Verpflegungspauschale: Was ist das und wie wird sie berechnet?

Sie sind auf Dienstreise, frühstücken im Hotel und gehen dann im Restaurant Mittagessen. Welche Ausgaben bekommen Sie hier zurück und was muss dabei beachtet werden? Wir geben Ihnen einen Überblick zur Berechnung des Verpflegungsmehraufwands und gehen auf wichtige Elemente ein, die Sie bei den jeweiligen Tagespauschalen beachten sollten.  

Erfahren Sie mehr zu den in Deutschland geltenden Besonderheiten bei Pauschbeträgen, Verpflegungspauschalen und entdecken Sie wichtige Ausnahmen, die Sie zur Verpflegungspauschale auf jeden Fall kennen sollten. 

Inhaltsverzeichnis :

1. Was ist ein Verpflegungsmehraufwand?
2. Ist die Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber zu erstatten?
3. Geltende Pauschalen in Deutschland für 2023
4. Verpflegungsmehraufwand 2023 Tabelle Ausland
5. Kostenloser Rechner für Verpflegungspauschale 2023
6. Was fließt in die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands mit ein?
7. Expensya erledigt die Berechnung von Verpflegungspauschalen

Was ist ein Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein Pauschbetrag, den Arbeitnehmer für die Kosten Ihrer Verpflegung bei Geschäftsreisen im Inland und Ausland geltend machen können. Da es sich um einen Pauschalbetrag handelt, ist es nicht entscheidend ob für Beschäftigte tatsächlich Kosten angefallen sind oder nicht. Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand sind, mit Ausnahme von Kürzungen, unveränderlich und werden pauschal für die Aufwendungen des Mitarbeitenden ausgezahlt. 

Auf Geschäftsreise haben Mitarbeitende mitunter höhere Ausgaben für die Verpflegung. Sie müssen möglicherweise mehr Geld für das Essen und Trinken ausgeben, weil sie in einem Restaurant und nicht zuhause oder in einer Kantine essen können.  

Diese Ausgaben stellen einen Mehraufwand für die Verpflegung auf der Dienstreise dar. Der Mehraufwand kann dem Mitarbeitenden entweder steuerfrei erstattet werden oder er kann diesen steuerlich geltend machen. Zusammengefasst bedeutet das, dass der Verpflegungsmehraufwand indirekt steuerlich verrechnet wird und kein direkter Anspruch auf eine faktische „Auszahlung” besteht. 

Eine Erstattung kann auf zwei Weisen erfolgen, entweder unmittelbar zwischen Arbeitnehmern und dem Arbeitgeber, der den Mehraufwand steuerfrei an den Mitarbeitenden auszahlt. Oder die „Auszahlung“ findet zu einem späteren Zeitpunkt bei der Einkommenssteuererklärung zwischen Arbeitnehmern und dem Finanzamt statt, wo der Mehraufwand steuerlich geltend gemacht werden kann. 

Ist die Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber zu erstatten?

Unternehmen können sich dazu entscheiden ihren Arbeitnehmern die Aufwendungen für Essen und Trinken mit einer Verpflegungspauschale steuerfrei zu erstatten. Sie können sich aber auch dazu entscheiden, den Mitarbeitenden die tatsächlichen Kosten für die Verpflegung zu erstatten, dann ist diese Erstattung jedoch lohnsteuerpflichtig. 

Die Arbeitgeber sind gesetzlich nicht dazu verpflichtet die Verpflegungspauschalen anzuwenden. Im Hinblick auf die Zufriedenheit der Belegschaft sollte jedoch eine Form der Kostenerstattung erfolgen. Wenn sich die Unternehmen für die Erstattung per Pauschbetrag entscheiden, dann müssen in Deutschland bestimmte Regeln berücksichtigt werden. 

Geltende Pauschalen in Deutschland für 2023

Die Verpflegungspauschalen, die Sie in 2023 in Deutschland ansetzen können, sind jedoch (im Vergleich zum Vorjahr 2022) gleichgeblieben. Die Verpflegungspauschalen im Inland können Sie der untenstehenden Tabelle entnehmen.

Diese Aufstellungen werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen in Zusammenarbeit mit den zuständigen Finanzbehörden veröffentlicht. Wenn Sie eine vollständige Liste der geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen wünschen, können Sie entweder auf die Seite des Bundesministeriums für Finanzen gehen oder direkt im entsprechenden Schreiben nachlesen.

Verpflegungsmehraufwand 2023 tabelle ausland

Wir haben Ihnen einige Verpflegungspauschalen, die 2023 fürs Ausland gelten, in einer Tabelle zusammengefasst.

Eine ausführliche Liste mit allen länderspezifischen Pauschbeträgen, mit der Sie Ihre Spesenabrechnung für 2023 erstellen können finden Sie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums.

Kostenloser Rechner für Verpflegungspauschale 2023

Warten Sie nicht länger und entdecken Sie unseren kostenlosen Rechner für die Verpflegungspauschale 2023 in Deutschland. Da uns bewusst ist, dass die Berechnung komplex ist, haben wir diesen einfachen Rechner erstellt, mit dem Sie die Verpflegungspauschalen für Ihre Dienstreise im Inland bestimmen können. 

Wichtig: Welche Verpflegungspauschale gilt, hängt von der Dauer der Geschäftsreise und dem Ort der Dienstreise ab. 

Was fließt in die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands mit ein?

Bei der Berechnung des Verpflegungsmehraufwands ist unter anderem die Dauer des geschäftlichen Aufenthaltes wichtig. In Deutschland wird in diesem Zusammenhang zwischen kleinen und großen Pauschbeträgen für die Verpflegungspauschale unterschieden.  

Der kleine Pauschbetrag gilt für Geschäftsreisen mit einer Dauer ab 8 Stunden bis 24 Stunden. Der Verpflegungsmehraufwand, der hier pro Geschäftsreise erstattet werden kann, liegt aktuell bei 14 Euro pro Tag. Folglich gilt die kleine Verpflegungspauschale auch am An- und am Abreisetag von mehrtägigen geschäftlichen Auswärtsaufenthalten. Der große Pauschbetrag kann bei Geschäftsreisen, die länger als 24 Stunden dauern, angewendet werden. Für solche Dienstreisen kann dann ein Verpflegungsmehraufwand von 28 Euro pro Tag geltend gemacht werden. 

Für die Berechnung ist außerdem entscheidend, in welchem Land die Geschäftsreise erfolgt ist. War es eine Geschäftsreise, bei der ausschließlich Aufenthalte innerhalb Deutschlands angefallen sind, gelten andere Spesenpauschalen als bei geschäftlichen Aufenthalten im Ausland. Ein Beispiel für Geschäftsreisen nach Dänemark. Laut der neuen Verordnung des Bundesfinanzministeriums gilt eine Verpflegungspauschale von 58 Euro für jeden vollen Kalendertag bei Geschäftsreisen nach Kopenhagen. Halten Sie sich jedoch weniger als 24 Stunden (mind. 8 Stunden) in Dänemark auf, dann erhalten Sie 39 Euro pro Tag. Die vollständige Liste mit den im Ausland gültigen Pauschbeträgen zum Verpflegungsmehraufwand finden Sie auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums. 

Besonderheiten in Deutschland

Bei Geschäftsreisen in Deutschland können Sie für Ihren Verpflegungsmehraufwand folgende Pauschbeträge ansetzen: 

• Dauer zwischen 8 Stunden und 24 Stunden: je 14 Euro
• Dauer von mehr als 24 Stunden: je 28 Euro

Bei Aufenthalten, die das Kriterium der Aufenthaltsdauer nicht erfüllen, müssen einige Besonderheiten beachtet werden. Wenn Sie geschäftlich auswärts waren und Ihr Aufenthalt unter acht Stunden wieder beendet war, haben Sie keinen Anspruch auf die Verpflegungspauschale. 

Regelung bei kurzen Dienstreisen

Dennoch kann es auch bei kurzen Geschäftsreisen dazu kommen, dass Sie vom Arbeitgeber die Ausgaben für eine Mahlzeit gestellt bekommen. Stellen wir uns folgende Situation vor: Sie gehen nach einem auswärtigen Termin mit einem Kunden zum Mittagessen. Ihr Abteilungsleiter hat bereits vor der Dienstreise einen Tisch für Sie reserviert und die Kosten für das Essen vorgestreckt. In diesem Fall wird diese Aufwendung als geldwerter Vorteil auf Ihrem Gehaltszettel versteuert. 

Was gehört in eine Reiskostenabrechnung? 

Wenn Sie an einem Tag mehrfach auf einem Auswärtstermin waren, können Sie die Abwesenheitszeiten summieren. Sollten Sie insgesamt 8 Stunden überschreiten, können Sie die kleine Verpflegungspauschale mit dem Arbeitgeber oder dem Finanzamt abrechnen.  

Geschäftsreisen ohne Übernachtung, die sich jedoch über mehrere Tage hinziehen, können ebenfalls für die Verpflegungspauschale in Frage kommen – entscheidend ist auch hier die Gesamtdauer. Werden 8 Stunden in der Summe überschritten, können Mitarbeitende eine Verpflegungspauschale für den Tag beanspruchen, an dem sie hauptsächlich abwesend waren. 

Wann gilt die Dreimonatsfrist?

Der Verpflegungsmehraufwand kann auch für längere Aufenthalte (im Rahmen der doppelten Haushaltsführung) geltend gemacht werden. Ist ein Mitarbeitender längerfristig und ohne Unterbrechung auf einer Auswärtstätigkeit an derselben Betriebsstätte, gilt der Verpflegungsmehraufwand nur für die ersten drei Monate dieses Aufenthalts.  

Diese Besonderheit ist auch als Dreimonatsfrist bekannt. Zu beachten ist hierbei, dass der Mitarbeitende nicht länger als vier Wochen vom Einsatzort abwesend ist und die auswärtige Betriebsstätte an mehr als drei Tagen/Woche aufsucht. Umgekehrt bedeutet das, dass Sie Ihre Verpflegungsmehraufwände wie üblich ansetzen können, wenn Sie weniger als drei Tage pro Woche an derselben auswärtigen Betriebsstätte waren. 

Wichtige Ausnahmen

In unserem anfangs beschriebenen Beispiel wurde das Frühstück, welches unser Mitarbeitender auf der Geschäftsreise in Anspruch genommen hat, bereits vom Unternehmen gebucht und bezahlt. In solchen Fällen wird der Verpflegungsmehraufwand um einen gesetzlich vorgegebenen Prozentsatz gekürzt, da der Arbeitgeber bereits für Kosten der Verpflegung aufgekommen ist.  

Diese Kürzung bezieht sich stets auf die volle Verpflegungspauschale, die pro Tag angesetzt werden kann. In der Folge werden Kürzungen des Verpflegungsmehraufwands tageweise vorgenommen. Zudem sind Kürzungen der Verpflegungspauschale nicht an ein bestimmtes Land gebunden.  

Kürzungen greifen unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurden. Laut dem deutschen Gesetzgeber ist die Verpflegungspauschale wie folgt zu kürzen: 

• Minus 20% bei einem Frühstück, das vom Unternehmen bezahlt wurde
• Minus 40% bei einem Mittagessen oder Abendessen, das vom Unternehmen bezahlt wurde

Auslandsaufenthalte in mehreren Ländern

Bei eintägigen Reisen ins Ausland ermittelt man den Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand anders. Man zieht den entsprechenden Pauschalbetrag heran, der am letzten Tätigkeitsort im Ausland gültig war. Waren Sie auf einer Dienstreise zuerst in Frankreich und vor Ihrer Rückreise in Spanien, würde der Pauschbetrag für Spanien herangezogen werden. 

Bei mehrtägigen Reisen ins Ausland (Mitarbeitende halten sich in mehreren Staaten auf) wird die Verpflegungspauschale am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen ermittelt. Für die Zwischentage muss ebenfalls eine Abwesenheit von 24 Stunden pro Tag erfüllt sein. 

Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungspauschale

Der Gesetzgeber sieht weitere Ausnahmen für die Übernachtungskosten und den Werbekostenabzug vor. Die pauschalen Beträge für Übernachtungskosten können ausschließlich bei einer Arbeitgebererstattung angewendet werden. Die Übernachtungspauschale, die Sie derzeit für Geschäftsreisen im Inland geltend machen können, beläuft sich auf 20 Euro pro Übernachtung. Gegenüber dem Finanzamt können Mitarbeitende nur die tatsächlichen Übernachtungskosten als Werbekosten ansetzen. Eine ähnliche Regelung gilt beim Betriebsausgabenabzug. 

Expensya erledigt die Berechnung von Verpflegungspauschalen

Mit Expensya wird die Berechnung der Verpflegungspauschale und ganz grundsätzlich die Verwaltung von Geschäftsausgaben zum Kinderspiel! Dank der automatisierten Komplettlösung von Expensya können Sie Ihre geschäftlichen Ausgaben einfach erfassen, bearbeiten, exportieren, validieren und analysieren. Mit dem Schnell-Scan erfassen Sie Ausgaben direkt von unterwegs aus, noch während Sie auf der Dienstreise sind, schicken Sie Ihre Abrechnung an Vorgesetzte weiter. Nach der Dienstreise können Sie sich alle Ausgaben Ihrer Teams in einem persönlichen Dashboard anzeigen lassen und nach Zeitraum, Kostenart oder Kostenstellen analysieren lassen. 

Die Lösung arbeitet unter anderem mit Machine Learning und kann mit jeder erfassten Ausgabe dazu lernen. Mit der digitalisierten Lösung zur Geschäftsausgabenverwaltung sind die Verpflegungspauschalen immer aktuell und werden entsprechend den geltenden Jahressätzen angewendet. Profitieren Sie von einer Software, die Ihnen Automatisierung und Digitalisierung aller Prozesse bietet.