Auslagenerstattung

Was wird bei der Auslagenerstattung berücksichtigt?

Auslagen, Spesen, Auslöse, Übernachtungspauschale oder Tagespauschalen, um nur einige Begriffe zu nennen, die zum Thema Erstattung und Reisekostenabrechnung umherschwirren. Doch was genau ist eine Auslage und funktioniert die Auslagenerstattung ähnlich wie die Spesenabrechnung, oder wo liegen hier die Unterschiede. In diesem Artikel diskutieren wir die Auslagenerstattung und was es dabei zu beachten gibt.

Auslagenerstattung, was ist das überhaupt?

Auslagen sind Ausgaben, die Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen bei der Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit und für das Unternehmen anfallen. Deshalb sind Auslagen auch erstattungsfähig. Bereits das Wort Auslage lässt vermuten, welche Art von Ausgaben hinter diesem Begriff stecken. Bei Auslagen gehen Mitarbeitende in Vorleistung und strecken Kosten für das Unternehmen vor, d. h. legen Geld für den Arbeitgeber aus. Diese Ausgaben können unterschiedlichsten Kategorien angehören, mögliche Auslagen sind neben anderen:

  • Übernachtungskosten für Hotels oder Appartements
  • Ausgaben für Büromaterialien
  • Abokosten für den öffentlichen Nahverkehr oder Telefonverträge
  • Fahrtkosten für private Transportmittel und ÖPNV
  • Tagegelder und Verpflegungspauschalen

Zusammengefasst können Auslagen auch ganz klassisch Spesen oder Reisekosten sein, wenn Mitarbeitende für diese in Vorleistung gegangen sind. Diesen ausgelegten und vorfinanzierten Betrag bekommen Angestellte über die Auslagenerstattung zurück, in der Regel braucht es dafür eine Spesenabrechnung. Für die Kostenerstattung müssen Mitarbeiter die Auslagen nicht in Rechnung stellen.

Der Auslagenersatz und durchlaufende Gelder

Im deutschen Einkommenssteuergesetz findet sich in Paragraph 3 Nr. 50 eine Unterscheidung zum Thema Auslagenersatz und durchlaufende Gelder. Mit dem Auslagenersatz bezeichnet man ebenfalls Ausgaben, die Angestellte im Namen oder für das Unternehmen ausgelegt, sprich vorgestreckt, haben. Diese Kategorie des Auslagenersatzes ist steuerfrei und damit auch beitragsfrei in der Sozialversicherung. Es gibt jedoch auch durchlaufende Gelder, die Arbeitnehmende vom Unternehmen erhalten, um sie für das Unternehmen auszugeben.

Die Steuerfreiheit ist laut Einkommenssteuergesetz nur dann gegeben, wenn Ausgaben keinen Arbeitslohn darstellen, d. h. sie dürfen nicht durch das Dienstverhältnis des Arbeitnehmers:in veranlasst sein. Durchlaufende Gelder sowie ein Auslagenersatz werden zusätzlich zum Gehalt gezahlt und können diesen so nicht ersetzen.

Anforderungen für die steuerbefreite Auslagenerstattung

Damit Angestellte die Auslagen vom Betrieb erstattet bekommen, müssen sie nachweisen, dass die Ausgaben beruflich veranlasst waren. Die gekaufte Leistung oder Ware muss einzeln auf der Rechnung, Quittung oder Beleg erscheinen. Gleiches gilt für die Mehrwertsteuer, wenn das Unternehmen im Nachgang an die Auslagenerstattung die Vorsteuer auf diese Ausgaben abziehen möchte. Private Ausgaben, wie ein privat genutzter Laptop, werden nicht vom Betrieb erstattet und sind nicht steuerfrei. Das Finanzamt wirft einen genauen Blick auf den Verwendungszweck der Ausgaben. Sollte nicht eindeutig ersichtlich sein, ob der angeschaffte Service oder Gegenstand privat oder geschäftlich genutzt wird, geht die Behörde oft von einer privaten Mitnutzung aus. In diesem Fall handelt es sich um einen Sachbezug die Angestellte von ihrem Unternehmen erhalten und diese sind nur unter einem Gegenwert von 50 Euro steuerfrei.

Für die Auslagenerstattung gelten ebenfalls die Ausgaberegeln und Reiserichtlinien des Unternehmens. Darin wird unter anderem festgelegt, bis zu welchem Betrag Ausgaben ohne Rechnung erstattet werden können und ab wann ein Nachweis für die Auslage benötigt wird. Die Verpflegungsmehraufwände und Fahrtkosten können mithilfe einer Pauschale erstattet werden. Das Bundesfinanzministerium aktualisiert die geltenden Pauschalen jedes Jahr und die von der Behörde festgelegte Pauschale beschreibt den Höchstwert der steuerfreien Erstattung. Rechnen Mitarbeitende ihre Fahrtkosten über die Kilometerpauschale ab, sind die realen Kosten der Fahrt nicht entscheidend. Die Entfernungspauschale berechnet sich anhand der zurückgelegten Kilometer und entschädigt den Mitarbeitenden pauschal für seine Mehrkosten.

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