Vorlage zur Spesenabrechnung: Was Sie beachten sollten!

Auf Dienstreisen müssen Ausgaben oft zuerst aus eigener Tasche bezahlt werden. Diese werden nach Abschluss der Geschäftsreise in der Regel vom Arbeitgeber zurückerstattet. Damit es zur Kostenerstattung kommt, müssen die Ausgaben in einer Spesenabrechnung begründet werden. Viele Unternehmen verwenden hierzu noch Vorlagen. Wie Vorlagen zur Spesenabrechnung aufgebaut sind, welche Voraussetzungen eine Vorlage erfüllen muss und was bei der Abrechnung grundsätzlich zu beachten gilt, haben wir in unserem Artikel übersichtlich zusammengefasst.

Welche Kriterien sollten Sie bei einer Vorlage für die Spesenabrechnung berücksichtigen?

Eine gute Vorlage zur Spesenabrechnung umfasst eine übersichtliche Auflistung aller Spesen, die auf einer Geschäftsreise angefallen sind. Eine korrekte Spesenabrechnung bewahrt Sie davor, auf den Reisekosten der geschäftlichen Reise sitzen zu bleiben. Spesenabrechnungen sind ebenfalls wichtige Dokumente, mit deren Hilfe Auditoren Verstöße gegen Ausgabenrichtlinien aufdecken können und die Compliance im Unternehmen überprüfen. Der einfachste Weg zur korrekten Spesenabrechnung führt über eine Vorlage, die jeder Mitarbeitende verwenden kann. Ob Vorlagen aber immer der effektivste Weg zur Spesenabrechnung sind, kann stark angezweifelt werden.

Was ist eine Vorlage für die Spesenabrechnung?

Im Rahmen einer Spesenabrechnung können Arbeitnehmer/-innen ihre Ausgaben, Spesen oder Reisekosten zur Erstattung einreichen. Diese Abrechnung rechtfertigt die Spesen der Mitarbeitenden: sprich Ausgaben, die ihnen auf einer beruflich bedingten Reise oder Auswärtstätigkeit angefallen sind. Spesen werden vom Arbeitgeber erstattet, wenn der Arbeitnehmer/-in die Spesenabrechnung korrekt einreicht. Für die finale Spesenabrechnung verwenden viele Unternehmen nach wie vor Vorlagen, die entweder als Word-Datei oder Excel-Formular kursieren.

Eine Vorlage zur Spesenabrechnung wird in der Regel vom Arbeitgeber erstellt und seinen Angestellten zur Verfügung gestellt. Dieses Formular enthält vordefinierte Felder für alle Angaben, die vom Antragssteller für die Kostenerstattung nachgewiesen werden müssen. Zu den Spesen, die in der Abrechnung auftauchen können, gehören Fahrtkosten, mit Kilometerpauschale und Kilometersatz, Übernachtungskosten, der Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Zusätzlich zur Vorlage für die Spesenabrechnung werden Belege, Rechnungen und Quittungen zur Erstattung miteingereicht.

Ausgaben, die nichts in einer Spesenabrechnung zu suchen haben, sind zum Beispiel Bußgelder oder bestimmte Services im Hotel wie eine Wellness-Behandlung. Bevor Sie auf Geschäftsreise gehen sollten Sie sich genau über die geltende Ausgabenrichtlinie Ihres Unternehmens informieren. So sind Sie immer auf der sicheren Seite und reichen später auch nur solche Spesen ein, die Ihnen vom Unternehmen erstattet werden.

Notwendige Ausgabenrichtlinien für den Abrechnungsprozess von Reisekosten

Spesenabrechnungsvorlage: Pflicht für das Unternehmen?

Der Arbeitgeber erstattet seinen Mitarbeitenden den Mehraufwand, der Ihnen auf Geschäftsreisen im In- oder Ausland entstanden ist. Zum verwendeten Verfahren der Spesenabrechnung gibt es jedoch keine gesetzlichen Vorgaben. Die Unternehmen sind nicht dazu verpflichtet mit Vorlagen zur Spesenabrechnung und -erstattung zu arbeiten. Inzwischen gibt es bereits eine Reihe von Softwarelösungen, die Spesen von Mitarbeitenden automatisch erfassen und direkt in die ERP- und HR-Systeme des Unternehmens einpflegen. Dadurch sparen sich sowohl Geschäftsreisende als auch die Buchhaltung und Vorgesetzte erheblich Zeit und Arbeit. Nichtsdestotrotz bleibt die klassische Excel- oder Word-Vorlage, gerade für kleine oder mittelständische Unternehmen, ein beliebtes Werkzeug zur Spesenabrechnung.

Im Gegensatz zum Unternehmen ist die Spesenabrechnungsvorlage für den Arbeitnehmer und die Arbeitnehmerin verpflichtend, wenn Sie vom Arbeitgeber ausgegeben wird. Hat ein Unternehmen die Spesenabrechnung per Vorlage geregelt, sind Mitarbeitende dazu verpflichtet dieses Dokument zur Kostenerstattung auszufüllen und einzureichen. So können sie wie bereits gesagt die Reisekosten, für die sie in Vorleistung gegangen sind, vom Arbeitgeber zurückerhalten. Die erstatteten Spesen sind für Mitarbeitende steuerfrei, deshalb sollten die Spesenabrechnungen möglichst aufbewahrt und bei der Steuererklärung mit angegeben werden.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit eine Vorlage regelkonform ist?

Eine Vorlage zur Spesenabrechnung sollte bestimmte Daten umfassen, damit den Mitarbeitenden die Spesen abschließend auch erstattet werden können. Ohne diese Stammdaten kann die Bearbeitung der Auslagen schlimmstenfalls nicht ordnungsgemäß stattfinden.

Zum einen sollte die Vorlage eine Reihe von Stammdaten zum Antragssteller oder der Antragstellerin beinhalten. Zu diesen Stammdaten gehören neben dem vollständigen Namen und Adresse des Angestellten auch dessen Kontodaten: Kontonummer, Bankleitzahl, damit die Kostenerstattung von der Buchhaltung möglichst schnell abzuwickeln. Da auch die Geschäftsreise als solche nachgewiesen werden sollte, empfiehlt sich das Datum der Reise, vollständige Anschrift von Abfahrts- und Zielort sowie Angaben zum Grund der Dienstreise.

Zu den einzelnen Ausgaben sollten jeweils das Datum und der Betrag, mit und ohne MwSt., der Ausgabe notiert werden. Damit die Buchhaltung sich leichter mit der Prüfung und Erstattung tut, ist es hilfreich ein Feld für eine kleine Beschreibung der Kosten anzufügen. Zudem werden auf dem Dokument die jeweiligen Gesamtbeträge der Spesen notiert. Es sollten die Gesamtkosten für Transportmittel, Übernachtung, Verpflegungsaufwand und Reisenebenkosten aufgeführt sein. Abschließend unterzeichnen sowohl der Antragsteller/-innen als auch der Genehmiger/-in die Spesenabrechnung mit ihrer Unterschrift.

Lesen Sie mehr zu den Nachteilen einer Reisekostenabrechnung mit Excel

Gerade bei Excelvorlagen sollte penibel darauf geachtet werden, dass bereits vorausgefüllte Berechnungsformeln nicht verändert werden. Besonders die Formeln zur Berechnung der Kilometerpauschale und Verpflegungspauschale können umfangreich und komplex sein. Beim Ausfüllen und Abspeichern der Vorlage zur Spesenabrechnung müssen Sie also darauf achten, Formeln nicht zu verändern und Ihre Ausgaben in dem hierfür vorgesehenen Feld zu erfassen.

Von der Vorlage bis zur Rückerstattung der Spesenabrechnung

Zur Erstellung der Spesenabrechnung können Formulare verwendet werden, die von den Mitarbeitern/-innen als Kopie heruntergeladen und bearbeitet wird. Wir empfehlen, dass darin Felder für Angaben zu gängigen Spesen und wichtigen Stammdaten des Antragsstellers und Unternehmens vorgesehen sind. Nachdem der Mitarbeiter die Vorlage mit seinen Spesen befüllt hat, speichert er diese ab und schickt Sie an seinen Vorgesetzten zur Prüfung und Genehmigung. Dieser muss dann das Dokument grundsätzlich nach Fehlern absuchen und überprüfen ob alle Ausgaben den Ausgabenrichtlinien des Unternehmens entsprechen.

Ein mühsamer und aufwändiger Prozess!

Bei Fehlern wird die Vorlage zurück an den Mitarbeiter gespielt und dieser korrigiert die entsprechenden Felder für die Wiedervorlage an seinen Vorgesetzten. Ganz zum Schluss dieses ersten Prüfprozesses steht dann die Buchhaltung, die den finalen Check der Spesenabrechnung übernimmt. Wenn hoffentlich keine weiteren Ungereimtheiten in der Abrechnung auftauchen, werden dem Mitarbeiter, die eingereichten Ausgaben erstattet.

Expensya, eine Lösung zur vereinfachten Verwaltung von Spesenabrechnungen

Je mehr Geschäftsreisen anstehen desto verwaltungsintensiver wird auch der Spesenabrechnungsprozess für Unternehmen. Vor allem die Angestellten ächzen unter der Last sich jährlich über geänderte Pauschalen zu informieren und sich mit zig Regelungen zur Reisekostenabrechnung auseinander zu setzen.

Mit Expensya wird der komplette Prozess der Spesen- und Reisekostenabrechnung optimiert und automatisiert. Das Unternehmen kann seine Ausgabenrichtlinien direkt in Expensya erfassen und verschafft seinen Außendienstlern und Geschäftsreisenden so eine bessere Übersicht über die geltenden Regulierungen auf der Reise. Darüber hinaus können Arbeitgeber mit Expensya die geschäftlichen Ausgaben tagesaktuell analysieren und sich dank Business Intelligence aussagekräftige Statistiken ausgeben lassen. Mit diversen Schnittstellen und Integrationen zu ERP-Systemen und IT-Ökosystemen ermöglicht Expensya den Datenaustausch und Spesenabrechnungen können direkt in Ihr jeweiliges System integriert werden.

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