Was ist eine OCR-Software?
Haben Sie schon einmal von einer OCR-Software gehört oder gelesen, wissen aber nicht genau, was das ist? OCR steht im Englischen für „Optical Character Recognition“ und bedeutet übersetzt optische Zeichenerkennung. Mit Hilfe dieser Technologie werden Bilder oder gescannte Dokumente in bearbeitbare Textdateien umgewandelt.
OCR Lösungen wurden entwickelt, um physische Dokumente in elektronische Dokumente umzuwandeln. Viele Unternehmen verwenden OCR-Software für die Dateneingabe, wenn sie beispielsweise Dokumente oder Formulare haben, die für Personen ohne Zugang zu digitalen Dokumenten verfügbar sein müssen.
Wie genau diese Software funktioniert, welche Vorteile sie bietet und wie man die richtige OCR-Software findet, erfahren Sie in diesem Artikel.
Wie funktioniert eine OCR-Software?
Eingescannte Dokumente werden in der Regel als Bildkopie (Rastergrafik) gespeichert. Allerdings kann ein Computer separate Schriftzeichen und Wörter in diesem Format nicht als solche erkennen. OCR-Software analysiert mit Hilfe von KI-basierten Algorithmen das gesamte Dokument.
Durch einen Vergleich mit den Zeichen aus der eigenen Datenbank identifiziert die Software anschließend die korrekten Buchstaben und Ziffern, und wandelt das entschlüsselte Ergebnis in eine Textdatei um.
Welche Vorteile bietet eine OCR-Software?
Eine OCR-Software kann in vielen Bereichen des Unternehmens eingesetzt werden, um Zeit und Kosten zu sparen. Sie hilft beispielsweise dabei, die Texterkennung bei Rechnungen zu beschleunigen, indem sie die Daten automatisch aus einer gescannten Rechnung extrahiert und in eine digitale Datei umwandelt. So wird der manuellen Aufwand bei der Dateneingabe erheblich reduziert.
Finanzmanager können zum Beispiel OCR-Software verwenden, um Rechnungen, Quittungen und andere Finanzdokumente schnell und effizient zu digitalisieren. Einige OCR-Programme bieten auch die Möglichkeit, Daten aus anderen Quellen wie E-Mails oder Webseiten auszulesen, was die Integration von Daten erleichtert und gleichzeitig den Arbeitsaufwand reduziert.
Mehr Effizienz und Produktivität
Einer der Hauptvorteile der OCR-Technologie ist ihre Fähigkeit, die Effizienz und Produktivität zu steigern. Hierbei kann der Prozess der Dateneingabe und -abfrage automatisiert und somit beschleunigt werden. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die regelmäßig große Datenmengen verarbeiten müssen.
So kann beispielsweise eine Bank, die täglich Tausende von Schecks erhält, mit Hilfe einer OCR-Software die Schecks schnell und präzise verarbeiten und so den Zeit- und Ressourcenaufwand für die manuelle Dateneingabe verringern.
Optimierte Datengenauigkeit
Ein besonders nennenswerter Vorteil der OCR-Technologie: Sie verbessert die Datengenauigkeit. OCR- Software ist in der Lage, Text aus gedruckten oder handschriftlichen Dokumenten mit einem hohen Maß an Genauigkeit zu erkennen und zu extrahieren. Fehler werden reduziert, und Präzision wird optimiert.
Digitalisierung von Daten
Mit Hilfe von OCR-Technologie können papierbasierte Dokumente digitalisiert werden, so dass sie elektronisch gespeichert und abgerufen werden können. Hierdurch wird das Durchsuchen von PDF-Dokumenten und Bildern um Einiges einfacher.
Dies kann besonders für Unternehmen und Organisationen nützlich sein, die große Mengen an Dokumenten verwalten müssen. Durch eine platzsparende Archivierung werden außerdem keine umständlichen Aktenordner und Regale mehr benötigt.
Weniger Kosten
Besonders der Kostenpunkt macht den Einsatz von OCR-Software attraktiv. Durch eine schnellere und effektivere Datenverarbeitung sparen Unternehmen Kosten, die beispielsweise durch Fehler bei der manuellen Eingabe verursacht werden können.
Ein weiterer Pluspunkt: In den letzten Jahren sind die Preise für OCR-Software erheblich gesunken, so dass sie für ein breiteres Spektrum von Unternehmen und Organisationen zugänglich ist.
In welchen Unternehmensbereichen kommt OCR-Software zum Einsatz?
Alle Unternehmensbereiche, die große Datenmengen verarbeiten müssen, können von OCR Software profitieren. Rechtsabteilungen können mit Hilfe von Software beispielsweise ihr Vertragsmanagement digitalisieren und beschleunigen. Finanzabteilungen können ihre Buchhaltungsprozesse optimieren, und mit Hilfe von OCR-Software Abrechnungen und Belege in Rekordzeit analysieren, validieren und verwalten.
Auch Dokumentenmanagementsysteme arbeiten mit OCR-basierter Technologie. Wichtige Dokumente oder konkrete Textpassagen können durch eine Volltextsuche leichter gefunden und am richtigen Speicherort abgelegt werden.
Wie profitiert die Buchhaltung von einer OCR-Software?
Die größte Herausforderung in der Buchhaltung liegt oft in der manuellen Datenerfassung, die sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig ist. Besonders am Ende des Jahres, wenn Abschlussberichte verfasst werden müssen, stapelt sich die Arbeit.
Mit einer leistungsstarken OCR-Software können Sie die aufwendige Erfassung und Verwaltung von Papierdokumenten, wie Quittungen und Abrechnungen ganz einfach automatisieren. Mit Hilfe einer Software werden Belege und Quittungen automatisch verifiziert und klassifiziert.
Wenn eine Rechnung in Papierform eingereicht wird, kann die OCR-Lösung den Text automatisch von der Rechnung extrahieren und die notwendigen Felder für eine schnelle Verarbeitung ausfüllen. Ein unverzichtbares Tool für das gesamte Finanzteam!
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