Bei der Verwaltung von geschäftlichen Ausgaben, worunter auch Reisekosten und Spesen fallen, stellt sich für viele Unternehmen die Frage, welche Firmenkreditkarten geeignet sind. Diese Frage ist zentral für die Organisation der Ausgabenverwaltung und oft nicht so einfach zu beantworten. Eine solche Entscheidung, für oder gegen eine bestimmte Zahlungsmethode, will wohl überlegt sein; damit am Ende alle Beteiligten zufrieden sind und die Prozesse reibungslos ablaufen.
Die besten Firmenkreditkarten, um Reisekosten zu begleichen
Als innovative Alternative zur Begleichung von Unternehmensausgaben erleben Firmenkreditkarten derzeit einen wahrhaften Boom. Diese verstärkte Nachfrage ist unter anderem der wachsenden Sharing Economy zu verdanken. Inzwischen gibt es eine Vielzahl an Kredit- und Bankkarten, die die Zahlung und die Abwicklung jeglicher Geschäftsausgaben vereinfachen. Firmenkreditkarten können dabei sowohl für die Begleichung von Kosten für geschäftliche Reisen, Unterkunft, neue Ausstattung oder Geräte und vieles mehr verwendet werden. Gerade weil Sie den Bedürfnissen von Mitarbeitenden, Geschäftsreisenden, Verantwortlichen in Buchhaltungs- und Finanzbereichen entsprechen, verzeichnen virtuelle sowie reale Geschäftskreditkarten ein starkes Wachstum.
Diese Zahlungsmethoden vereinfachen die alltägliche Arbeit in den Finanz- und Buchhaltungsabteilungen erheblich. Die Kreditkarte bildet die Schnittstelle zu den IT-Systemen des Unternehmens, vereinfacht die Verwaltung der geschäftlichen Ausgaben und ermöglicht eine strengere Kontrolle der anfallenden Kosten.
Was wir mit einer Firmenkreditkarte meinen!
Eine Firmenkreditkarte ist eine Kreditkarte, die speziell für die Bedürfnisse von Berufstätigen und von Unternehmen entwickelt wurde und hauptsächlich für die Begleichung von Geschäftsausgaben verwendet wird. Solche Kreditkarten eignen sich vor allem für Personen, die häufig geschäftlich bedingte Ausgaben tätigen. Eine Unternehmenskreditkarte kann die Automatisierung der Geschäftsausgabenverwaltung unterstützen und diese auch beschleunigen.
Welche Funktionen bieten Firmenkreditkarten?
Firmenkreditkarten haben je nach Kartenausgeber unterschiedliche Funktionen im Gepäck und am Markt lassen sich umfassende Leistungspakete rund um die Firmenkreditkarte finden. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass auch Sie ein Angebot finden, das genau Ihren Ansprüchen entspricht. Zahlungslösungen, die Firmenkreditkarten für Unternehmen anbieten, ermöglichen unter anderem folgendes:
- Erstellen von virtuellen Kreditkarten nach Bedarf
- Erfassen von Zahlungslimits für Ausgabenkategorien, Perioden oder Abteilungen
- Einfache Aktivierung und Deaktivierung der Firmenkreditkarten
- Ausgaben der Mitarbeitenden in Echtzeit verfolgen
- Verbesserte Ausgabenkontrolle und Einhaltung geltender Ausgabenrichtlinien
Welche Arten von Firmenkreditkarten gibt es eigentlich?
Für eine optimierte Verwaltung von geschäftlichen Ausgaben, Reise- und Spesenabrechnungen empfiehlt sich die Verwendung einer Firmenkreditkarte. Für Arbeitgeber gibt es eine Fülle an Firmenkreditkarten, die in Verbindung mit einer intelligenten Lösung zur Reisekostenabrechnung Transaktionen erleichtern und dem Unternehmen viele Vorteile bieten.
Die Corporate-Kreditkarte
Die Corporate-Karte ist eine übliche, individuelle Kreditkarte, die hauptsächlich von KMUs und Großunternehmen verwendet wird. Diese Kreditkarte empfiehlt sich, wenn die Mitarbeitenden des Unternehmens regelmäßig geschäftlich verreisen.
Die Business-Kreditkarte
Grundsätzlich eignet sich die Business-Kreditkarte eher für kleinere und mittelständische Unternehmen. Diese normale und individuelle Kreditkarte bietet gerade bei den gelegentlichen Geschäftsausgaben einer KMU einen hohen Nutzen.
Die virtuelle Kreditkarte
Die virtuelle Kreditkarte ist eine digitale Karte mit der Sie alle geschäftlichen Ausgaben, die Ihnen auf einer Reise entstehen, begleichen können. Zudem bietet diese Karte eine umfassendere Kontrolle über die getätigten Zahlungen, da erlaubte Beträge und Händler im Vorfeld definiert werden können. Für jede Zahlung kann zudem eine eigene Kreditkartennummer erstellt werden. Die mit dieser Nummer verbundene Kreditkarte belastet dann direkt das Konto des Unternehmens und es wird keine Vorauszahlung des Mitarbeitenden mehr benötigt.
Die Reisekreditkarte
Eine Reisekarte (auch Logded Credit Card) ist wie die virtuelle Kreditkarte ein digitales Zahlungsmittel, funktioniert aber vollkommen anders. Diese Kreditkarte wird bei einem externen Dienstleister, z.B. einem Reisebüro hinterlegt, und ist für alle Ausgaben vorgesehen, die mit der Buchung von Geschäftsreisen einhergehen. So können Unternehmen vermeiden, dass Mitarbeitende Vorauszahlungen machen müssen und ermöglichen eine zentralisierte Abrechnung der Leistungen.
Die Corporate Purchasing Kreditkarte
Mit der Corporate Purchasing Karte (zu Deutsch Konzern-Einkaufskarte) können Mitarbeitende Waren und Dienstleistungen bezahlen. Diese sind in der Regel im Auftrag des Unternehmens bei zuvor festgelegten Anbietern bestellt worden.
Die Vorteile einer Firmenkreditkarte bei Reisekosten
Die Firmenkreditkarten bieten die Möglichkeit alle Schritte der Reisekostenabrechnung zu automatisieren und den Umgang Ihres Unternehmens mit Geschäftsausgaben zu verbessern und zu rationalisieren. Diese Kreditkarten sind besonders dann geeignet, wenn Mitarbeitende viel reisen und ihnen häufig Ausgaben für Reisen, Verpflegung, Unterbringung oder Kraftstoff anfallen. Firmenkreditkarten bieten Angestellten mehr Autonomie und Unternehmen können vermeiden, dass Geschäftsreisende Reisekosten aus dem eigenen Geldbeutel vorstrecken müssen. Wie bei anderen Unternehmensausgaben, müssen auch die Ausgaben, die mit den Firmenkreditkarten bezahlt werden, gerechtfertigt sein. Außerdem müssen bei der Abrechnung oftmals die entsprechenden Belege vorgelegt werden, demnach sollten sie sorgsam aufbewahrt werden. Firmenkreditkarten bieten auch hier den Vorteil, dass im Kreditkartenauszug alle Ausgaben dieser Karte fein säuberlich aufgelistet sind und Belege zentralisiert vorliegen.
Expensya, eine Lösung mit der Unternehmen Ihre Firmenkarten verwalten können
Die Lösung Expensya bietet mit Hilfe zahlreicher Partner aus dem Zahlungssektor eine neuartige Verwaltung von Geschäftsreisen. So können Sie mit der Komplettlösung von Expensya virtuelle Karten erstellen und diese zur Begleichung aller Geschäftsausgaben Ihres Unternehmens verwenden. Dadurch bleibt es Ihren Mitarbeitenden erspart, Kosten vorzustrecken oder lange auf eine Kostenerstattung zu warten. Ihre Mitarbeitenden und Führungskräfte können ihre Auslagen direkt auf der Dienstreise begleichen. Verabschieden Sie sich von der Reisekostenabrechnung in Papierform! Mit dieser Methode können Sie die Geschäftsausgabenverwaltung von der Zahlung bis zur Buchhaltung automatisieren und erhalten Echtzeitzugriff auf die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden.
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