Porto und Postausgaben in Unternehmen
Für den Briefversand und Paketsendungen fallen Postausgaben an. Diese werden auch Porto oder Portokosten genannt. Für Firmen kann eine Portokasse sinnvoll sein. Mit dieser können Portokosten direkt bezahlt werden und später in der Form einer Sammelabrechnung mit der Kasse verbucht und abgerechnet werden. Wenn Mitarbeitende das Porto aus eigener Tasche auslegen, folgt die Abrechnung dieser Ausgaben dem Prinzip der Spesenabrechnung. Belege werden gesammelt und dann in einer Abrechnung an die Buchhaltung eingereicht. Mithilfe dieser kommen Mitarbeitende dann zu ihrer Kostenerstattung.
Was ist mit Porto überhaupt gemeint?
Mit dem Begriff Porto werden alle Ausgaben bezeichnet, die beim postalischen Versand anfallen. Dazu zählen hauptsächlich Kosten fürs Verschicken von Briefen, Paketen und Päckchen mit der Post. Porto kann für den Postversand innerhalb Deutschlands sowie ins Ausland anfallen. Mithilfe einer Portokasse können Unternehmen diese direkt bar beglichen werden. Sie können später als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgesetzt werden.
Welche Postausgaben und Portokosten gibt es?
Sobald Privatpersonen oder Unternehmen einen Brief oder Pakete versenden möchten, fallen für den postalischen Versand Portokosten an. Für Unternehmen sind die Briefmarken der Deutschen Post nicht vorsteuerabzugsfähig, da sie umsatzsteuerfrei sind. Dies gilt für alle Universaldienstleistungen der Deutschen Post, z.B. Briefe unter 2 Kilogramm und adressierte Pakete unter 10 Kilogramm. Für bestimmte Dienstleistungen wird jedoch seit dem ersten Juli 2010 und dem Ende des Umsatzsteuerprivilegs der Deutschen Post eine Umsatzsteuer auf das Nettoentgelt erhoben. Bei Kurierdiensten sieht dies oft anders aus. Für die Kurierdienstleistung wird meist eine Rechnung mit Umsatzsteuer erstellt. Grundsätzlich gilt, sobald für den Brief- oder Pakettransport eine Umsatzsteuer anfällt, können Unternehmen die Vorsteuer abziehen.
Wenn neben kleineren Briefen auch mal Größeres oder Ware verschickt werden muss, dann fallen dem Unternehmen Versandkosten. Unternehmen können Versandkosten als Betriebsausgaben absetzen, wenn diese betrieblich notwendig waren. Beim Warenversand müssen die Versandkosten gesondert auf der Rechnung aufgelistet werden, da hier ebenfalls ein Anteil der Umsatzsteuer erhoben wird.
Wer Porto bei den Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend machen möchte, braucht Nachweise. Ob die Ausgaben in die Betriebsausgaben oder Werbungskosten fallen, ist abhängig davon zu welcher Einkunftsquelle der Versand gezählt wird. Die Belege von betrieblicher Post gehören in die Buchhaltung eines Unternehmens. Werden Unterlagen an MieterInnen versandt, so gehören die Ausgaben zu den Unterlagen der vermieteten Immobilie. Bei Bewerbungen und den Versand von Bewerbungsunterlagen gehören die Portokosten zu den Werbungskosten. Sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen müssen hier Quittungen, Rechnungen und Belege nachweisen und dementsprechend aufbewahren. Gleiches gilt für andere Versandmaterialien wie Briefumschläge, Päckchen, Klebestifte, Adressaufkleber, Klebebänder und vieles mehr.
Was ist eine Portokasse und wozu braucht man sie?
Eine Portokasse ist schon für mittelgroße Betriebe empfehlenswert gerade dann, wenn viel mit KundenInnen per Post kommuniziert wird und regelmäßig Briefe versandt werden.
Die Portokasse ist für laufende, kleinere Ausgaben gedacht, die einem Unternehmen durch den Versand von Post und Päckchen entstehen. In dieser Kasse wird ein Barmittelbestand vorgehalten, mit dem diese kleineren Betriebsausgaben unkompliziert bezahlt werden können. In der Buchhaltung muss die Portokasse auch organisatorisch von der Kasse getrennt sein. BuchalterInnen müssen eine Kontrolle dieser Barbestände anhand von Kassenprüfung, Kassensturz und Belegen durchführen. Am Monatsende findet dann die Abrechnung statt, verbleibende Barbestände werden in die Kasse zurückgebucht. Sollte das gesamte Barguthaben in der Portokasse aufgebraucht sein, wird diese für den kommenden Monat wieder aufgefüllt.
Wie Sie Portokasse richtig in der Buchhaltung integrieren
Es ist für Unternehmen extrem wichtig, die Bücher der Portokasse und Hauptkasse korrekt zu führen. Bei der Prüfung durch das Finanzamt oder Wirtschaftsprüfer riskieren sie sonst, dass die komplette Kassenbuchführung verworfen wird. Das Finanzamt geht dann davon aus, dass das Unternehmen die Bareinnahmen nicht vollständig angegeben hat und greift auf Schätzungen des Bestandes zurück. Bei einem Audit führt dies möglicherweise zu höheren geschätzten Einnahmen und in der Folge dann zu Steuernachzahlungen. Solche Schätzungen können penible Folgen für Unternehmen haben, Steuerstrafverfahren nach sich ziehen und zum Teil deren Existenz bedrohen. Es sollte möglichst nach den buchhalterischen Grundsätzen gehandelt werden. Denn bei Barkassen kann keine Kontrolle durch Dritte stattfinden, die Buchführung muss daher nachvollziehbar, eindeutig und belegbar sein.
Bei Kassenbüchern und dazugehörigen Dokumenten gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, dies greift demnach für Belege, Summen, Speisekarten, Quittungen und anderes. Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Portokasse einführen, sollten Sie darauf achten, dass Sie sachlich richtig ist. Hierfür reicht eine einfache Excel-Liste oftmals nicht aus. Bei der Prüfung durch das Finanzamt werden entweder zertifizierte Kassenbuch-Programme gefordert oder handschriftliche Aufzeichnungen des Kassenbuchs. Die Daten müssen laut Gesetzgeber und den Grundlagen ordentlicher Buchführung jederzeit einsehbar sein dabei ist es nicht entscheidend, ob dies nun in einem digitalen Archiv oder handschriftlichen Aktenvermerken stattfindet. Für Unternehmen sind daher elektronische Lösungen zur Finanzverwaltung, Buchhaltung und ERP-Systeme unerlässlich.
Mit Softwarelösungen und einer integrierten Portokasse können Unternehmen darüber hinaus einiges an Geld einsparen. Solche Softwarelösungen sind in der Lage händische und papierlastige Verwaltungsprozesse zu automatisieren und zu beschleunigen. Mitarbeitende verwenden weniger Zeit für mehrwertarme Tätigkeiten und das Unternehmen kann so Einsparungen realisieren. Oftmals wird dadurch auch die Qualität der Daten verbessert, was eine detailliertere Kostenanalyse und Finanzübersicht erlaubt.
Mit Expensya verwalten Sie auch Portokosten
Zu den Geschäftsausgaben, die in Betrieben nahezu täglich anfallen, zählen die Portokosten. Gerade dann, wenn Kassenbücher fürs Porto noch händisch geführt werden, kann die Verwaltung der Portokasse schnell zu einer zeitraubenden Aufgabe werden. Der Vorteil von voll integrierten Softwarelösungen wie Expensya ist, dass die Prozessschritte für alle Beteiligten automatisiert werden können. Expensya erleichtert die Arbeit von BuchhalterInnen sowie den Alltag der Mitarbeitende. Denn mit der End-to-End Lösung können Portokosten und andere Ausgaben direkt vom Smartphone erfasst werden. Mit Expensya können die unterschiedlichsten Geschäftsausgaben verwaltet und analysiert werden.
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