Verstehen Sie den Verpflegungsmehraufwand!

Beim Verpflegungsmehraufwand und seiner Berechnung offenbart sich in Deutschland ein wahrer Regeldschungel, mit festgesetzten länderspezifischen Pauschalen, Höchstbeträgen und Ausnahmen. Die Höhe der Beträge, die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen von deutschen Unternehmen für die Kosten ihrer Geschäftsreise erhalten, ist gesetzlich geregelt.

Jedes Jahr passt der deutsche Gesetzgeber diese entsprechend geänderten Verpflegungs- und Lebenshaltungskosten neu an. In der Theorie macht dies den Prozess rund um die Verpflegungspauschale zwar einfacher, da alle sich an einen festen vordefinierten Pauschalsatz halten müssen. Praktisch führt dies aber auch dazu, dass die detailreichen Pauschalregelungen für jedes Land und teilweise sogar einzelne Städte schnell unübersichtlich werden.

Wir zeigen einen Weg durch diesen Dschungel und erklären Ihnen wie die Reisekostenerstattung in Deutschland funktioniert.

Per Diem, Tagespauschale und Verpflegungsmehraufwand, was ist das?

Für die meisten, werden die folgenden Begrifflichkeiten nichts neues sein, aber klären wir trotzdem kurz, was mit Per Diems gemeint wird. Wenn Sie geschäftlich für Ihr Unternehmen verreisen, werden bestimmte Kosten des Reisenden vom Unternehmen übernommen bzw. erstattet. Der Gesetzgeber spricht bei diesen Kosten vom Verpflegungsmehraufwand, der mit der gesetzlich geregelten Verpflegungspauschale vergütet wird. Diese Pauschale wird manchmal auch Per Diem oder Tagespauschale genannt, da sie pro verreisten Tag fällig wird.

Manche Kosten, die den Mitarbeitenden auf Dienstreisen entstehen, werden über diese Pauschale abgedeckt und müssen daher nicht einzeln in der Reisekostenabrechnung aufgeführt werden. Reisende sollten lediglich versuchen diese Kosten unter der tatsächlichen Pauschale zu halten, damit sie nach der Geschäftsreise nicht draufzahlen. Andere Kosten wiederum werden nicht von der Pauschale abgedeckt und müssen einzeln auf der Abrechnung gelistet werden.

Welche Kosten sind von der Pauschale abgedeckt und welche nicht?

Die Verpflegungspauschale deckt, wie ihr Name bereits vermuten lässt, die Kosten für die Verpflegung auf der Geschäftsreise ab. Demnach müssen Ausgaben für Mahlzeiten, Essen und Trinken, auf der Geschäftsreise nicht gesondert angegeben werden, da sie bereits mit der Pauschale vergütet werden. Andere Ausgaben für Flugtickets, Transportkosten, Übernachtungskosten, Mahlzeiten mit Kunden sind jedoch nicht Bestandteil der Per Diems. Diese müssen daher in einer Reisekostenabrechnung angegeben und vom Unternehmen erstattet werden.

Wie hoch fällt die Verpflegungspauschale aus?

Die Höhe der Verpflegungspauschale ist in Deutschland gesetzlich geregelt. Wenn einzelne Unternehmen ihre eigenen Pauschalen festlegen würden, könnte es schnell zu unfairen Prozessen in unterschiedlichen Branchen und zeitaufwändige Verwaltung sowie Prüfung durch Behörden kommen. Um dem entgegenzuwirken und Klarheit für alle Beteiligten zu schaffen, übernimmt der deutsche Gesetzgeber die Festlegung der Pauschalsätze beim per diem.

Die Pauschalen richten sich nach der Aufenthaltsdauer und dem jeweiligen Aufenthaltsort der Geschäftsreise. Wenn Sie also so und so viele Tage auf Geschäftsreise waren, erhalten Sie eine bestimmte Geldsumme über die Verpflegungspauschale erstattet. Die Pauschalen können Sie nur einmalig erstattet bekommen.

Diese Verpflegungspauschalen gelten 2021 für Geschäftsreisen in Deutschland:

Dauer

Verpflegungspauschale 2021

Zwischen 8 und 24 Stunden (sowie für An- und Abreisetag)

14€

Ab 24 Stunden

28€

Übernachtungen

20€

Wenn Sie mehr zu den länderspezifischen Tarifen erfahren möchten, lesen Sie hier in unserem Artikel mehr zum Verpflegungsmehraufwand.

Wie wird die Pauschale beim Per Diem berechnet?

In Deutschland richtet sich die Berechnung nach den gesetzlichen Vorgaben. Entscheidend sind die Dauer und die Aufenthaltsorte der Geschäftsreise. Im Jahr 2021 wurden seit langem auch wieder die Tagespauschalsätze für Dienstreisen angepasst. Das grundlegende Berechnungsprinzip ist jedoch gleichgeblieben. Sowohl im für geschäftliche Reisen im Inland als auch im Ausland gelten einzig zwei Verpflegungspauschalen. Die Berechnung des Pauschalbetrages fußt auf der Dauer der Geschäftsreise:

  • Kleine Verpflegungspauschale: für Dienstreisen, die länger als 8 Stunden aber weniger als 24 Stunden dauern. Diese kleinere Pauschale wird auch für den Anreise- und Abreisetag mehrtägiger Dienstreisen angewandt.
  • Große Verpflegungspauschale: für Dienstreisen, die länger als 24 Stunden dauern. Diese Pauschale wird für jeden Tag (voller Kalendertag) der Dienstreise angewandt.

Seit 2014 können für Dienstreisen, die kürzer als 8 Stunden waren, keine Verpflegungspauschalen oder per diem mehr geltend gemacht werden.

Keine Lust auf umständliche Rechnungen? Hier geht’s zu unserem kostenlosen Rechner für Verpflegungspauschalen 2021

Wenn Sie auf einer innerdeutschen Geschäftsreise 9 Stunden unterwegs waren, können Sie 14€ Verpflegungsmehraufwand in der Reisekostenabrechnung angeben. Für eine mehrtägige Dienstreise von Hamburg nach Berlin, können Sie für jeden vollen Kalendertag 28€ abrechnen und zusätzlich 14€ für den Anreise- und Abreisetag. Generell werden die Übernachtungskosten vom Arbeitgeber übernommen, sollte dies nicht der Fall sein, können Reisende die Übernachtungspauschale heranziehen.

Ausnahmen von der Regel

Wie bei jeder Regel gibt es auch beim Verpflegungsmehraufwand Ausnahmen. Die Pauschale für den Mehraufwand der Verpflegung erhält der Reisende nur dann, wenn dieser auch Ausgaben hatte. Wenn Mahlzeiten vom Unternehmen gestellt oder bezahlt wurden, dann wird die Pauschale entsprechend gekürzt. Es gibt zwei verschiedene Kürzungen der Verpflegungspauschale:

  • Wenn das Unternehmen/Dritte das Frühstück für den Reisenden bezahlt haben, wird die Verpflegungspauschale um 20% gekürzt
  • Wenn das Unternehmen/Dritte Mittagessen/Abendessen für den Reisenden bezahlt haben, wird die Verpflegungspauschale um 40% gekürzt

Wie die Pauschalen im Ausland berechnet werden, erklären wir in diesem Blogartikel.

Warum lohnt es sich für Unternehmen ihre Prozesse rund um Pauschalen zu optimieren?

Im Großen und Ganzen also ein Kinderspiel bei der Verpflegungspauschale nicht den Überblick zu verlieren, oder? Wenn das Grundprinzip einmal verstanden wurde, funktioniert die Berechnung immer gleich – der Vorteil des deutschen Pauschalsystems. Für Anfänger wirkt das System jedoch oft komplex und erfordert eine gewisse Übung und Routine.

Gerade Unternehmen, deren Mitarbeitende viel auf Geschäftsreise gehen, sollten daher auf einfache und klare Prozesse für die Reisekostenabrechnung setzen. So haben nicht nur Geschäftsreisende weniger Stress mit der Abrechnung, sondern auch Vorgesetzte und die Buchhaltung kann durchatmen. Optimierte und vor allem automatische Prozesse erleichtern nicht nur die Berechnung von Verpflegungsmehraufwänden enorm, sie sparen Unternehmen neben Zeit auch viel Geld.

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