Verpflegungspauschale: was ist das und wie wird sie berechnet?

Mit Verpflegungspauschalen können sich Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen in Deutschland ihren Verpflegungsmehraufwand zurückerstatten lassen, der ihnen im Rahmen einer beruflich bedingten Auswärtstätigkeit oder Reise entstanden ist. Da sich die Modalitäten rund um die Pauschbeträge und die Berechnung der Verpflegungspauschale jährlich ändern, haben wir die wichtigsten Fakten dazu zusammengefasst.

Verpflegungspauschale verstehen und berechnen 

Wenn Sie auf einer Dienstreise sind, dürfen Sie natürlich auch zum Essen gehen und sich etwas zu Trinken kaufen. Der Mehraufwand, der Ihnen hierbei entsteht, kann in Deutschland mit der Verpflegungspauschale vergütet werden. Ausgaben für Nahrungsmittel und Verpflegung auf Dienstreisen oder beruflich bedingten Aufenthalten werden auch Verpflegungsmehraufwand genannt.

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Was ist die Verpflegungspauschale

Eine Pauschale ist ein feststehender und in der Regel unveränderlicher Geldbetrag, der ausbezahlt wird, um unterschiedlichste Leistungen abzugelten. Im Duden finden sich Synonyme wie Flatrate, Pauschbetrag oder Pauschalsumme. Gleiches gilt für die Verpflegungspauschale, hier handelt es sich um einen pauschalen Betrag der unabhängig von der tatsächlichen Höhe der angefallenen Kosten ausgezahlt wird. Bei Abrechnungen des Verpflegungsmehraufwands werden daher normalerweise keine Einzelnachweise benötigt. Welche Verpflegungspauschale im Einzelfall gilt, hängt von zwei Faktoren ab. Zum einen von der Dauer der Auswärtstätigkeit und zum anderen davon, ob Sie im Inland oder im Ausland gereist sind.

Sind Verpflegungspauschalen verpflichtend für Unternehmen?

Unternehmen können sich dazu entscheiden Ihren Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen die Aufwendungen für Essen und Trinken mit einer Verpflegungspauschale steuerfrei zu erstatten. Sie können sich aber auch dazu entscheiden, den Mitarbeitenden die tatsächlichen Kosten für die Verpflegung zu erstatten, dann ist diese Erstattung jedoch lohnsteuerpflichtig.

Die Arbeitgeber sind gesetzlich nicht dazu verpflichtet die Verpflegungspauschalen anzuwenden. Im Hinblick auf die Zufriedenheit der Belegschaft sollte jedoch eine Form der Kostenerstattung stattfinden. Wenn sich die Unternehmen für die Erstattung per Pauschbetrag entscheiden, dann müssen in Deutschland bestimmte Regeln berücksichtigt werden.

Geltende Pauschalen in Deutschland für 2023

Die Verpflegungspauschalen, die Sie in 2023 in Deutschland ansetzen können, sind jedoch (im Vergleich zum Vorjahr 2022) gleichgeblieben. Die Verpflegungspauschalen im Inland können Sie der untenstehenden Tabelle entnehmen.

Diese Aufstellungen werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen in Zusammenarbeit mit den zuständigen Finanzbehörden veröffentlicht. Wenn Sie eine vollständige Liste der geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen wünschen, können Sie entweder auf die Seite des Bundesministeriums für Finanzen gehen oder direkt im entsprechenden Schreiben für 2021 nachlesen. Wir haben Ihnen einige Verpflegungspauschalen, die 2023 fürs Ausland gelten, in einer Tabelle zusammengefasst.

Eine ausführliche Liste mit allen länderspezifischen Pauschbeträgen, mit der Sie Ihre Spesenabrechnung für 2021 erstellen können finden Sie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums.

Verpflegungspauschale richtig berechnen

Welche Verpflegungspauschale im Einzelfall gilt, hängt von zwei Faktoren ab. Zum einen von der Dauer der Auswärtstätigkeit und zum anderen davon, ob Sie im Inland oder im Ausland gereist sind. Diese Faktoren müssen sie auf jeden Fall bei der Berechnung Ihrer Verpflegungspauschale berücksichtigen. Bei Verpflegungspauschalen müssen länderspezifische Pauschbeträge angesetzt werden, je nachdem wie lange Sie wann, in welchem Land beruflich gereist sind.

Rechenbeispiel für eine mehrtägige Auswärtstätigkeit:

Sie kehren am Dienstag von Ihrer mehrtägigen Dienstreise in Toulouse zurück zu sich nach Hause. Am selben Tag nehmen Sie das Flugzeug und starten eine weitere mehrtägige Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen, wo Sie um 23 Uhr abends am Flughafen und danach in Ihr Hotel einchecken. Das Hotelzimmer inklusive Frühstücks wurde bereits von Ihrem Unternehmen gebucht und bezahlt.

Für den Dienstag können Sie eine Verpflegungspauschale von 39 Euro ansetzen, da Sie am selben Tag von Toulouse zurückgereist und weiter nach Kopenhagen angereist sind. Die einzelnen Pauschalen wären in diesem Fall: Frankreich (im Übrigen) mit 29 Euro und Dänemark (Kopenhagen) mit 39 Euro. Weil Ihr Arbeitgeber bereits für das Frühstück und die Übernachtung bezahlt hat wird die Verpflegungspauschale um 20 % gekürzt. Das heißt, Sie erhalten anstelle der 58 Euro Verpflegungspauschale für jeden vollen Kalendertag in Kopenhagen nun lediglich 27,40 Euro.

Eingangs haben wir festgestellt, dass eine Pauschale eigentlich unveränderliche Geldbeträge beschreibt, mit deren Hilfe Leistungen pauschal entlohnt werden. Bei der Verpflegungspauschale greifen jedoch wie im Rechenbeispiel angesprochen auch Kürzungen. Diese Spesenkürzung findet immer dann statt, wenn der Arbeitgeber Ihnen Mahlzeiten zur Verfügung stellt und/oder bezahlt hat. Oder Sie die Mahlzeit von einem Dritten im Auftrag des Unternehmens erhalten haben. Dabei ist es irrelevant, ob Sie diese Mahlzeiten dann auch tatsächlich in Anspruch genommen haben.

Die Kürzungen der Verpflegungspauschale (bezogen auf die Ganztagespauschale), die laut Gesetzgeber bei bereitgestellten Mahlzeiten greifen sind:

• Minus 20% bei einem Frühstück, das vom Unternehmen bezahlt wurde
• Minus 40% bei einem Mittagessen oder Abendessen, das vom Unternehmen bezahlt wurde

Außerdem sollten Sie bei der Berechnung Ihrer Reisekosten nicht vergessen, dass sich die Verpflegungspauschalen jährlich ändern können. Die Pauschbeträge, die Sie noch im Vorjahr in Ihre Abrechnung eingepflegt haben, sind möglicherweise jetzt nicht mehr gültig.

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