Warum bleiben persönliche Meetings für Geschäftsreisende wichtig?

Neue Technologien bieten Unternehmen bisher ungeahnte Möglichkeiten, um ihre Arbeitsweisen zu modernisieren und mit ihren Stakeholdern in Kontakt zu treten. Kontakte mit Kunden:innen zu pflegen wird dadurch zunehmend günstiger, weil dies zum digital und aus der Ferne geschehen kann. Die bisher gültigen Hypothesen zur Bedeutung von persönlicher Interaktion zwischen Geschäftsreisenden und Kunden:innen werden nicht nur seit der Corona-Pandemie sondern vor allem im Licht der digitalen Transformation hinterfragt.

Persönliche Meetings für Geschäftsreisende, darum sind sie wichtig!

Die laufenden Kosten, die eine Vertriebsabteilung verursacht, sind zu 50% Personalkosten und bis zu 12% Reisekosten für Außentermine. Gerade im B2B-Segment ist das Kundenmanagement kompliziert, weil die Leistungsangebote immer ähnlicher werden und die Einkaufsabteilung deshalb eine Preisdifferenzierung vornehmen. Unternehmen müssen effizient ihre Vorteile hervorstellen und eine ehrliche Kommunikation mit dem Kunden eingehen. Das B2B-Geschäft (Business-to-Business) lebt von langfristigen Geschäftsbeziehungen zwischen zwei oder mehreren Unternehmen. Transkationen im B2B-Sektor nehmen in der Regel mehr Zeit in Anspruch als eine schnelle Transaktion im B2C-Handel z.B. den Buchkauf über Amazon. Eine Privatperson hat in der Regel nach abgeschlossener Transaktion, in diesem Fall den Kauf des Buchs, keine weitere Beziehung mehr zum Onlinehändler.

Der Kundenkontakt im persönlichen Treffen

Bei Dienstleistungen nimmt der persönliche Kontakt weiterhin eine wichtige Stellung ein. Denn der Wert einer Dienstleistung bemisst sich nicht nur an dem Endergebnis, sondern auch am Erlebnis der Services. Bestimmte Services haben nur im persönlichen Kontakt einen Mehrwert, denken wir beispielsweise an Bahnmitarbeitende, die eine Auskunft zu Verspätungen und Zugalternativen direkt im Zug verkünden. Hier ist der persönliche Kontakt mit den Reisenden wichtig, weil der Service vor Ort noch stärker wahrgenommen wird und am Ende das Reiseerlebnis mit der Bahn stark beeinflussen wird. Eine Dienstleistung ist per Definition ein immaterielles Gut, Kunden:innen treffen ihre Kaufentscheidung unter anderem auf Basis von Vertrauen zum und Glaubwürdigkeit des Unternehmens.

Neben dieser strategischen Natur von persönlichen Kontakten im Austausch mit Kunden:innen ist aber auch der soziale Aspekt des Kontakts zu beachten. In der Situation können Vertriebsmitarbeitende und Geschäftsreisende Empathie zeigen und direkt auf die Person gegenüber eingehen. Die Interaktionsqualität beschreibt die Kompetenz von Individuen zur Kommunikation, Sympathie und emotionalen Intelligenz. Der Mensch ist und bleibt auch nach der digitalen Transformation ein soziales Wesen, das vor allem durch den Austausch mit anderen lebt.

Der persönliche Kontakt ist auch zentral, wenn Probleme überwunden werden müssen und Auseinandersetzungen stattfinden. In solchen Situationen ist das verhandlungs- und Kommunikationsgeschick gefragt, damit die Probleme gemeinsam gelöst werden können.

Geschäftsreisende können bessere Beziehungen bilden

Für das Unternehmen ist es essentiell, dass Mitarbeitende im Verkauf und Geschäftsreisende langfristige Beziehungen mit den Kunden:innen des Unternehmens aufbauen. Im Rahmen einer langfristigen Beziehung, steht nicht länger die einzelne Transaktion oder Verkauf im Mittelpunkt. Der Kunde:in wird über den gesamten Lebenszyklus einer Verkaufsbeziehung an das Unternehmen gebunden. Dadurch können über die Jahre immer genau die richtigen Produkte und Aktualisierungen angeboten werden und das Potential zur Weiterentwicklung und Vertiefung der Beziehung wird voll ausgeschöpft.

Geschäftliche Kunden:innen treffen ihre Kaufentscheidung informationsbasiert und sind weniger von Emotionen geleitet. Die Entscheidung für oder gegen ein Produkt muss im Unternehmen anhand von Fakten und Daten verteidigt werden. Dennoch bleibt der direkte Kontakt auch für geschäftliche Transaktionen zwischen Unternehmen unerlässlich, um eine emotionale Bindung in die Interaktionen miteinzubeziehen.

Hier erfahren Sie, was Sie bei Geschäftsreisen beachten sollten.

Einige Vorteile des direkten Kontakts im B2B-Sektor:

• Geschäftsreisende können Vertrauen mit Ansprechpartnern:innen vor Ort aufbauen
• Durch direkten Kontakt entstehen persönliche Beziehungen zwischen Unternehmen
• Geschäftsbeziehung halten i.d.R. länger, wenn persönliche Beziehungen bestehen

Mehr Vertragsabschlüsse im persönlichen Kontakt

Eine persönliche Beziehung kann dabei helfen eine angenehme und erfreuliche Atmosphäre in der Verkaufsinteraktion mit anderen Unternehmen zu erzeugen. Laut der Customer-Journey im B2B der ECC Köln wurde unter anderem untersucht welche Kanäle im Beschaffungsprozess bevorzugt werden. Bei der Beratung zu Produkteigenschaften und dem Beschwerde-Management geben die Studienteilnehmer:innen mehrheitlich an dies bevorzugt im persönlichen Kontakt zu machen. Der persönliche Kontakt ist vor allem bei außerordentlichen Vorgängen wie Vertragsabschlüssen mit multinationalen Konzernen weiterhin ein wichtiges Element für B2B-Geschäftsbeziehungen.

Produkte und Dienstleistungen mit hohem Erklärungsbedarf, komplexen Funktionalitäten und starker Individualisierung, benötigen in der Regel den Kontakt zwischen Kunde:in und Sales Mitarbeitenden. Das Gespräch von Angesicht zu Angesicht ist ein entscheidender Faktor für die Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen. Die Bindung an das Unternehmen kann gestärkt werden und es kann am Markenimage des eigenen Betriebs gearbeitet werden

Auch Messen ermöglichen den direkten Kundenkontakt und zählen weiterhin zu den wichtigen Hebeln in der B2B-Kommunikation. Auf Veranstaltungen können Unternehmen einen direkten Kontakt mit Entscheidern:innen und zukünftigen Kunden:innen etablieren.

Expensya vereinfacht Geschäftsreisen von der Buchung bis hin zur Abrechnung

Geschäftsreisen und der persönliche Kontakt werden auch in Zukunft Bestandteil der B2B-Welt bleiben. Doch mit Geschäftsreisen kommt auch ein grosser Verwaltungsaufwand auf Unternehmen zu. Wenn dieser nicht effektiv gehandhabt wird, drohen Unternehmen neben Zeitverlusten auch versteckte Kosten, die die Reisekostenabrechnung verursacht. Hier kommt Expensya ins Spiel. Die Lösung zum Ausgabenmanagement automatisiert den kompletten Prozess mit Reisekosten, von der Buchung bis hin zur Abrechnung und Buchhaltungsintegration. Dank der verschiedenen Travelintegrationen von Expensya können Geschäftsreisende  ihre Reise z.B. Zugfahrten oder Hotelübernachtungen buchen und die Ausgaben erscheinen direkt im Expensya-Konto.