Reisekostenabrechnungen

Verwaltung der Reisekostenabrechnung: 5 gute Gründe für eine Automatisierung

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Die Verwaltung der Reisekostenabrechnungen ist für die meisten Unternehmen ein Albtraum und gibt oft Anlass zur Sorge.

Es versteht sich von selbst, dass die Verwaltung der Ausgaben und des Cashflows eine der größten Herausforderungen der Finanzabteilung ist.

Mit steigender Mitarbeiterzahl vervielfacht sich die Anzahl der Reisekostenabrechnungen, wodurch die Verarbeitung der Unterlagen komplexer wird.

Die manuelle Verwaltung von Reisekostenabrechnungen wird für die Finanzabteilung auf verschiedenen Ebenen immer komplexer und besteht unter anderem aus der Sammlung, der Überprüfung und der Erstattung von Tausenden von Spesenabrechnungen.

Welchen Nutzen bringt eine Software zur Verwaltung der Reisekostenabrechnung?

In vielen Unternehmen beruht die Reisekostenabrechnung noch immer auf der Verwaltung von „Papier“-Belegen.

Diese Verfahrensweise ist für die Mitarbeitenden mit einem enormen Zeitverlust verbunden und bewirkt eine beträchtliche Verzögerung der Erstattung ihrer Auslagen.

Glücklicherweise kann die Verwaltung der Reisekostenabrechnung dank der jüngsten technologischen Fortschritte mühelos automatisiert werden.

Stundenlange manuelle Dateneingabe, Tippfehler, verlorene Belege und endlose Erstattungsfristen sind vermeidbar!

5 gute Gründe, eine digitale Lösung zu wählen: 

1. Dateneingabefehler und Datenverluste reduzieren: 

Die manuelle Verwaltung von Spesenabrechnungen ist häufig mit Fehlern bei der Dateneingabe, der Berechnung von Fahrtkosten oder der Umrechnung von Fremdwährungsbeträgen verbunden.

Diese Fehler können langfristig zu erheblichen finanziellen Verlusten für das Unternehmen führen.

Eine Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen bietet mehrere Funktionalitäten wie automatische Rechnungseingabe, automatische Währungsumrechnung oder Kilometersätze.

Entdecken Sie die 5 wichtigsten Funktionalitäten Ihrer Anwendung zur Reisekostenabrechnung

Die Automatisierung der Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnung befreit Ihre Mitarbeitenden von der manuellen Dateneingabe, und Ihre einzige Aufgabe wird die Prüfung der Reisekostenabrechnungen sein!

Durch die implementierte Lösung werden alle anderen Prozessschritte vollständig automatisiert.

2. Eine bessere Verwaltung in internationalen Unternehmen:

Ohne eine dedizierte Lösung ist die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen eine schwer zu bewältigende Aufgabe für internationale Unternehmen, die nicht alle Geschäftsausgaben der einzelnen Tochtergesellschaften zentralisieren können.

Wenn zusätzlich noch andere Währungen und von Land zu Land unterschiedliche Vorschriften und Rechte der Mitarbeitenden ins Spiel kommen, wird es für Zentrale und Buchhaltungsabteilung schwierig, alle angefallenen Ausgaben zu verarbeiten, die gesammelten Daten zu prüfen und den Überblick zu behalten.

Für internationale Unternehmen ist eine wirksame und effiziente Lösung zur Automatisierung der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen daher ein unverzichtbares Tool.

Die automatisierte Verwaltung der Reisekostenabrechnungen ermöglicht die Zentralisierung der Ausgaben aller Mitarbeitenden, bietet Sicherheit beim Senden der Daten und einen schnellen Datentransfer – weltweit.

Darüber hinaus bietet sie Managern und der Buchhaltungsabteilung Echtzeitzugriff auf alle Unternehmensdaten, um die richtigen Entscheidungen treffen und eine optimale Verwaltung des Kostenverwaltungsprozesses gewährleisten zu können.

3. Die Produktivität der Mitarbeitenden verbessern

Es ist ein Fakt, dass die manuelle Verwaltung von Reisekostenabrechnungen für die Mitarbeitenden einen erheblichen Zeitaufwand darstellt.

Am Ende eines jeden Monats müssen sie die verschiedenen Ausgaben, die ihnen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit entstanden sind, auflisten, eingeben und belegen.

Der aufwendige Prozess ist anfällig für Fehler, die sich negativ auf die Finanzen des Unternehmens auswirken können.

Eine Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen minimiert Fehler und spart viel Zeit bei der Dateneingabe und der Erstattung der Beträge (inkl. und exkl. MwSt.), sogar die angewandten Mehrwertsteuersätze werden erkannt.

Durch die Automatisierung aller Schritte können sich die Mitarbeitenden auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und gewinnen an Produktivität.

4. Die Rückvergütung der Mehrwertsteuer vereinfachen

Die Rückforderung der Mehrwertsteuer kann sehr zeitaufwändig und komplex sein, insbesondere wenn sie manuell durchgeführt wird.

Unternehmen, die immer noch mit „Papier“-Belegen hantieren und mehrwertsteuerpflichtig sind, sehen nicht auf einen Blick, welche Beträge in diesem Bereich verloren gehen.

Denn Unternehmen können die Mehrwertsteuer, die auf die geschäftlichen Ausgaben der Mitarbeitenden gezahlt wurde, zurückzufordern. Um diesen Prozess zu vereinfachen, hat Expensya mehrere Partnerschaften mit Spezialisten für die Rückforderung der Mehrwertsteuer aufgebaut.

5. Bedeutende Einsparungen erzielen

Eine Lösung zur Verwaltung der Reisekostenabrechnung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, sehr viel Zeit zu sparen und gleichzeitig das Ergebnis zu verbessern.

Die beschleunigte Bearbeitung und schnelle Validierung von Spesenabrechnungen begrenzen Missverständnisse, und Ihre Mitarbeitenden können sich darauf, konzentrieren Ihre Ziele zu erreichen.

Die automatisierte Verwaltung von Reisekostenabrechnungen vereinfacht den Prozess für alle Beteiligten – von den Mitarbeitenden, die ihre Ausgaben abrechnen, über die Buchhaltung bis hin zu den Validatoren – und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung der Spesenregeln und des Budgets des Unternehmens.

Das sind 5 sehr gute Gründe für eine Automatisierung der Verwaltung der Reisekostenabrechnung in Ihrem Unternehmen!

Entdecken Sie die intelligente Lösung Expensya, die basierend auf ihrer OCR+-Technologie der neuesten Generation, den selbstlernenden Algorithmen und automatisierter Validierungs-Workflows den gesamten Prozess vom Beleg bis zur Integration in die Buchhaltung automatisiert.

 

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