Alles was Sie über die P Card wissen sollten

Vor allem wenn im Unternehmen Bestellungen von kleiner Menge oder geringem Wert aufgegeben werden, herrscht ein Ungleichgewicht zwischen Bestellwert und Prozesskosten. An diesem Problem setzt die Purchasing Card, auch P Card, an und versucht Unternehmen eine interessante Lösung anzubieten.

Was ist eine P Card

Der Begriff P Card ist eine Abkürzung und steht für die Purchasing Card. Solche Karten gehören zu den kommerziellen Zahlungskarten und funktionieren ähnlich wie Prepaid Karten. Andere kommerzielle Zahlungskarten sind zum Beispiel die Corporate Card, die Reisestellenkarte oder die Flottenkarte. Die Purchasing oder P Cards werden in Unternehmen häufig für die Beschaffung von Materialen, Waren oder Dienstleistungen verwendet – kurzum zur Begleichung von diversen Geschäftsausgaben. EigentümerIn einer P Card, die geschäftlich verwendet wird, ist das Unternehmen und Mitarbeitende fungieren als KarteninhaberInnen, die im Auftrag Ihres Unternehmens unterschiedliche Transaktionen oder Zahlungen durchführen.

Die P Card muss nicht unbedingt in Form einer Plastikkarte vorliegen, möglich sind auch rein elektronische Zahlungskarten. Bei komplett virtuellen P Cards werden zur Zahlung mit der Karte ausschließlich die Karteninformationen erfasst ohne, dass eine physische Karte ins Spiel kommt.

Wozu braucht man eine P Card?

Eine Purchasing Card wird zur dezentralen Bestellung von Bedarfsträgern verwendet. Mit P-Karten können Unternehmen von den bestehenden Kreditkartenstrukturen im Unternehmen profitieren, um B2B-Zahlungen für diverse Geschäftsausgaben abzuwickeln. Eine P Card kann ohne großen Integrationsaufwand für das Beschaffungsmanagement in Unternehmen verwendet werden. Sie lassen sich meist nahtlos als Zahlungsoption in bereits bestehende Bestellverfahren integrieren – einer der großen Vorteile der Purchasing Karten.

P Cards dienen Unternehmen demnach zur Begleichung bestimmter Ausgabenkategorien. Vor allem für kleinere Ausgaben wie die Büroausstattung, z.B. Kugelschreiber oder Druckerpatronen, werden diese Karten gern eingesetzt. Dies erleichtert die Verwaltung von einer großen Anzahl an Transaktionen mit Kleinstbeträgen, die sich am Ende des Tages zu stattlichen Summen addieren. Purchasing Karten sind gerade dann sinnvoll, wenn kostengünstig und schnell der Bedarf für Kleinbedarfe gedeckt werden muss. Dazu gehören Kostenstellenbedarfe mit unproblematischen Produkten, die sich durch einen niedrigen Wert und ein geringes Versorgungsrisiko auszeichnen. Bei dieser Produktkategorie sollten Unternehmen versuchen vor allem die Verwaltungskosten zu senken. Die Purchasing Karte ist ein probater Hebel, um Verwaltungskosten bei Kostenstellenbedarfen drastisch zu senken.

Welche Funktionen haben solche Karten?

Das System rund um die Purchasing Cards ist relativ einfach. Mithilfe einer P Card kann jede Kostenstelle die benötigte Ware dezentral bestellen und Rechnungen werden zum Monatsende gesammelt an das Unternehmen geschickt. Hierfür hat jede dieser Kostenstellen seine eigene P Card. Die AnbieterInnen solcher Karten geben nach einem Zahlungseingang die Bestätigung direkt an den Lieferanten weiter, der dann das Geforderte ans Unternehmen liefert.

KartenausgeberInnen von Purchasing Cards schalten sich somit als Zwischenstation in die Transaktion von Unternehmen und Lieferanten. Nach ausgelöster Bestellung zahlt der Kreditkartenanbieter den Lieferanten den offenen Betrag. Das Unternehmen dahingegen erhält nur einmal pro Monat eine Sammelrechnung mit allen Transaktionen vom KreditkartenanbieterIn. Das Unternehmen überweist ausstehende Beträge somit nicht mehr an den LieferantenInnen sondern direkt an den AnbieterIn der P Card.

Transaktionsanzahl ist Erfolgsfaktor von P Cards

In anderen Ländern ist die Purchasing Card nichts neues, gerade in den USA und Großbritannien werden diese schon seit mehreren Jahren erfolgreich eingesetzt. Daher sind auch viele KundenInnen, EinzelhändlerInnen, LieferantenInnen und Banken mit diesem System vertraut und in existierende Systeme eingebunden. In Deutschland gibt es aktuell zwei Projekte von Visa und Mastercard zu den P Cards. Die Auswahl von KarteninhaberInnen und LieferantenInnen geht Hand in Hand, denn nur bei einem Match zwischen beiden kommt es auch zum erwünschten Spareffekt. Ein Unternehmen wird sich nur dann für eine P Card entscheiden, wenn die zeitaufwändigen Bestellungen bei Lieferanten für beispielsweise Büroausstattung auch mit dieser Karte ausgeführt werden können. Bei Purchasing Cards bestimmt die Transaktionsanzahl maßgeblich über den Erfolg des Projekts, was wiederum an der Passung zwischen Anforderungen und Machbarem hängt.

Welche Vorteile hat die P Card für Unternehmen

Traditionelle Procure-to-Pay-Prozesse sind kostspielig. Mit P Cards können Unternehmen Ihr Beschaffungsmanagement bedeutend vereinfachen und die Prozesse verkürzen. Durch die Implementierung solcher Karten gibt es keinen Zeitverlust mehr bei den einzelnen Autorisierungsanfragen. Mitarbeitende können die Bestellung direkt selbst auslösen und mithilfe der P Card ohne Verzögerung bezahlen. Gerade für Kleinstbeträge sind die Prozesskosten oftmals höher als der Wert des erworbenen Artikels. Wenn Unternehmen hier von traditionellen Zahlungsmethoden auf einen Prozess mit Purchasing Karten umstellen, können mehr als die Hälfte der traditionellen Prozesskosten eingespart werden.

P Cards sparen mehr 50% traditioneller Prozesskosten

P Cards sind ein probates Mittel, um die Procure-to-Pay-Prozesse eines Unternehmen zu straffen, sodass Unternehmen Waren und Dienstleistungen rasch beschaffen können und gleichzeitig Transaktionskosten senken. Darüber hinaus können so Ausgaben besser verfolgt werden, Rabatte bei LieferantenInnen ausgehandelt werden, Personalkosten eingespart werden und umständliche Portokassenhaltung reduzieren.

Was gehört eigentlich in eine Portokasse?

Ein Weiterer Vorteil ist, dass sich Purchasing Karten sehr gut in vorhandene ERP-Systeme integrieren lassen. Dadurch erhalten Verantwortliche zudem eine erweiterte Kontrolle über die Geschäftsausgaben eines Unternehmens. Alle Transaktionen spiegeln sich direkt im ERP-System und die Abrechnung kann zentral über eine Schnittstelle im Unternehmen abgewickelt werden. Die Abläufe rund um die Purchasing Card laufen geordnet ab, KarteninhaberInnen haben ein Interesse daran die Transaktionen ohne Porbleme abzuwickeln. Rechnungen ohne Zuständigkeit und Kostenstelle gehören damit der Vergangenheit an.

Einfache Integration in ERP-Systeme

Werden Purchasing Cards in Unternehmen eingeführt, wird auch in Abläufe und Zuständigkeiten eingegriffen. Daher sollten Funktionsträger, Entscheiderinnen und beteiligte Abteilungen vorzeitig in die Planung aufgenommen werden, um Reibungsverluste möglichst zu vermeiden. Ziel ist hier die gelungene Kommunikation an alle Stakeholder des Projekts mit Transparenz zu Verantwortlichkeiten und Verwendungszweck der Purchasing Card.

Expensya, eine Lösung für die intuitive Verwaltung von Zahlungskarten

Für viele Unternehmen bedeutet eine Software zur Verwaltung von Zahlungskarten eine nie dagewesene Übersicht und Transparenz bei Unternehmensausgaben und -Kosten. Eine Purchasing Card stellt eine sinnvolle Ergänzung zur klassischen Kreditkarte in Unternehmen dar. Damit die Verwaltungskosten mit diversen Zahlungskarten jedoch nicht ausufern, bedarf es intelligenter Lösungen, die in der Lage sind, gleich mehrere Zahlungsmittel zu steuern. Hier tritt Expensya auf den Plan.

Mit der SaaS-Lösungen von Expensya können Unternehmen leicht mehrere Zahlungsmethoden verwalten. Über die zentralisierte Plattform, erhalten sie zudem einen Überblick über die Ausgaben des Unternehmens in Echtzeit. Expensya ist in der Lage die Verwaltungskosten, die im Rahmen mit Spesenabrechnungen und Zahlungsmitteln anfallen, beachtlich zu senken. Mit Expensya profitieren Unternehmen von einer Automatisierung aller Prozessschritte bis hin zu Machine Learning und Künstlicher Intelligenz. Noch nicht überzeugt? Dann testen Sie Expensya die nächsten 30 Tage kostenlos und erleben den Zauber von voll-automatisierten Ausgabenmanagement-Prozessen hautnah.

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