Welche Vorteile bietet die entmaterialisierte Reisekostenabrechnung

Welche Vorteile bietet die entmaterialisierte Reisekostenabrechnung?

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Die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen zählt zweifellos zu den Prozessen in einem Unternehmen, die aufgrund ihres hohen Zeitaufwands und der Mobilisierung von Ressourcen oft zu einem Albtraum werden. Umso wichtiger ist es, diese Aufgabe, die den Unternehmensalltag belastet, zu optimieren und einen flüssigen Ablauf zu gewährleisten. Heute gibt es automatisierte Lösungen zur Optimierung dieses Prozesses. Erfahren Sie im folgenden Artikel mehr über die Vorteile der papierlosen Reisekostenabrechnung.

Die entmaterialisierte Reisekostenabrechnung: Warum ist es unerlässlich, eine dedizierte Lösung zu verwenden?

Jedes Unternehmen hat zur Gewährleistung der Kontinuität seiner Geschäfte und Geschäftsprozesse Ausgaben zu tätigen. Mitarbeitende begleichen geschäftliche Ausgaben häufig aus ihrem persönlichen Budget, und das Unternehmen ist verpflichtet, ihnen die angefallenen Beträge zu erstatten. Für das Unternehmen ist dieser Prozess ist jedoch oft sehr komplex und kostspielig, denn die Verwaltung der Reisekostenabrechnung birgt bedeutende versteckte Kosten.

Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, das die einzigen Kosten der Reisekostenabrechnungen in der Erstattung der von den Mitarbeitenden ausgegebenen Beträge besteht und vergessen die anderen, nicht direkt mit dem Cashflow verbundenen Kosten.

Eine ineffiziente Verwaltung der Reisekostenabrechnungen führt zu enormen wirtschaftlichen Verlusten für das Unternehmen. Noch dazu wird auf diesem Weg viel wertvolle Zeit verschwendet, das Betrugsrisiko steigt und die Rückvergütung der Mehrwertsteuer erfolgt unvollständig. Und: die physische Archivierung von Belegen birgt ein enormes Risiko für Nachzahlungen von Steuern und Sozialabgaben. Alles zusammengenommen kann die Leistungsfähigkeit des Unternehmens durch diese Vorgehensweise stark beeinträchtigt werden.

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Heute entscheiden sich immer mehr Unternehmen für eine dedizierte Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, um diesen zeitaufwändigen Prozess zu entmaterialisieren.

Eine intelligente Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen erweist sich als die beste Alternative, um diese Kosten zu senken und dem Unternehmen durch die Automatisierung mehrerer Prozessschritte Zeit zu sparen.Eine intelligente Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen erweist sich als die beste Alternative, um diese Kosten zu senken und dem Unternehmen durch die Automatisierung mehrerer Prozessschritte Zeit zu sparen.

Erfahren Sie im folgenden Artikel mehr über die Vorteile der papierlosen Reisekostenabrechnung.

1. Potenzielle Einsparungen für das Unternehmen

Laut einer von HRS und der GBTA Stiftung durchgeführten Studie kostet die Bearbeitung einer Reisekostenabrechnung das Unternehmen 53 €, die dem Gegenwert von 20 Minuten Arbeitszeit eines Mitarbeitenden entsprechen. Darüber hinaus enthält im Durchschnitt 1 von 5 Spesenabrechnungen einen Fehler, für den mit einem Zeitaufwand von 18 Minuten weitere 48 € verloren gehen.

Infolgedessen bietet die Entmaterialisierung des gesamten Prozesses durch die Bereitstellung einer Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen Ihrem Unternehmen bedeutende Einsparungsmöglichkeiten.

Wie können Unternehmen durch Entmaterialisierung Geldverluste vermeiden?

Die folgenden Arbeitsschritte fallen für die manuelle Verwaltung von Ausgaben und Belegen an:

  • Manuelle Eingabe in Excel
  • Übermittlung der Reisekostenabrechnung zur Validierung an die verschiedenen Kontrollstellen
  • Abgleich der Ausgaben mit den Erstattungsrichtlinien
  • Austausch über Fehler und vergessene Posten
  • Papierarchivierung der Belege

Dieser manuelle Prozess ist nervenaufreibend, zeitaufwendig und auch sehr kostspielig. Eine Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnung optimiert und automatisiert den gesamten Prozess.

2. Ein beträchtlicher Zeitgewinn für das Unternehmen

Es besteht kein Zweifel, dass jeder Arbeitsschritt der manuellen Verwaltung von Reisekostenabrechnungen mit erheblichen Zeitverlusten verbunden ist. Mit der entmaterialisierten Spesenabrechnung wird bei diesem Prozess auf allen Ebenen Zeit gespart: Von der Phase der Erstellung der Ausgaben bis zu ihrer Übermittlung sind alle Schritte optimiert und erfordern nur wenig Eingriffe.

Durch den Übergang zur Entmaterialisierung verliert die Finanzabteilung keine Zeit mehr für die Überprüfung der Ausgaben: Die doppelte Überprüfung entfällt, Fehler, Verluste und Betrugsversuche werden dank zentralisierter Daten und automatisierter Dateneingabe vermieden. Auch die Arbeit der Buchhaltungsabteilung wird um ein Vielfaches einfacher: Daten können exportiert und direkt in die Buchhaltungs-Produktionssoftware eingebunden werden, um eine doppelte Dateneingabe zu vermeiden.

3. Vereinfachung der Ausgabensteuerung

Mit einer Lösung zur Entmaterialisierung von Reisekostenabrechnungen können die verschiedenen Abteilungen, die an der Kostenkontrolle beteiligt sind, nun problemlos auf die angefallenen Ausgaben zugreifen.

Eine automatisierte Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen ermöglicht die Zentralisierung aller wichtigen Daten zu Geschäftsausgaben und muss diese dazu nutzen, Ihnen die Verbesserung der richtlinienkonformen Erstattung zu erleichtern. Dublettenerkennung, automatisierte Kontrollen der Ausgabenrichtlinien, BI-Benchmarking-Modul für Mitarbeitende, Einheiten und Entitäten, automatische Verarbeitung der erstattungsfähigen Mehrwertsteuer – und dies sind nur einige der Funktionen, die Ihnen eine Lösung wie Expensya bietet.

Eine entmaterialisierte Lösung ermöglicht es auch, die verschiedenen Ausgabenposten genau zu untersuchen und die den Geschäftsausgaben vorbehaltenen Budgets zu optimieren. Nicht zuletzt macht sie es auch möglich, neue Ausgaberegeln einzuführen oder Preise mit bestimmten Anbietern auszuhandeln.

4. Vereinfachung des Validierungs-Workflows

Eine automatisierte Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen passt sich an die Prozesse Ihres Unternehmens an und ermöglicht Ihnen die Verwaltung Ihres Validierungs-Workflows in der Cloud, um so die Übermittlung der Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden, ihre Validierung und ihre Integration in die Buchhaltung zu erleichtern. Da aber jedes Unternehmen seine eigenen Prozesse hat, muss im Vorfeld überprüft werden, in welchem Maß die Validierungsprozesse konfigurierbar sind (nach Hierarchie ? nach Projekt? nach Höhe der Ausgaben?) und wie viele Validierungsebenen eingerichtet werden können.

Auf diese Weise werden die Validatoren automatisch benachrichtigt, sobald ihnen eine Reisekostenabrechnung zur Validierung zugeschickt wurde. Dadurch erhalten sie einen besseren Überblick über die Ausgaben ihrer Mitarbeitenden, brauchen weniger Zeit für die Genehmigung und vermeiden Verzögerungen bei der Erstattung, die sich bei der klassischen Verwaltung von Spesenabrechnungen in der Regel in die Länge ziehen.

5. Digitale, gesetzeskonforme und sichere Speicherung

Die frz. Verordnung vom 22. März 2017 hat Veränderungen in Bezug auf die Archivierung von Papierdokumenten eingeführt und gab den Startschuss für das Inkrafttreten der beweiskräftigen digitalen Archivierung. Das neue Gesetz macht die obligatorische Archivierung im Papierform hinfällig und erlaubt die Aufbewahrung von Reisekostenabrechnungsbelegen in digitalem Format. Das bedeutet, dass alle Papierbelege, die über eine standardkonforme Lösung gescannt werden, Beweiskraft haben und aus rechtlicher Sicht dem Papierbeleg ebenbürtig sind.

Die entmaterialisierte Archivierung der Belege sichert die nachhaltige Aufbewahrung der Dokumente und reduziert die Risiken von Änderungen und Verlust. Die physische Archivierung bleibt dem Unternehmen erspart, es kann seine Belege auf einem elektronischen Server ablegen.

Die Entmaterialisierung dieses zeitaufwendigen Prozesses, der für die Mitarbeitenden keinerlei Mehrwert birgt, ist möglicherweise die beste Alternative.

Eine Lösung zur Entmaterialisierung der Spesenabrechnung erleichtert jeder Abteilung die Verwaltung der Ausgaben und Budgets, vereinfacht die Übermittlung und Validierung, beschleunigt die Erstattung und schützt nicht zuletzt auch die Umwelt, da weniger Papier verbraucht wird.

Testen Sie die Lösung Expensya 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich und machen Sie sich mit der entmaterialisierte Verwaltung von Reisekostenabrechnungen vertraut!

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