Reisekosten, Unternehmensausgaben, Spesen und andere geschäftliche Aufwendungen zu verwalten, ist zweifellos ein zeitaufwändiger und ressourcenintensiver Prozess. In Unternehmen entspinnt sich dabei bisweilen ein wahrer Zettel- und Quittungskrieg! Im Zeitalter der Digitalisierung gibt es diverse automatisierte Lösungen, die hier Abhilfe schaffen können. Erfahren Sie im folgenden Artikel mehr über die Vorteile der Digitalisierung dieses Prozesses.
Wie Sie die Digitalisierung für die Verwaltung Ihrer Unternehmensausgaben einsetzen
Jedes Unternehmen muss im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit und -Prozesse diverse Ausgaben tätigen. Häufig sind Mitarbeitende dazu gezwungen geschäftliche Ausgaben erst einmal aus ihrem persönlichen Budget zu begleichen. In der Folge solcher Vorleistungen ist ein Unternehmen dazu verpflichtet, seinen Mitarbeitenden die angefallenen Kosten zu erstatten. Der Kostenerstattungsprozess ist oft komplex und kostspielig, denn bei der Verwaltung von Spesen- und Reisekostenabrechnungen verstecken sich für Unternehmen bedeutende Kosten.
Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass die Kosten einer Spesenabrechnung ausschließlich in der tatsächlichen Kostenerstattung zu finden sind. Sie vergessen dabei jedoch, dass sich bei der Abrechnung von geschäftlichen Ausgaben auch Kosten ergeben, die nicht direkt mit dem Cashflow und der Erstattung verbunden sind.
So führt eine ineffiziente Verwaltung von Reisekostenabrechnungen schnell zu enormen wirtschaftlichen Verlusten für das Unternehmen. Noch dazu wird dadurch wertvolle Zeit vergeudet, das Betrugsrisiko steigt und die Mehrwertsteuerrückvergütung erfolgt oftmals nur unvollständig. Außerdem birgt die physische Archivierung von Belegen ein enormes Risiko, dass bei Verlust oder unvollständigen Dokumenten hohe Nachzahlungen von Steuern und Sozialabgaben für das Unternehmen anfallen. Ineffizienzen und die physische Archivierung können die Leistungsfähigkeit und die Performance des Unternehmens stark beeinträchtigen. Betrachtet man also den gesamten Prozess lassen sich gleich mehrere Gründe zur Digitalisierung beim Management von Geschäftsausgaben finden.
Daher entscheiden sich immer mehr Unternehmen für eine spezielle Lösung zur Verwaltung von Geschäftsausgaben und für die Digitalisierung Ihrer Prozesse. So können Sie den zeitaufwändigen Prozess digitalisieren und die Spesen- und Reisekostenabrechnung für alle Beteiligten erleichtern.
Eine intelligente Lösung zur Verwaltung geschäftlicher Aufwendungen ist die beste Alternative, um Prozesskosten zu senken und Prozessschritte zu automatisieren. Mit einer nativen Anwendung kann der zeitaufwändige Prozess digitalisiert und die Spesen- und Reisekostenabrechnung für alle Beteiligten erleichtert werden.
Welche Vorteile bietet die Digitalisierung Unternehmen?
Vorteil 1: Potenzielle Kosteneinsparungen
Laut einer von HRS und der GBTA Stiftung durchgeführten Studie kostet die Bearbeitung einer Reisekostenabrechnung das Unternehmen circa 53 Euro. Das entspricht einem Gegenwert von 20 Minuten Arbeitszeit eines Mitarbeitenden, der sich in dieser Zeit mit nichts anderem beschäftigen kann. Darüber hinaus enthält im Durchschnitt eine von fünf Spesenabrechnungen einen Fehler. Wenn wir nochmals die 53 Euro pro Abrechnung bemühen, gehen hier bei einem Arbeitsaufwand von 18 Minuten jeweils 48 Euro verloren.
Die Digitalisierung des gesamten Prozesses und die Implementierung einer vernetzten Lösung zum Ausgabenmanagement bieten Betrieben bedeutendes Einsparungspotential. Das Einsparungspotential liegt im hohen Arbeitsaufwand einer manuellen Verarbeitung von Ausgaben und Belegen begründet. Bei der manuellen Erfassung von Belegen, Quittungen und Rechnungen fallen die folgenden Arbeitsschritte an:
- Manuelle Eingabe der Ausgaben in Excel (Vorlagen oder Tabellen)
- Übermitteln der Reisekostenabrechnung an verschiedene Kontrollstellen zur Validierung
- Abgleich der Ausgaben mit den Richtlinien zur Erstattung und Ausgaben
- Korrektur sowie Austausch mit Mitarbeitenden bei Fehlern und vergessenen Posten
- Papierarchivierung der Belege
Dieser manuelle Prozess ist nervenaufreibend, zeitaufwendig und auch sehr kostspielig. Eine Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnung ist in der Lage alle Schritte dieses Prozesses zu optimieren und zu automatisieren.
Vorteil 2: Beträchtlicher Zeitgewinn
Es besteht kein Zweifel daran, dass die manuellen Arbeitsschritte beim Erfassen von Reisekostenabrechnungen mit erheblichen Zeitverlusten verbunden sind. Mithilfe der Digitalisierung kann auf allen Ebenen Zeit eingespart werden: von der Ausgabenerstellung bis zur Übermittlung an Vorgesetzte und die Buchhaltung. Die Arbeitsschritte werden optimiert und dank der Digitalisierung sind nur noch wenig Eingriffe erforderlich.
Durch den Übergang zur digitalisierten Verwaltung verliert die Finanzabteilung keine Zeit mehr bei mit doppelter Ausgabenüberprüfung. Vernetzte und intelligente Lösungen erkennen Eingabefehler und fehlerhafte Belege darüber hinaus können die meisten Betrugsversuche von Beginn an vermieden werden. Solche Lösungen arbeiten automatisiert und werten tausende Daten zentralisiert aus, wobei sie sich oft zusätzlich auf Machine Learning oder eine KI-Technologie stützen. Auch die Arbeit der Buchhaltungsabteilung wird um ein Vielfaches einfacher. Da Daten exportiert und direkt in die Buchhaltungssoftware eingebunden werden können, um eine doppelte Dateneingabe zu vermeiden.
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Vorteil 3: Vereinfachte Ausgabensteuerung
Nachdem im Unternehmen eine digitalisierte Lösung zum Spesen- und Reisekostenmanagement eingeführt wurde, erleichtert sich auch die abteilungsübergreifende Steuerung und Kontrolle der Ausgaben. Dank digitalisierter Prozesse können die verschiedenen Abteilungen, die an der Kostenkontrolle beteiligt sind, problemlos auf die angefallenen Ausgaben zugreifen.
Außerdem können nun alle wichtigen Daten, die zur Verwaltung und Abrechnung der Geschäftsausgaben benötigt werden, zentralisiert werden. In der Folge können diese zentralisierten Daten dazu genutzt werden, die richtlinienkonforme Kostenerstattung des Unternehmens zu verbessern und zu erleichtern. Expensya bietet eine solche Komplettlösung für das Geschäftsmanagement von Unternehmen, wodurch alle Prozessschritte automatisiert und digitalisiert werden können. Neben intelligenter Berichterstattung und Machine Learning erkennt die Software von Expensya Belegduplikate und kann in viele ERP- und Buchhaltungssysteme integriert werden.
Die digitalisierten Lösungen ermöglicht es auch, dass Unternehmen die verschiedenen Ausgabenposten genau untersuchen und die entsprechenden Budgets optimieren. Nicht zuletzt kann dadurch auch eine neue unternehmensweite Ausgabenpolitik eingeführt werden oder neue Preise mit bestimmten Anbietern ausgehandelt werden.
Vorteil 4: Vereinfachung des Validierungs-Workflows
Eine automatisierte Lösung zur Verwaltung von Unternehmensausgaben passt sich an die Prozesse Ihres Betriebs an. Sie können Ihre Validierungsworkflows direkt in der Cloud abbilden und verwalten. Dadurch wird es den Mitarbeitenden erleichtert Ihre Ausgaben in die Genehmigung zu übergeben. Zudem werden die Validierung und die Integration in die Buchhaltung vereinfacht. Da aber jedes Unternehmen seine eigenen Prozesse hat, sollte im Vorfeld genau geprüft werden, inwiefern die Validierungsprozesse konfigurierbar sind. Es sollte geklärt werden, ob einzelne Prozessschritte nach Hierarchie, nach Projekt oder nach Höhe der Ausgaben aufgeteilt werden können und wie viele Validierungsebenen benötigt werden.
Bei digitalisierten Workflows werden Genehmiger und Genehmigerinnen automatisch benachrichtigt, sobald ihnen eine Spesenabrechnung zur Validierung zugeschickt wurde. Dadurch bekommen sie einen besseren Überblick über die Ausgaben der Mitarbeitenden und brauchen weniger Zeit für die Genehmigung. Überdies wird mit der Digitalisierung eine unmittelbare und zeitnahe Kostenerstattung ermöglicht. Etwas das bei der klassischen Verwaltung von Abrechnungen nicht selbstverständlich, da sich die Erstattung hier in der Regel in die Länge zieht.
Expensya: die Lösung für die Digitalisierung von Geschäftsausgaben
Mit einer digitalen Archivierung werden Ihre Dokumente nachhaltig aufbewahrt und Sie reduzieren die Risiken von verloren gegangenen Belegen und nachträglichen Änderungen auf genehmigten Quitttungen. Mit Expensya ersparen Sie sich die physische Archivierung und profitieren von einer gesetzeskonformen und beweiskräftigen digitalen Archivierung ihrer Dokumente, die den steuerrechtlichen Anforderungen entspricht.
Expensya digitalisiert Ihre Geschäftsausgabenverwaltung und erleichtert die Arbeit, die Ihre Abteilungen mit dem Management von Ausgaben und Budgets haben. Entscheiden auch Sie sich für eine vereinfachte Übermittlung und Validierung von Belegen sowie ein beschleunigtes Erstattungsverfahren! Testen Sie die Komplettlösung von Expensya 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich und machen Sie sich mit der digitalisierten Verwaltung von Unternehmensausgaben vertraut!
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