Spend Management

Was ist Spend Management und warum ist es so wichtig?

Um Geschäftsausgaben effektiv zu verwalten, müssen Unternehmen interne Prozesse optimieren und die Kontrolle von Daten stetig verbessern. Unternehmen, die dabei neuen Technologien und Methoden zögerlich begegnen, haben einen schweren Weg vor sich, um langfristig konkurrenzfähig zu bleiben. Hier kommt Spend Management ins Spiel. Spend Management ist ein entscheidender Faktor für eine stabile Lieferkette und die zukünftige Rentabilität und Betriebsfähigkeit eines Unternehmens.

Ein innovatives und leistungsstarkes System kann hierbei eine große Hilfe sein, indem es  sowohl Zeit als auch Ressourcen spart. Weiterer Pluspunkt: Fehler werden minimiert und eine bessere Transparenz wird gewährleistet.

In unserem Artikel beleuchten wir die wichtigsten Facetten des Spend Managements und präsentieren Ihnen innovative Strategien, um Ihre Geschäftsausgaben auf höchstem Niveau zu verwalten. Los geht’s!

Was genau ist Spend Management?

Spend Management ist ein Begriff aus der Finanzwelt, der die Erfassung, Verwaltung und Auswertung aller Unternehmensausgaben umfasst. Es wird auch als Ausgabenverwaltung oder Ausgabenmanagement bezeichnet.

Es ziellt außerdem auf eine kontinuierliche Verbesserung der Ausgaben des Unternehmens ab. Prozesse und Praktiken in Bezug auf Ausgaben sollten im Idealfall intelligente Beschaffungsentscheidungen und einen effizienten Einkauf gewährleisten.

Das Ziel: Die Einkäufe und die Beschaffungsbasis des Unternehmens ganzheitlich zu verwalten, den Wert zu maximieren, Risiken zu minimieren und die besten Gesamtbetriebskosten zu erzielen. Um effiziente Prozesse zu garantieren, sollte das Spend Management darüber hinaus an umfassendere Geschäftsprioritäten angepasst werden.

Unterschied: Spend Management und Spesenmanagement

Spend Management oder Spesenmanagement? Leider werden beide Begriffe häufig verwechselt, da sie sehr ähnlich klingen. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass Spend Management den gesamten Einkaufs- und Beschaffungsprozess abdeckt, während Spesenmanagement hauptsächlich Reisekosten wie Übernachtungen, Verpflegung oder Parkgebühren betrifft.

Spend Management beinhaltet Elemente, wie z. B. Beziehungen zu Lieferanten, Vertragsverhandlungen und Bestellungen. Spesenmanagement dagegen bezieht sich auf die Überwachung und Abrechnung von Geschäftskosten, die von Mitarbeitern in Rechnung gestellt werden und somit Teil des Ausgabenmanagements sind.

Warum ist gutes Spend Management so wichtig?

Ein effektives Ausgabenmanagement ist von entscheidender Bedeutung, um die „Finanzgesundheit“ und Rentabilität eines Unternehmens zu gewährleisten. Hier sind einige Gründe, warum ein gutes Spend Management unerlässlich ist:

☑️Mehr Kosteneinsparungen: Durch eine genaue Kontrolle und Überwachung der Ausgaben können Unternehmen unnötige Kosten reduzieren. Mit einem automatisierten System können Sie Ausgabenkategorien festlegen, Budgets zuweisen und Ausgabenrichtlinien durchsetzen.

☑️Mehr Zeitersparnis: Die manuelle Verarbeitung von Spesenabrechnungen ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit einer geeigneten Software können Mitarbeiter ihre Ausgaben einfach erfassen und die Genehmigungsprozesse automatisieren. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit, die für wichtigere Aufgaben genutzt werden kann.

☑️Bessere Transparenz: Ein gut strukturiertes System für Geschäftsausgaben bietet mehr Transparenz  und ermöglicht es, Ausgabenmuster zu erkennen. Dies hilft bei der Identifizierung von Einsparungspotenzialen und der Optimierung der Budgetplanung.

☑️Bessere Compliance: Unternehmen müssen sich an gesetzliche Vorschriften und interne Richtlinien halten. Ein solides System gewährleistet die Einhaltung dieser Regeln und verhindert finanzielle und rechtliche Risiken.

Herausforderungen

Durch ineffizientes Management von Geschäftsausgaben können eine Vielzahl von Problemen entstehen. Eine fehlende Zentralisierung der Daten ist eins davon.Ohne ausreichende Ausgabentransparenz und genaue Daten ist eine Verfolgung der Ausgaben in Echtzeit unmöglich. Dies kann zu Engpässen bei der Budgetierung führen, wenn das Jahresende näher rückt.

Auch unnötige Komplexität essentieller Prozesse ist ein Hindernis für ein optimales Ausgabenmanagement. Durch unklaren Richtlinien können Prozesse unnötig verkompliziert werden, daher sollten Arbeitsabläufe für die Einkäufer des Unternehmens einfach und intuitiv zu befolgen sein.

Bei langsamen und komplexen Beschaffungsprozessen steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter abspringen und unüberlegt handeln. Hinzu kommt, dass manuelle Prozesse zu Fehlern und Irrtümern in der Datenverarbeitung führen können. Denn: Je mehr menschliche Eingaben erforderlich sind, desto mehr Fehler können logischerweise auch aufreten.

Ein optimierter Einkaufsvorgang  erhöht dabei die Chancen, Fehler und doppelten Aufwand zu vermeiden. Einkaufskataloge sind beispielsweise eine gute Möglichkeit, die Ausgaben zu steuern und die Fehleranfälligkeit zu verringern.

Besonders für große Unternehmen kann es eine echte Herausforderung sein, alle Beteiligten davon zu überzeugen, dass eine offene und transparente Verwaltung von Ausgaben der Weg zum Erfolg ist.

Oftmals möchten Mitarbeiter selbst die Verantwortung übernehmen und Entscheidungen treffen, ohne das Gefühl zu haben, dass sie auf Schritt und Tritt beobachtet werden.

Ohne Transparenz verliert die Finanzabteilung ihre Orientierung und tappt im Dunkeln. Es ist daher essentiell, dass Finanzteams stets über alle relevanten Informationen verfügen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Die richtige Software wählen

Um ein effektives Ausgabenmanagement zu gewährleisten, ist die Auswahl der richtigen Software von großer Bedeutung. Hier sind einige Funktionen, die eine ideale Spend-Management-Software auf jeden Fall bieten sollte:

Ausgabenerfassung und -verfolgung

Die Software sollte es Mitarbeitern ermöglichen, ihre Ausgaben einfach zu erfassen und zu verfolgen. Dies kann durch eine benutzerfreundliche mobile App oder eine webbasierte Plattform erfolgen.

Die Erfassung von Belegen, die Zuordnung zu Ausgabenkategorien und die Angabe von Informationen wie Datum, Betrag und Zweck der Ausgabe sollten einfach und intuitiv sein.

Automatisierte Genehmigungsworkflows

Ein effizientes System für die Erfassung von Ausgaben erfordert klare Genehmigungsprozesse. Die Software sollte automatisierte Genehmigungsworkflows bieten, die es Managern ermöglichen, Anträge schnell zu prüfen und freizugeben. Dadurch werden Verzögerungen und Engpässe vermieden, und die Mitarbeiter können zeitnah erstattet werden.

Integration mit Buchhaltungssystemen

Eine nahtlose Integration der Software mit den Buchhaltungssystemen des Unternehmens ist von entscheidender Bedeutung. Dies ermöglicht eine effiziente Übertragung von Daten und vereinfacht die Buchhaltungsprozesse. Die Möglichkeit, Berichte zu generieren und Daten in verschiedenen Formaten zu exportieren, ist ebenfalls wünschenswert.

Mehrwährungs- und Mehrsprachenunterstützung

Für Unternehmen, die international tätig sind, ist es wichtig, dass die geeignete Software Mehrwährungs- und Mehrsprachenunterstützung bietet. Dadurch können Mitarbeiter ihre Ausgaben in verschiedenen Währungen erfassen und die Software in ihrer bevorzugten Sprache nutzen.

Analysen und Berichterstattung

Ein leistungsfähiges System für die Verwaltung von Geschäftsausgaben sollte detaillierte Analysen und Berichterstattungsfunktionen bieten.

Dies ermöglicht es Unternehmen, Ausgabenmuster zu identifizieren, Trends zu analysieren und fundierte Entscheidungen zur Optimierung des Spesenmanagements zu treffen. Grafische Darstellungen wie Diagramme und Diagramme können hierbei helfen, komplexe Daten visuell darzustellen.

Mit Expensya zum smart Spend wechseln

Dank technologischer Verbesserungen und der digitalen Transformation verändern sich die Praktiken der Ausgabenverwaltung nachhaltig.

Expensya bietet eine umfassende Ausgabenverwaltung, die es Unternehmen ermöglicht, alle Aspekte ihrer Ausgaben effektiv zu kontrollieren.

Von der Erfassung von Belegen über die Kategorisierung von Ausgaben bis hin zur Erstellung detaillierter Ausgabenberichte bietet die Software alle erforderlichen Funktionen, um den besten Überblick zu behalten.

Mit Expensya’s Firmenkarten punkten

Um das Ausgabenmanagement zu automatisieren, sollten Mitarbeiter dazu befähigt werden, bestimmte Ausgaben eigenständig und verantwortungsvoll zu tätigen.  Dank der personalisierten Firmenkarten von Expensya wird dies jetzt noch einfacher.

Die Buchhaltung hat so einen besseren Überblick über alle Ausgaben und kann das Budgetlimit sowie den Zweck einer Ausgabe individuell einstellen. Eine willkommene Alternative, um Ausgaben effektiv zu verwalten – sowohl für Mitarbeiter als auch für das Management.

Expensya bietet dabei sowohl physische als auch virtuelle Firmenkarten, die speziell für die regelmäßigen oder gelegentlichen Zahlungen von Mitarbeitern konzipiert sind.

Dank einer agilen Spend Management Software wie Expensya werden Geschäftsausgaben in Echtzeit analysiert. Unser optimiertes Tool trägt zur effizienten Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben bei und macht Ihr Unternehmen wettbewerbs- und zukunftsfähig!

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