Welche Vor- und Nachteile hat die Barzahlung?

Die Barzahlung ist seit Jahren eines der häufigsten Zahlungsmittel. Für das Bezahlen ihrer Einkäufe bevorzugen Kunden in Deutschland weiterhin Geldscheine und Münzen. Im digitalisierten Zeitalter bieten sich jedoch auch vermehrt neue Zahlungsmethoden an, die dem Bargeld möglicherweise den Rang als häufigstes Zahlungsmittel ablaufen könnten. Doch welche Vor- und Nachteile hat die Barzahlung eigentlich?

Die Barzahlung: Was sind Vor- und Nachteile dieser Zahlungsmethode?

Bargeld ist uns allen bestens vertraut, ob als Taschengeld bar auf die Hand, als Geldgeschenk in der Grußkarte oder als Sammlerstück in einer Vitrine. Dabei finden sich unter den Zahlungsmethoden des 21ten Jahrhunderts neben klassischem Bargeld noch zahlreiche Möglichkeiten des Bezahlens. So bieten sich je nach Anbieter verschiedene virtuelle oder klassische Kreditkarten, mit denen mittelbar bzw. verzögert oder unmittelbar bezahlt werden kann.

Seit einigen Jahren finden sich aber auch mobile Bezahlmethoden unter den Zahlungsweisen. Beim sogenannten „Mobile Payment“ oder Bezahlen per Smartphone funktioniert die Zahlung dank eines NFC Chips direkt mit dem eigenen Smartphone. Bei Käufen im Internet stehen neben PayPal auch noch viele weitere Methoden zur Verfügung. Dennoch sehen viele Privatpersonen den bargeldlosen Zahlungsverkehr nach wie vor kritisch und wagen sich nur langsam an neue Methoden heran.

Wann spricht man von einer Barzahlung?

Die Barzahlung, wir alle kennen Sie und haben Sie schon unzählige Male ausgeführt. Doch was ist eigentlich mit einer Barzahlung gemeint? Von einer Barzahlung sprechen wir immer dann, wenn eine Rechnung beziehungsweise ein Kauf mit Bargeld beglichen wird. Wir bezahlen zum Beispiel unser Bahnticket mit einem Geldschein und den Kaffee im Restaurant mit einigen Münzen; bei beiden Fällen würden wir von einer Barzahlung sprechen.

Allgemein bedeutet eine Zahlung mit Bargeld, dass reales Geld den Besitzer wechselt und somit eine ausstehende Rechnung für eine Dienstleistung oder Ware zwischen Händler und Kunden beglichen wird. Für eine unmittelbare Barzahlung mit realem Geld können Münzen und Geldscheine die Besitzer wechseln.

Eine Bezahlung mit Bargeld kann jedoch auch mittelbar stattfinden. Hierunter fällt der Bargeldversand, die Verwendung eines Wertbriefs oder Postanweisung sowie Schecks, die wiederum in Bargeld eingelöst werden.

Wie wird die Barzahlung in der Buchhaltung integriert?

In der Buchhaltung ist im Zusammenhang mit Barzahlungen manchmal auch die Sprache von Barverkäufen oder vom Kassenkonto. Auf dem Kassenkonto verbucht ein Unternehmen in der Regel Einzahlungen und Auszahlungen in bar.

Buchungen des Kassenkontos können mithilfe eines Kontenrahmens klassifiziert werden und weiter in einzelne Kassenkonten aufgeteilt werden. Bei Barausgaben von einem Mitarbeiter des Unternehmens wird ein Zahlungsausgang des Kassenkontos gebucht.

Das Kassenkonto kann auch dann in Anspruch genommen werden, wenn Mitarbeitende Bargeld für eine Geschäftsreise benötigen. Wurde der Kassenbeleg vom Unternehmen selbst ausgestellt, handelt es sich um einen Zahlungseingang. Wichtig ist auch, dass für etwaige Nachprüfungen des Finanzamts Belege aller Bewegungen der Kassenkonten aufbewahrt werden.

Immer dann, wenn in Unternehmen eine Bezahlung in bar stattgefunden hat, wird in der Buchhaltung das entsprechende Kassenkonto belastet. Hierfür müssen Unternehmen sorgfältig Buch führen und den jeweiligen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nachkommen. Bei jedem einzelnen Austauschgeschäft sollten Name oder Firma des Vertragspartners, die geldwerte Gegenleistung und der Inhalt der getätigten Transaktion festgehalten werden. Ein detaillierter Blick auf die Vor- und Nachteile der Barzahlung lohnt sich, um die verschiedenen Zahlungsmittel gegeneinander abwägen zu können.

Welche Vorteile hat die Bezahlung in bar für Unternehmen?

Ein Vorteil der Barzahlung ist, dass fällige Beträge direkt vor Ort beglichen werden. Dadurch entstehen weniger Bußgelder wegen fälligen Zahlungen oder verspäteten Zahlungseingängen. Außerdem haben Unternehmen durch Barzahlungen eine direkte Kostenkontrolle. Zudem kann ein Unternehmen das erhaltene Bargeld direkt weiterverwenden und beispielsweise neue Ware kaufen.

Des Weiteren sind Barzahlungen simpel, einfach und können ohne Probleme getätigt werden. Es braucht keine Anmeldung oder Registrierung, um mit Bargeld zu bezahlen. Für die direkte Rechnungsbegleichung in bar bieten manche Händler auch attraktive Rabatte an. Dank der Barzahlung können zeitintensive Mahnverfahren bei ausstehenden Zahlungen oder lange Laufzeiten bei Krediten vermieden werden. Ein weiterer Vorteil der Barzahlung ist, dass sie abgesehen von Kursschwankungen, einem Inflationsrisiko und Falschgeld ein relativ sicheres Zahlungsmittel ist.

Obwohl inzwischen selbst bei Kleinstbeträgen wie dem Brötchen-Kauf in Bäckereien eine Quittung ausgestellt wird, bleibt die Anonymität des Käufers bei der Barzahlung gewahrt. Für einige Konsumenten ist diese Anonymität und die unverzügliche Belastung des Kontos einer der zentralen Vorteile der Bezahlung in bar.

Mit Bargeld zu bezahlen bedeuten somit mehr Freiheit, ohne sich Sorgen zu machen, was mit unseren Daten passiert. Besonders im digitalen Zeitalter hat diese Freiheit für viele Menschen einen wichtigen Stellenwert. Aus diesem Grund ist es nicht verwunderlich, dass Bargeld weiterhin bei vielen Deutschen hoch im Kurs steht. Laut des Global Payments Report 2023 bleibt Barzahlung in Deutschland weiterhin die bevorzugte Zahlungsmethode. Obwohl elektronische Bezahlung in Deutschland weiter zunimmt, liegt Deutschland im Vergleich  zu 17 anderen europäischen Ländern weiter hinten.

Norwegen liegt in Europa an der Spitze, wenn es um Bezahlen mit Smartphone, Bank- oder Kreditkarte geht, und liegt bei 708 Transaktionen pro Jahr, gefolgt von Dänemark (610) und Luxemburg (598). Noch seltener als die Deutschen zahlen beispielsweise Italiener (186) und Malteser (180) auf elektronische Weise.

Welche Nachteile hat die Barzahlung für Unternehmen?

Mit der Anonymität der Barzahlung ist auch direkt einer der zentralen Nachteile der Barzahlung genannt. Zum einen ist der Nachweis einer Zahlung in Bar ohne Beleg so gut wie nicht möglich, was sowohl für Unternehmen als auch Privatpersonen problematisch ist.

Eine fehlende Quittung über die bezahlten Beträge macht es für Unternehmen nur schwer nachvollziehbar, ob und wo Bargeld ausgegeben wurde. Außerdem sind Ausgaben für Mitarbeiter ohne Beleg meistens nicht vom Unternehmen erstattbar und können nicht steuerrechtlich geltend gemacht werden.

Was bringt die Digitalisierung von Rechnungen?

Eine Privatperson kann freiwillig auf einen Beleg verzichten, auch wenn dieser zwangsläufig vom Einzelhandel ausgestellt wird. Ohne den Beleg der Barzahlung wird ein Umtausch oder eine Rückerstattung bei Mängeln der gekauften Ware schwierig.

Obwohl Bargeld im Euroraums dank neuer Euroscheine als relativ fälschungssicher gilt, ist dennoch Falschgeld im Umlauf. Ein großes Risiko gerade bei hohen Beträgen, sollte sich die komplette Barzahlung im Nachhinein als Falschgeld erweisen. Das Unternehmen bleibt auf seinen Kosten sitzen und dank der Anonymität des Kaufenden kann dieser vielleicht nicht haftbar gemacht werden.

Expensya eine digitalisierte Lösung, die auch die Barzahlung integrieren kann

Mit Expensya können Sie Ihre Zahlungsprozesse vereinfachen und unter anderem Ihre online getätigten Zahlungen absichern. Mit der Lösung von Expensya können alle Ausgaben Ihrer Mitarbeiter – egal ob bar oder digital – in einer einzigen Benutzeroberfläche zusammengefasst werden.

Barzahlungen gliedern sich übersichtlich in die Geschäftsausgaben Ihres Unternehmens ein und Sie können über alle Prozesse die Einhaltung von Ausgabenrichtlinien und Fristen kontrollieren.