Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen steckt das Reisemanagement oftmals noch in den Kinderschuhen. Mitarbeitende buchen ihre Geschäftsreise eigenständig, möglicherweise sogar mit der eigenen Kreditkarte – das ist für Unternehmen gleich auf mehreren Ebenen problematisch. Wurden die Geschäftsreisen während der Pandemie noch komplett abgeschrieben, sind sie jetzt wieder zurück. Besonders im Mittelstand wird wieder mehr gereist, weil kleine Firmen im Gegensatz zu globalen Konzernen nur wenige Standorte haben. Dadurch sind die Angestellten von KMUs in der Regel mehr auf Auswärtseinsatz und nicht bei eigenen Töchterfilialen.
Was macht ein Travelmanager?
Travelmanager organisieren und verantworten die gesamte geschäftliche Mobilität eines Unternehmens, von der eintägigen Geschäftsreise bis hin zu mehrwöchigen Auslandseinsätzen. Die Position kann sowohl unternehmensintern sowie -extern besetzt werden. Sollten sich Unternehmen dafür entscheiden diese Aufgabe zu externalisieren, werden in der Regel spezialisierte Reiseagenturen beauftragt. In den meisten Betrieben wird das Geschäftsreisemangement jedoch intern geregelt.
Eine der Hauptaufgaben von Travelmanagern ist, Geschäftsreisen möglichst kosteneffizient zu organisieren und der Fürsorgepflicht gegenüber der Mitarbeitenden nachzukommen. Das Geschäftsreisemanagement unterstützt die Mitarbeitenden während ihres Auswärtseinsatzes, kümmert sich um Analyse und Controlling von Reisevollkosten sowie die Reisekostenabrechnung. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße ist es ratsam, dass ein Travelmanager die Reisemobilität überwacht und plant. Gut organisiertes Travel Management spart auch kleinen und mittelständischen Unternehmen Geld ein. Indem die Reiseorganisation an einer Stelle gebündelt werden, kann der Travelmanager eine bessere Rate mit bestimmten Reiseanbietern, Hotelketten oder Fluggesellschaften aushandeln.
Gerade bei der Fürsorgepflicht gelten für Unternehmen bereits seit 2012 schärfere gesetzliche Anforderungen. Dazu gehören neben akzeptablen Konzepten zu Reisemedizin und -Sicherheit auch als Travel Risk Management bekannt. Travelmanger müssen die gesetzlichen Anforderungen kennen, um die Sicherheit der Reise und ihrer Reisenden sicherzustellen.
Wie funktioniert das Reisemanagement in einem Betrieb?
Geschäftsreisen sollten rechtzeitig und mit besonderer Nachsicht geplant werden, dadurch lassen sich die Risiken und Kosten einer Reise begrenzen. Mithilfe von Reiserichtlinien können Unternehmen festlegen, wie viel Mitarbeitende für dienstliche Reisen ausgegeben und welche Transportmittel verwendet werden dürfen. Das Reisemanagement stellt sicher, dass diese Richtlinien sowie ein genehmigtes Reisebudget berücksichtigt werden. Sobald eine Geschäftsreise genehmigt wurde, startet die Arbeit des Travelmanagers. Im Austausch mit den Reisenden werden die Rahmenbedingungen, Reisezeiten, Transportmittel sowie Unterkünfte abgestimmt. Eine Reisemanagement-Software kann das Reisemanagement erheblich erleichtern und Mitarbeitenden wieder mehr Autonomie geben. Im Reisetool kann ein Reisender Hotelübernachtungen buchen und Flugreisen reservieren, ohne auf den Travelmanager zurückgreifen zu müssen. Dadurch dass die Reiserichtlinien im Tool hinterlegt werden, können nur richtlinienkonforme Reisen gebucht werden Reisetools schaffen Autonomie und Sicherheit für die Buchung von Geschäftsreisen.
Was Unternehmen mit einer Geschäftsreise meinen können, variiert je nach Branche und Unternehmensgröße. So sind beispielsweise bei kleinen Unternehmen die erlaubte Reisedauer und Reiseziele anders als bei multinationalen Konzernen. Für das deutsche Steuerrecht ist klar, was als Geschäftsreise gilt: Angestellte sind für eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit unterwegs, d. h. sie arbeiten weder im Homeoffice noch an ihrer üblichen Arbeitsstätte. Das Reisemanagement ist
Wie können Firmenkarten Unternehmen beim Reisemanagement helfen?
Reisestellenkarten erleichtern dem Unternehmen seine Kosten für Geschäftsreisen zu bündeln und zu kontrollieren. Laut einer Studie der Deutschen Reiseverbands (DRV) aus dem Jahr 2020 buchen mehr als 83% der Reisenden ihre Geschäftsreise zumindest teilweise selbst. Wenn sich Unternehmen für eine Zahlungskarte entscheiden, dann sollte immer ein individuell passendes Produkt ausgewählt werden. Bereits 2020 jeder Vierte bezahlt mit virtuellen oder mobilen Bezahlmethoden (z. B. Apple Pay oder Google Pay) auf der Geschäftsreise (DRV, 2020).
Lesen Sie mehr zur Spesenabrechnung und wie Übernachtungskosten ihren Weg in dieses Dokument finden
Dank geschäftlichen Zahlungskarten können Unternehmen Kosteneinsparungen realisiert und Reisekostenvorschüsse vermieden werden. Entsprechend der Kartenkonfiguration können die Zahlungsziele der Firmenkarte an die Ausgabenrichtlinien des Unternehmens angepasst werden. Ein weiterer Vorteil von Firmenkreditkarten ist, dass die entsprechenden Daten und Belege einer Ausgabe direkt elektronisch eintrudeln und verwaltet werden. Dadurch erhält die Finanzbuchhaltung eine Übersicht zu allen getätigten Ausgaben, Transaktionen und Kostenstrukturen mit Zahlungskarten. Namhafte Kartenanbieter (z. B. MasterCard, Visa und American Express) bieten Gutschriften und Rabatte für Vielnutzer, was ein weiterer Vorteil für Unternehmen ist.
Nachhaltige Geschäftsreisen rücken in den Fokus
Die Geschäftsreisebranche erlebt ebenfalls einen Wandel zu nachhaltigen Methoden, Alternativen bei der Planung und Buchung von geschäftlicher Mobilität. Viele Unternehmen integrieren Nachhaltigkeitsaspekte bereits in ihre Reiserichtlinien, zum Beispiel bei den Transportmitteln. Bei Reisen mit dem Zug oder öffentlichen Verkehrsmittel können auch auf Geschäftsreisen CO2-Emissionen eingespart werden. Dies stimmt auch dann, wenn für die gleiche Strecke eine Flugverbindung mit Ökoaufschlag oder Klimazertifikat gekauft wird. Ein weiterer Vorteil der Zugreise ist, dass dank WLAN-Verbindungen auch von unterwegs aus weitergearbeitet werden kann. Die Reisezeit kann dadurch sinnvoller genutzt werden als bei Staus im Auto oder verspäteten Flugreisen auf dem Rollfeld. Unternehmen können durch den Wechsel zu klimafreundlicheren Verkehrsmitteln den CO2-Fussabdruck ihrer geschäftlichen Reisemobilität verringern.
Nach der Corona-Pandemie wird auch die Notwendigkeit einer Reise hinterfragt, manchmal lässt sich eine Reise zum Kunden durch einen Video-Termin ersetzen. Für manche Geschäftstermine ist ein persönliches Meeting unerlässlich, gerade wenn eine Beziehung zwischen Geschäftspartnern und Kunden aufgebaut werden soll. Einen Aspekt, den wir bereits in unserem Blogartikel hierzu diskutiert haben, lesen Sie mehr zur Notwendigkeit persönlicher Geschäftstermine.
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