschale auf jeden Fall kennen sollten.

Was ist ein Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein Pauschbetrag, den Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen für die Kosten Ihrer Verpflegung bei Geschäftsreisen im Inland und Ausland geltend machen können. Da es sich um einen Pauschalbetrag handelt, ist es nicht entscheidend ob Mitarbeitenden tatsächlich Kosten angefallen sind oder nicht. Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand sind, mit Ausnahme von Kürzungen, unveränderlich und werden pauschal für die Aufwendungen des Mitarbeitenden ausgezahlt.

Auf Geschäftsreise haben Mitarbeitende mitunter höhere Ausgaben für die Verpflegung. Sie müssen möglicherweise mehr Geld fürs Essen und Trinken ausgeben, weil sie in einem Restaurant und nicht zuhause oder in einer Kantine essen können. Diese Ausgaben stellen einen Mehraufwand für die Verpflegung auf der Dienstreise dar. Der Mehraufwand kann dem Mitarbeitenden entweder steuerfrei erstattet werden oder er kann diesen steuerlich geltend machen. Heruntergebrochen bedeutet das, dass der Verpflegungsmehraufwand indirekt steuerlich verrechnet wird und kein direkter Anspruch auf eine faktische “Auszahlung” besteht. Eine Erstattung kann auf zwei Weisen erfolgen, entweder unmittelbar zwischen Arbeitnehmer/innen und dem Arbeitgeber, der den Mehraufwand steuerfrei an den Mitarbeitenden auszahlt. Oder die „Auszahlung“ findet zu einem späteren Zeitpunkt bei der Einkommenssteuererklärung zwischen Arbeitnehmer/innen und dem Finanzamt statt, wo der Mehraufwand steuerlich geltend gemacht werden kann.

Die pauschalen Beträge, die für den Verpflegungsmehraufwand in unterschiedlichen Ländern angesetzt werden können, werden vom Gesetzgeber definiert. Je nachdem ob Sie im Inland oder im Ausland unterwegs sind, können Sie also unterschiedliche Pauschalbeträge ansetzen. Für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands gelten andere Pauschbeträge als für Reisen ins Ausland. Die jeweils geltenden Pauschbeträge für die unterschiedlichen Länder können Sie der Tabelle des Bundesfinanzministeriums entnehmen.

Alles was Sie über den Verpflegungsmehraufwand wissen müssen

Verpflegungspauschalen und der Prozess mit Verpflegungsmehraufwänden ist Vielen sicherlich vage geläufig. Sie sind für Ihr Unternehmen auf Geschäftsreise unterwegs und bezahlen Ihr Mittagessen im Restaurant in bar. Danach geht es direkt weiter zum Kundentermin. Am nächsten Tag nehmen Sie das Frühstück in Anspruch, das Ihr Arbeitgeber für Sie bereits im Voraus gebucht und bezahlt hat. Eine Frage, die sich hier stellt: „Welche Ausgaben bekomme ich in welcher Höhe wieder zurück und was muss ich dabei beachten?“ Wir zeigen Ihnen was es hier zu beachten gilt und wann möglicherweise Ausnahmen greifen.

Was fließt in die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands mit ein?

Die Verpflegungspauschalen hängen vom Reiseziel und der Reisedauer ab. Wenn Sie also die Tagespauschalen für Ihren Verpflegungsmehraufwand berechnen möchten, müssen Sie zwei Punkte beachten: zum einen den Ort der Dienstreise und zum anderen die Dauer der geschäftlich bedingten Abwesenheit.

Bei der Berechnung des Verpflegungsmehraufwands ist unter anderem die Dauer des geschäftlichen Aufenthaltes wichtig. In Deutschland wird in diesem Zusammenhang zwischen kleinen und großen Pauschbeträgen für die Verpflegungspauschale unterschieden. Der kleine Pauschbetrag gilt für Geschäftsreisen mit einer Dauer ab 8 Stunden bis 24 Stunden. Der Verpflegungsmehraufwand, der hier pro Geschäftsreise erstattet werden kann, liegt aktuell bei 14 Euro pro Tag. Folglich gilt die kleine Verpflegungspauschale auch am An- und am Abreisetag von mehrtägigen geschäftlichen Auswärtsaufenthalten. Der große Pauschbetrag kann bei Geschäftsreisen, die länger als 24 Stunden dauern, angewendet werden. Für solche Dienstreisen kann dann ein Verpflegungsmehraufwand von 28 Euro pro Tag geltend gemacht werden.

Für die Berechnung ist außerdem entscheidend, in welchem Land die Geschäftsreise stattgefunden hat. War es eine Geschäftsreise, bei der ausschließlich Aufenthalte innerhalb Deutschlands angefallen sind, gelten andere Spesenpauschalen als bei geschäftlichen Aufenthalten im Ausland. Ein Beispiel für Geschäftsreisen nach Dänemark. Laut der neuen Verordnung des Bundesfinanzministeriums gilt eine Verpflegungspauschale von 58 Euro für jeden vollen Kalendertag bei Geschäftsreisen nach Kopenhagen. Halten Sie sich jedoch weniger als 24 Stunden (mind. 8 Stunden) in Dänemark auf, dann erhalten Sie 39 Euro pro Tag. Die vollständige Liste mit den im Ausland gültigen Pauschbeträgen zum Verpflegungsmehraufwand finden Sie auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums.

Besonderheiten in Deutschland

Das Bundesfinanzministerium passt die geltenden Pauschbeträge, die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen in Deutschland für Verpflegungsmehraufwände ansetzen können, jährlich an. Sie sollten sich also auf jeden Fall über die aktuell geltenden Beträge informieren, bevor Sie den Verpflegungsmehraufwand für eine Geschäftsreise berechnen. Aber fassen wir doch noch einmal zusammen, welche Pauschalbeträge für das Jahr 2021 in Deutschland gelten. Bei Geschäftsreisen in Deutschland können Sie für Ihren Verpflegungsmehraufwand folgende Pauschbeträge ansetzen:

  • Dauer zwischen 8 Stunden und 24 Stunden: je 14 Euro
  • Dauer von mehr als 24 Stunden: je 28 Euro

Bei Aufenthalten, die das Kriterium der Aufenthaltsdauer nicht erfüllen, müssen einige Besonderheiten beachtet werden. Wenn Sie geschäftlich auswärts waren und Ihr Aufenthalt unter acht Stunden wieder beendet war, haben Sie keinen Anspruch auf die Verpflegungspauschale.

Regelung bei kurzen Dienstreisen

Dennoch kann es auch bei kurzen Geschäftsreisen dazu kommen, dass Sie vom Arbeitgeber die Ausgaben für eine Mahlzeit gestellt bekommen. Stellen wir uns folgende Situation vor, Sie gehen nach einem auswärtigen Kundentermin mit diesem zum Mittagessen. Ihr Abteilungsleiter hat bereits vor der Dienstreise einen Tisch für Sie reserviert und die Kosten fürs Essen vorgestreckt. In diesem Fall wird diese Aufwendung als geldwerter Vorteil auf Ihrem Gehaltszettel versteuert.

Was gehört in eine Reiskostenabrechnung?

Wenn Sie an einem Tag mehrfach auf einem Auswärtstermin waren, können Sie die Abwesenheitszeiten summieren. Sollten Sie in Summe 8 Stunden überschreiten, können Sie die kleine Verpflegungspauschale mit dem Arbeitgeber oder dem Finanzamt abrechnen. Geschäftsreisen ohne Übernachtung, die sich jedoch über mehrere Tage hinziehen, können ebenfalls für die Verpflegungspauschale in Frage kommen – entscheidend ist auch hier die Gesamtdauer. Werden 8 Stunden in der Summe überschritten, können Mitarbeitende eine Verpflegungspauschale für den Tag beanspruchen, an dem sie hauptsächlich abwesend waren.

Wann gilt die Dreimonatsfrist?

Der Verpflegungsmehraufwand kann auch für längere Aufenthalte (im Rahmen der doppelten Haushaltsführung) geltend gemacht werden. Ist ein Mitarbeitender längerfristig und ohne Unterbrechung auf einer Auswärtstätigkeit an derselben Betriebsstätte, gilt der Verpflegungsmehraufwand nur für die ersten drei Monate dieses Aufenthalts. Diese Besonderheit ist auch als Dreimonatsfrist bekannt. Zu beachten ist hierbei, dass der Mitarbeitende nicht länger als vier Wochen vom Einsatzort abwesend ist und die auswärtige Betriebsstätte an mehr als drei Tagen/Woche aufsucht. Umgekehrt bedeutet das, dass Sie Ihre Verpflegungsmehraufwände wie üblich ansetzen können, wenn Sie weniger als drei Tage pro Woche an derselben auswärtigen Betriebsstätte waren.

Wichtige Ausnahmen

In unserem anfangs beschriebenen Beispiel wurde das Frühstück, welches unser Mitarbeitender auf der Geschäftsreise in Anspruch genommen hat, bereits vom Unternehmen gebucht und bezahlt. In solchen Fällen wird der Verpflegungsmehraufwand um einen gesetzlich vorgegebenen Prozentsatz gekürzt, da der Arbeitgeber bereits für Kosten der Verpflegung aufgekommen ist. Diese Kürzung bezieht sich stets auf die volle Verpflegungspauschale, die pro Tag angesetzt werden kann. In der Folge werden Kürzungen des Verpflegungsmehraufwands tageweise vorgenommen. Zudem sind Kürzungen der Verpflegungspauschale nicht an ein bestimmtes Land gebunden. Kürzungen greifen unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurden. Laut dem deutschen Gesetzgeber ist die Verpflegungspauschale wie folgt zu kürzen:

  • Minus 20% bei einem Frühstück, das vom Unternehmen bezahlt wurde
  • Minus 40% bei einem Mittagessen oder Abendessen, das vom Unternehmen bezahlt wurde

Auslandsaufenthalte in mehreren Ländern

Bei eintägigen Reisen ins Ausland ermittelt man den Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand, indem man den entsprechenden Pauschalbetrag heranzieht, der am letzten Tätigkeitsort im Ausland gültig war. Waren Sie auf einer Dienstreise zuerst in Frankreich und vor Ihrer Rückreise in Spanien, würde der Pauschbetrag für Spanien herangezogen werden.

Bei mehrtägigen Reisen ins Ausland (Mitarbeitende halten sich in mehreren Staaten auf) wird die Verpflegungspauschale am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen ermittelt. Für die Zwischentage muss ebenfalls eine Abwesenheit von 24 Stunden pro Tag erfüllt sein.

Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungspauschale

Der Gesetzgeber sieht weitere Ausnahmen für die Übernachtungskosten und den Werbekostenabzug vor. Die pauschalen Beträge für Übernachtungskosten können ausschließlich bei einer Arbeitgebererstattung angewendet werden. Die Übernachtungspauschale, die Sie derzeit für Geschäftsreisen im Inland geltend machen können, beläuft sich auf 20 Euro pro Übernachtung. Gegenüber dem Finanzamt können Mitarbeitende nur die tatsächlichen Übernachtungskosten als Werbekosten ansetzen. Eine ähnliche Regelung gilt beim Betriebsausgabenabzug.

Der Verpflegungsmehraufwand mit seinen länderspezifischen Pauschbeträgen und vielen Sonderregelungen verursacht einigen Kopfzerbrechen. Erkunden Sie, wie Sie Ihren Mitarbeitenden diesen komplexen Prozess erleichtern können und entdecken Sie zahlreiche Vorteile der automatisierten, intelligenten Lösung zur Geschäftsausgabenverwaltung von Expensya!

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