Warum wir jetzt ein Zahlungsmodul und Expensya Karten anbieten

Professionelle Zahlungskarten bei Expensya? Das ist jetzt Realität bei Expensya. Gestartet sind wir mit der Verwaltung von Spesenabrechnungen, von dort scheint der Schritt zur Zahlung mit Firmenkarten groß. Wieso haben wir Zahlungskarten in unser Angebot aufgenommen und warum gerade jetzt? Wir nehmen uns ein paar Minuten Zeit erklären Ihnen unser neues Zahlungsmodul.

Die Spesenabrechnungen als erster Schritt zur automatisierten Geschäftsausgabenverwaltung

Als Karim Jouini und Jihed Othmani 2014 Expensya gründeten, hatten sie ein klares Ziel vor Augen: die Datenverwaltung in Finanzabteilungen so weit wie möglich zu vereinfachen und automatisieren. Und welcher Ausgangspunkt eignet sich da besser als die Spesenabrechnung? Ein zeitaufwändiger und komplexer Prozess, der in vielen Unternehmen noch mit Papier und Excel gestemmt wird.

Nach und nach entwickelten wir weitere Module zur Verwaltung von Geschäftsausgaben, um unsere SaaS-Plattform zu vervollständigen und wurden so zu einem Hauptakteur im Bereich des Expense Managements. Mit Expensya wird die Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben automatisiert. Heute nutzen über 500.000 Menschen unsere Lösung täglich und wir haben unseren Kunden:innen allein im Jahr 2021 das Äquivalent von 2 Millionen Arbeitsstunden erspart.

Im letzten Jahr haben wir außerdem erfolgreich eine Finanzierungsrunde von 20 Millionen US-Dollar abgeschlossen, um weiter zu wachsen und in die Entwicklung eines neuen Produkts zu investieren. Jetzt ist es so weit: Wir haben unsere Expensya Business Cards und unser Smart Spend Zahlungsangebot auf den Markt gebracht.

Schwierigkeiten bei der Ausgabenverwaltung in Unternehmen

Warum genau jetzt dieses Thema angehen?

Sind wir mal ehrlich: In den meisten Unternehmen ist die Verwaltung von Bankkarten die Hölle. Die Karten sind oft nur für die Führungsebene bestimmt und werden von Hand zu Hand weitergereicht. Wenn ein Angestellte eine Zahlung tätigen möchten, wird der Bestätigungscode erst ans Handy des Karteninhabers gesendet, d.h. ist oftmals Abteilungsleiter:in oder CEO… Kurzum: Der Zahlungsprozess ist furchtbar ineffizient und kostet alle Beteiligten wertvolle Zeit. Dazu kommt noch die Jagd nach Zahlungsbelegen am Monatsende und der aufwändige Abgleich der Quittungen mit einzelnen Transaktionen.

Den Finanzabteilungen fehlt ein umfassender Überblick über die Ausgaben und die Kontrolle über die Verwendung der Firmenkarten. Sie erhalten erst im Nachhinein eine Kosteneinsicht, wenn die Ausgaben bereits von Angestellten bezahlt und eingereicht wurden.

Jetzt lohnt es sich Zahlungskarten für Ihre Angestellten einzuführen

Den Schwierigkeiten bei der Verwaltung der beruflichen Ausgaben steht ein immer komplexer werdendes Umfeld gegenüber.

• Demokratisierung der Telearbeit

Die Gesundheitskrise hat den Wandel unserer Arbeitsweisen angekurbelt. Telearbeit ist inzwischen in vielen Betrieben keine Ausnahme mehr und veranlasst Unternehmen, ihre Prozesse zu überdenken – in erster Linie die Finanzprozesse.

• Wachstum der B2B-Online-Zahlungen

Die Inanspruchnahme von Online-Dienstleistungen (insbesondere SaaS-Softwares) nimmt stetig zu. Abos solcher online-first Dienstleistungen erfordern Kartenzahlungen, die in der Vergangenheit noch per Überweisung nach Rechnungseingang bezahlt werden konnten.

• Entwicklung der Rechtsvorschriften

Die Vorschriften ändern sich regelmäßig. Um sich daran anpassen zu können, stützen sich Unternehmen vermehrt auf man sich auf parametrisierbare und effiziente Werkzeuge stützen, die die Anwendung vereinfachen.

Diese drei Faktoren führen dazu, dass die Finanzabteilungen ihre Prozesse neu organisieren müssen. Wie können die Ausgaben der Mitarbeiter organisiert werden, wenn sie sich an einem anderen Ort befinden? Inwiefern können Angestellte autonomer agieren und welche Kontrollprozesse braucht es dafür? Lassen sich Einkaufsprozesse mit gutem Gewissen dezentralisieren? Um CFO und ihre Teams bei genau dieser Transformation zu unterstützen, haben wir unsere Zahlungslösung auf den Markt gebracht.

Eine globale Zahlungslösung: innovative Firmenkarten integriert in unsere SaaS-Plattform

Wir haben beschlossen, alle Funktionen, die unsere Kunden:innen benötigen, in einer einzigen Plattform zu vereinen. Zahlungskarten sind gut. Aber es ist die Kopplung mit der Softwareplattform, die den Unterschied macht. Und ermöglicht es uns, eine umfassende End-to-End-Lösung für die Verwaltung von Geschäftsausgaben anzubieten.

Expensya Zahlungskarten sind Mastercard-Karten mit sofortiger Belastung. Im Gegensatz zu herkömmlichen Bankkarten sind Expensya Karten konfigurierbar: Ausgabenlimits, Tage und Uhrzeiten für die Nutzung, Kategorien zugelassener Händler…

Unsere Karten sind mit unserer SaaS-Plattform verbunden. Bei jeder Transaktion werden die Zahlungsinformationen automatisch in unserer Software abgerufen.

Die Vorteile unserer Zahlungslösung

Unsere Zahlungslösung bietet der Finanzabteilung drei zentrale Vorteile:

• Budgetkontrolle: Die Finanzabteilung wählt die Angestellten aus, die in den Genuss der Zahlungskarten kommen sollen und legt deren Nutzungsregeln fest. Verbunden mit einem vorab genehmigten Budget wird kein Euro ohne Freigabe ausgegeben.
• Echtzeit-Überblick über die Ausgaben: Jede getätigte Ausgabe ist sofort auf der Online-Plattform Expensya sichtbar und wird dem vorab festgelegten Budget zugerechnet. Unangenehme Überraschungen gehören der Vergangenheit an.
• Produktivitätsgewinn: Alle von den Mitarbeitenden getätigten Ausgaben entsprechen den Richtlinien des Unternehmens. So kann einerseits Geld eingespart und dank einfacher, effizienter und automatisierter Prozesse (Integration in die Buchhaltung) auch Zeit gewonnen werden.

Unsere Zahlungslösung spart den Unternehmen 2 Tage pro Monat in der Kreditorenbuchhaltung. Die Angestellten sind autonom, das Bankkonto des Unternehmens ist sicher und die Ausgabenpolitik wird eingehalten. Treten Sie mit Expensya in das Smart Spend Zeitalter ein, hier kommen Sie zum Angebot!