Vorteile und Limits bei der Verwendung von Firmenkreditkarten

Heutzutage sind Firmenkreditkarten eine effiziente Alternative zur Bezahlung von Geschäftsausgaben bzw. Spesen.

Dabei handelt es sich um physische oder virtuelle Unternehmenskarten, die an Mitarbeitende ausgegeben werden, die im Namen des Unternehmens Ausgaben tätigen.

Als Finanzdirektor oder Geschäftsführer besteht Ihre Aufgabe darin, eine Zahlungsmethode zu wählen, die optimal an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden angepasst ist und gleichzeitig eine optimale Verwaltung der

Unternehmensausgaben ermöglicht.
Um Ihnen die Entscheidung leichter zu machen, stellen wir Ihnen in diesem Artikel die Vorteile und Grenzen von Firmenkreditkarten vor.

Beginnen wir also mit den Hauptgründen für die Einführung einer Firmenkreditkarte.

Welche Vorteile bietet eine Firmenkreditkarte?

Vermeiden, dass Mitarbeitende Geschäftsausgaben mit eigenen Mitteln bezahlen müssen

Durch die Verwendung einer Firmenkreditkarte bleibt es Ihren Mitarbeitenden erspart, im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit bedeutende Summen mit ihrem eigenen Geld zahlen zu müssen.

Aber genau das droht ihnen bei klassischen Verwaltungsmodellen der Reisekostenabrechnung: Zur Begleichung ihrer beruflichen Ausgaben sind die Mitarbeitenden oft gezwungen, ihre privaten Mittel zu nutzen.

Um sich die vorgestreckten Beträge einige Tage oder sogar Wochen später erstatten zu lassen, Sie müssen sie anschließend Reisekostenabrechnungen mit Belegen einreichen.

Diese Methode ist zwar effektiv, aber bei weitem nicht effizient. Ihre Mitarbeitenden empfinden diese Vorgehensweise als lästig, langwierig, zeitraubend und sogar einschränkend. Tatsächlich sind 83 % der Beschäftigten für die Einführung einer automatisierten Lösung für Reisekostenabrechnungen aus, die ihnen das Leben erleichtert und ihnen hilft, ihre Ausgaben besser zu verwalten.

Möglicherweise verfügen Ihre Mitarbeitenden auch nicht über ein ausreichendes persönliches Finanzpolster, um alle notwendigen Ausgaben zu decken. Oder sie haben es aus persönlichen Gründen eilig, ihre Spesenerstattung zu erhalten, ohne Ihnen dies unbedingt mitteilen zu wollen.

Durch die Verwendung einer Firmenkreditkarte können Sie Ihren Mitarbeitenden bestimmte Beträge, die im Voraus gemäß Budgetplanung festgelegt wurden, gutschreiben bzw. zahlen und ihnen diese Unannehmlichkeiten ersparen.

Prepaid-Kreditkarten müssen sämtliche Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden decken. In unvorhergesehenen Situationen, in denen sie mehr finanziellen Spielraum benötigen, können Sie ggf. die Beträge einfach direkt auf deren Karten überweisen.

Auf diese Weise ersparen Sie es Ihren Mitarbeitenden, aus persönlichen Mitteln Auslagen für die Firma vorzufinanzieren.

Anstatt sich um die Kosten zu sorgen, können sie sich voll und ganz auf den reibungslosen Ablauf ihrer Aufgaben im Außendienst konzentrieren.

Den Mitarbeitenden Zeitersparnis auf allen Ebenen bieten

Firmenkreditkarten ermöglichen Mitarbeitern aller Ebenen des Unternehmens, kostbare Zeit zu sparen.

Vom Mitarbeiter, der die geschäftlichen Ausgaben tätigt, über die Buchhaltungsabteilung, die Ausgaben und Erstattungen kontrolliert, bis hin zu den Führungskräften, die überprüfen, ob die ausgegebenen Beträge den Ausgabenrichtlinien entsprechen, gewinnen alle am Prozess beteiligten Mitarbeitenden dank Firmenkreditkarten an Produktivität.

Mitarbeitende müssen Ausgaben nicht länger mit persönlichen Mitteln bezahlen und Reisekostenabrechnungen in Excel erstellen. Sie müssen die Belege nicht mehr antackern und einscannen, um sie dann an die Buchhaltung zu schicken.

Dank der Firmenkreditkarte werden alle im Rahmen der Berufsausübung getätigten Zahlungen direkt auf dem Firmenkonto bzw. auf der externen Plattform zur Verwaltung der Reisekosten verbucht, wobei Letztere automatisch detaillierte Reisekostenabrechnungsberichte verwaltet und Belege in digitaler Form archiviert.

Eine bessere Kontrolle der geschäftlichen Ausgaben einführen

Wenn ein Mitarbeiter auf Geschäftsreisen die auf seinen Namen ausgestellte Firmenkreditkarte zur Bezahlung seiner Ausgaben verwendet, werden die entsprechenden Daten über eine digitale Plattform direkt an seine Vorgesetzten und die Buchhaltung übermittelt.

Firmenkreditkarten erleichtern daher den Prozess der Ausgabenkontrolle.

Führungskräfte können die Ausgaben ihrer Mitarbeitenden leicht in Echtzeit abfragen und überprüfen, ob sie den geltenden Ausgabenregeln entsprechen.

Die Buchhaltung kann ihrerseits sehr detaillierte Berichte über die von jedem Mitarbeiter getätigten Transaktionen erstellen.

Firmenkreditkarten können mit Anwendungen für die Verwaltung von Reisekostenabrechungen verbunden werden, wodurch der Prozess weiter optimiert wird.

Dank dieser Firmenkreditkarten werden Ausgabenerstattungen hinfällig und die jeweilige Aufwendung muss lediglich belegt werden.

Dadurch wird die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen noch schneller und einfacher. Ihre Mitarbeitenden verschwenden keine Zeit mehr mit der Erstellung von klassischen Reisekostenabrechnungen oder der Übermittlung von Rechnungen und Belegen an die zuständigen Abteilungen.

Alles wird automatisch mit wenigen Klicks und auf sichere Weise erledigt, was uns zum nächsten Vorteil bringt.

Geschäftsausgaben mit Firmenkreditkarten sicherer machen

Bei Diebstahl oder Verlust kann die betreffende Kreditkarte mit einem Klick gesperrt werden. Deshalb lohnt es sich alle Reisenden mit einer geschäftlichen Prepaid-Karte auszustatten. So müssen nicht ganze Abteilungen oder mehrere Mitarbeitende abwechselnd eine einzige Karte nutzen. Falls ein:e Mitarbeiter:in die Karte verliert oder sie gestohlen wird, können andere Reisende nicht betroffen und können normal weiterarbeiten.

Alle sensiblen Informationen und Daten sind auf einer sicheren digitalen Plattform geschützt. Die Daten werden zusätzlich verschlüsselt, um ein noch höheres Maß an Sicherheit zu gewährleisten. Firmenkreditkarten ermöglichen eine bessere Kontrolle der Ausgaben. Anomalien oder Betrugsversuche können begrenzt oder sogar ganz ausgeschlossen werden.

Denn die Finanz- und Verwaltungsabteilung wacht darüber, dass die Mitarbeitenden des Unternehmens die in den Ausgabenrichtlinien festgelegten Regeln einhalten, und versucht, Betrugsversuche aufzudecken, die dem gesamten Unternehmen schaden können.

Durch die Verwendung von Firmenkreditkarten in Verbindung mit einer integrierten Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen ist es praktisch unmöglich, Ausgaben zu tätigen und Spesenabrechnungen zu erstellen, die nicht den geltenden Ausgabenrichtlinien entsprechen.

Online-Zahlungen und den internationale Zahlungsverkehr vereinfachen

Die Verwendung einer Firmenkreditkarte eröffnet Ihren Mitarbeitenden mehrere Zahlungsmöglichkeiten. So können sie beispielsweise im Internet Zahlungen tätigen, um ihre Unterkunft oder Fahrkarten zu buchen.

Firmenkarten erleichtern den Zahlungsverkehr erheblich. Diese Zahlungsmethoden sind flexibel und geben Ihren Außendienstmitarbeitern die Möglichkeit, in Fremdwährung zu bezahlen, ohne Geld wechseln zu müssen.

Firmenkreditkarten minimieren auch das Verlustrisiko für Ihre Mitarbeiter, die nicht mehr mit großen Bargeldbeträgen reisen müssen. Alles ist sicher und an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und Abteilungen angepasst – länderspezifisch und benutzerdefiniert.

Wo Firmenkreditkarten an ihre Grenze stoßen

Um objektive Entscheidungen treffen zu können, ist es sinnvoll, auch die Grenzen dieses Zahlungsmittels aufzuzeigen.

Tatsächlich haben Firmenkreditkarten, wie alle anderen Lösungen zur Verwaltung von Spesenabrechnungen, auch ihre Grenzen. So gibt es Händler, die Zahlungen per Kreditkarte erst ab einem bestimmten Betrag akzeptieren. Dies kann vermieden werden, wenn das Unternehmen beispielsweise Partnerschaften mit Dienstleistern, Marken und Gaststätten- oder Hotelketten eingeht.

Firmenkreditkarten machen das die Verwaltung der Geschäftsausgaben ganz offensichtlich einfacher. CFOs und Teamleiter erhalten in Echtzeit Einblick in die Ausgaben, die jedem Mitarbeiter im Einsatz entstehen. Firmenkreditkarten allein reichen jedoch nicht aus. Um den Prozess der betrieblichen Ausgabenmanagements zu optimieren, ist es wichtig, eine ergänzende Lösung für die Verwaltung der Reisekostenabrechnungen einzurichten.

Karten erleichtern den Zahlungsverkehr für Mitarbeitende und vereinfachen den Führungskräften die Kontrolle der Ausgaben. Sie beseitigen jedoch nicht den Mehraufwand bei Erstellung, Verarbeitung und Übermittlung von Spesenabrechnungen.

Die Zahlung mit einer Prepaid-Firmenkreditkarte macht den Prozess der Ausgabenerstattung tatsächlich hinfällig, da die Spesen mit der Prepaid-Karte beglichen werden. Aber auch hier müssen alle entstandenen geschäftlichen Ausgaben gerechtfertigt und berichtet werden.

Jeder Außendienstmitarbeiter muss seine Belege und Rechnungen aufbewahren und detaillierte Reisekostenabrechnungen erstellen, die an die Finanzabteilung weitergeleitet werden. Dort muss wiederum jeder Eintrag geprüft und sichergestellt werden, dass alles in Ordnung ist.

Eine integrierte Lösung zur Verwaltung der Reisekostenabrechnungen wie Expensya optimiert die Ausgabenverwaltung und automatisiert die betreffenden Arbeitsschritte Ihrer Teams. Dadurch können Sie sämtliche Geschäftsausgaben effizient verwalten und alle mit der Firmenkreditkarte bezahlten Ausgaben extrahieren und analysieren.