Was Sie bei einer Geschäftsreise beachten sollten

Leitfaden für Ihre Geschäftsreise

Die Geschäftsreise hat trotz zunehmend digitalen Kommunikationskanälen eine große Bedeutung für B2B-Geschäftsbeziehungen. Vor allem wenn es um den persönlichen Kontakt und die Kundenbetreuung geht, spielen Geschäftsreisen eine essenzielle Rolle. Doch was, wenn Ausgaben auf Geschäftsreisen anfallen? Welche Reisekosten gibt es, wie funktioniert die Kostenerstattung und wie können sich Unternehmen darauf vorbereiten?

Was ist eine Geschäftsreise?

Eine Geschäftsreise oder Dienstreise ist eine geschäftlich bedingte Reise, Fahrt oder Übernachtung, die MitarbeiterInnen für ihr Unternehmen machen. Im deutschen Steuerrecht wird die Geschäftsreise auch als beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit bezeichnet. Reisende sind für ihre ArbeitgeberIn auf unbestimmte Dauer, entfernt vom gewöhnlichen Wohn- und Arbeitsort (auch: erste Tätigkeitsstätte), unterwegs. Es sind sowohl mehrtägige Reisen mit Übernachtung als auch eintägige Reisen ohne Übernachtung möglich.

Bei allen Begriffen, die eine geschäftliche Auswärtsreise beschreiben, liegt der Grund der Reise in der Berufstätigkeit, d.h. mit dieser Reise wird einer beruflich bedingten Tätigkeit nachgegangen. Dabei können Mitarbeitende neben dem Netzwerken und der Kontaktpflege auch konkreteren Geschäften nachgehen, wie Vertragsabschlüssen oder Verhandlungen mit Kunden.

Im Vorfeld der Geschäftsreise zu klären

Die Geschäftsreise sollte auf jeden Fall vor dem Reiseantritt gut geplant werden. Gerade der inhaltlichen Planung kommt hier eine entsprechende Bedeutung zu. Was soll mit der Geschäftsreise erreicht werden und welche Ergebnisse werden nach der Reise erwartet? Dieses Anforderungsprofil wird meist von Vorgesetzten der Geschäftsreisenden formuliert. Reisenden empfehlen wir bei Unklarheiten vor Reiseantritt die Eckpunkte der Geschäftsreise zu klären und abzustecken welche Erwartungen Chef oder Chefin nach Abschluss der Reise an einen selbst haben.

Damit die Reise dann auch angetreten werden kann, ist es ratsam die notwendigen Reisedokumente und -unterlagen zusammenzustellen und sich eine Liste fürs Reisegepäck zu erstellen. Kontaktdaten von Ansprechpartnern oder Personalverantwortlichen und natürlich die passende technische Ausrüstung sind für die Arbeit vor Ort und das entspannte Reisen unerlässlich. Denken Sie auch an ausreichend Zahlungsmittel oder die Firmenkreditkarte, um Ihre Ausgaben auf Dienstreise zu begleichen.

Welche Kosten können auf einer Geschäftsreise anfallen?

Das Unternehmen ist verpflichtet die geleisteten Arbeitsstunden auf geschäftlichen Reisen ebenso zu vergüten, wie die Arbeit im Unternehmenssitz. Nehmen Mitarbeitende Geschäftswagen oder private PKWs, um zum Einsatzort zu kommen, dann gilt diese Zeit ebenfalls als Arbeitszeit. Jedoch kann jedes Unternehmen abweichende Regelungen in seiner Reisekostenrichtlinie oder direkt in den Arbeitsverträgen festlegen.

Die Kosten für die An- und Abreise gehören zu den ersten Ausgaben, die bei der Planung einer Geschäftsreise berücksichtigt werden sollten. Mitarbeitende stellen sich zurecht die Frage: „Wie komme ich dahin und wieviel kostet mich das?“ Viele nutzen weiterhin Dienstwagen oder Privatauto und rechnen im Nachgang der Dienstreise die entstandenen Kosten mit dem Unternehmen ab. Für diese werden in Unternehmen ganz klassisch die Reisekostenabrechnungen oder auch Spesenabrechnungen verwendet. Wenn keine privaten oder geschäftlichen PKWs verwendet werden, dann können auch Mietwagen für die Fahrt zum Einsatzort gebucht werden.

Welche Kosten auf einer Geschäftsreise anfallen können, hängt mitunter auch von der Dauer dieser ab. Wenn ArbeitnehmerInnen lange auswärts sind, fallen zwangsläufig auch Kosten für die Verpflegung vor Ort an sowie möglicherweise Ausgaben für zusätzliche Versicherungen am neuen Arbeitsort. Der deutsche Gesetzgeber hat keine Höchstdauer für geschäftlich bedingte Reisen vorgegeben. Eine Besonderheit gilt hier jedoch: sollten Mitarbeitende beim Zielbetrieb organisatorisch eingegliedert werden, gilt dies nicht mehr als Dienstreise, sondern als Entsendung.

Wie können sich Unternehmen im Voraus auf Kostenerstattung vorbereiten?

Damit nach einer Geschäftsreise bei der Kostenerstattung alles reibungslos abläuft, empfiehlt es sich unternehmensintern eine Reisekostenrichtlinie für Ausgaben auf geschäftlichen Reisen zu erstellen. Dies erleichtert auch die Buchung von Reisen vor Reiseantritt, da klar ist, welche Transportmittel bis zu welcher Höhe erstattet werden.

Das Unternehmen hat gegenüber seinen ArbeitnehmerInnen eine Fürsorgepflicht und diese gilt auch für geschäftlich bedingte Auswärtstätigkeiten. Für Reisende sollten Unternehmen spezielle Reiseversicherungen abschließen und sollten neben der medizinischen Versorgung und dem Reisegepäck auch mögliche Schäden an Dritten absichern.

Was gehört in die Reisekostenabrechnung und wie erstellt man sie richtig?

Problematisch bei den Geschäftsreisekosten ist, dass sie zu den variablen Kosten zählen. Das Unternehmen kann im Vorfeld nur schwer einschätzen welcher Betrag am Ende eines Quartals für die Reisekosten fällig wird. Gerade wenn Mitarbeitende bei unterschiedlichsten AnbieterInnen Buchungen machen, kann es schnell unübersichtlich werden.

Variable Reisekosten, da ist Wissen wahres Geld wert!

Oftmals können nur die Daten des laufenden Quartals abgerufen werden, was Budgetkontrolle und das Treffen von fundierten Entscheidungen erschwert. Damit eine vollständige Kostentransparenz gewährleistet werden kann, sollten Ausgaben nach Kategorie, Projekt, Kostenstelle und Abteilung aufgegliedert werden können. Ohne Zugriff auf Mittelwerte der Betriebsausgaben dieser Kategorien ist es nahezu unmöglich sich optimal auf Kostenerstattungen vorzubereiten.  Auf Grundlage aussagekräftiger Daten kann die Geschäftsleitung in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung Maßnahmen ergreifen, um Reisekosten im Unternehmen zu optimieren und zu reduzieren.

Welche Reisekosten werden vom Unternehmen erstattet?

Im Allgemeinen übernimmt das Unternehmen alle Kosten einer Dienstreise, dazu gehören die Reisekosten, Übernachtungs- und Verpflegungskosten sowie die Fahrtkosten. Bevor Reiseantritt sollte jedoch geklärt werden, welche Kosten vom Unternehmen übernommen und erstattet werden. Ein gesetzlicher Anspruch auf Kostenerstattung besteht nämlich nicht. Zu den Reisekosten zählen neben anderen die folgenden Ausgaben:

• Fahrtkosten, Reisekosten und Kilometerpauschalen
• Ausgaben für die Verpflegung (Essen und Trinken)
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten (Kosten fürs Telefonieren, Maut- und Parkgebühren, etc.)

Bei den Übernachtungskosten sollten unbedingt die entsprechenden Rechnungen und Belege aufbewahrt werden. Nur so kann das Unternehmen dem Mitarbeitenden das Geld erstatten oder über die Steuer zurückgeholt werden. Je nach Unternehmen und Reiseart und -Dauer werden Verpflegungspauschalen oder Kilometerpauschalen für die Geschäftsreise erstattet.

Wenn im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag jedoch festgeschrieben ist, dass Reisekosten vom Unternehmen erstattet werden, muss zur Kostenerstattung eine Reisekostenabrechnung erstellt werden. Einige der Reisekosten werden mittels von festen Beträgen pauschal vergütet, andere jedoch werden in tatsächlicher Höhe erstattet. Wenn Kosten nicht vom Unternehmen erstattet werden, können deutsche ArbeitnehmerInnen diese durch die Einkommenssteuererklärung zurückholen.

Ganz grundsätzlich gilt bei der Kostenerstattung jedoch, dass die Ausgaben in Höhe, Umfang und Art angemessen sein müssen. Der ArbeitgeberIn kann gegen bestimmte Ausgaben, die unternehmensintern festgelegte Höchstwerte überschreiten oder nicht mit der Geschäftsreise verbunden sind, ein Veto einlegen. Der Eintritt für die Diskothek nach einer anstrengenden Messe wird als private Vergnügung angesehen und nicht vom Unternehmen erstattet.

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