Virtuelle Kreditkarte – ein Schlagwort, das zurzeit nicht nur durch die Büroflure von Finanzabteilungen geistert, sondern auch in der ein oder anderen privaten Diskussion aufkommt. Doch was steckt eigentlich hinter diesem Buzzword? Warum Sie sich jetzt zu virtuellen Kreditkarten informieren sollten und welche Vorteile diese Zahlungsmethode bereithält, erklären wir Ihnen in unserem Artikel.
Die Vorteile einer virtuellen Kreditkarte für Unternehmen
Bei genauerer Betrachtung ist das Konzept einer virtuellen Kreditkarte schon etwas eigenartig. Warum sollten wir einen Ersatz für etwas benötigen, das bereits existiert und aus unserem alltäglichen Einkaufsverhalten oft gar nicht mehr wegzudenken ist. Virtuelle Kreditkarten bedienen jedoch, anders als ihre analoge Doppelgängerin, eine ganz spezifische Zielgruppe. Wichtige Argumente, die für die virtuelle Karte sprechen, sind die gesteigerte Flexibilität und Schnelligkeit sowie die größere Autonomie, die sie Karteninhabern bieten.
Was ist eine virtuelle Kreditkarte?
Virtuelle Kreditkarte werden in der Regel von spezialisierten Zahlungsanbietern oder klassischen Bankhäusern angeboten. Diese virtuellen Karten können entsprechend ihrer Programmierung für das Bezahlen online verwendet werden. Manche Anbieter geben zusätzlich zur virtuellen Kreditkarte eine physische Plastikkarte aus, was den Anwendungsbereich der virtuellen Zahlungsmethode erweitert. Für den online Einkauf ist eine Plastikkarte aber eigentlich gar nicht nötig.
Funktionsweise virtueller Kreditkarten
Die virtuelle Kreditkarte, wie ihr Name schon vermuten lässt, ist eine Karte, die rein digital existiert. Das heißt Sie müssen nicht zwangsläufig eine „haptische“ Karte vor sich auf dem Tisch liegen haben. Wenn Sie eine virtuelle Kreditkarte anfordern, erstellt Ihnen der entsprechende Kartenanbieter folgendes Datenpaket zur Kreditkarte:
- Name des Karteninhabers oder der Karteninhaberin
- Kreditkartennummer
- Ablaufdatum und Sicherheitszahl (CVV)
Sollte die virtuelle Kreditkarte ausschließlich für eine einmalige Transaktion vorgesehen sein, werden die Karten mit einem vordefinierten Ablaufdatum versehen. Nach diesem Datum sind sie dann nicht mehr „existent“ und können nicht mehr zum Bezahlen verwendet werden.
Virtuelle Kreditkarten, kurz und bündig
Mit den virtuellen Kreditkarten können vor allem Transaktionen und Käufe im Internet durchgeführt werden, wofür diese spezielle Kartenform zu Beginn auch entwickelt wurde. Was mit rein virtuellen Karten natürlich nicht möglich ist, sind analoge Käufe im Einzelhandel um die Ecke. Mit einer zusätzlichen anonymisierten Plastikkarte, die von Anbietern ergänzend ausgegeben wird, kann diese Einschränkung ausgehebelt werden.
Kann die virtuelle Kreditkarte mit Buchhaltungssoftwares gekoppelt werden?
Virtuelle Kreditkarten sind eine Sammlung elektronischer Daten und die Inhaber dieses Datensatzes sind online zur Zahlung ermächtigt. Aufgrund dieses Charakteristikums lassen sich virtuelle Kreditkarten nicht nur mit Buchhaltungssoftware koppeln, sondern gänzlich in diese integrieren. Je nach zugrundeliegendem Softwaresystem können virtuelle Kreditkarten auch direkt aus dem ERP- oder HR-System heraus erstellt und freigegeben werden. Es gibt inzwischen einige Softwareanbieter, die die geeigneten Schnittstellen entwickelt haben, sodass virtuelle Kreditkarten problemlos in deren IT-Systemlandschaft integriert werden können.
In Kombination lassen sich so Cashflows effizient steuern und Verantwortliche behalten immer den Überblick zur finanziellen Lage des Unternehmens. Des Weiteren können Integrationen dabei helfen, dass Ausgabenrichtlinien und Zahlungslimits des Unternehmens besser beachtet werden.
Was ist für Ihr Unternehmen drin?
Bei den klassischen Kreditkarten kennen wir sicherlich alle einige der Vorteile, die diese Zahlungsmethode anderen voraushat. Dabei sind das Bezahlen weltweit und in jeder Währung sowie die verzögerte Abbuchung nur einige Beispiele von vielen. Doch wie sieht das bei den virtuellen Kreditkarten aus? Welche Vorteile bietet diese Zahlungsmethode Unternehmen?
Virtuelle Karten bieten einen höheren Sicherheitsstandard als klassische Plastikkarten. Im Gegensatz zur analogen Kreditkarte kann die virtuelle Kreditkarte weder gestohlen werden noch verloren gehen. Eine Karte aus dem Geldbeutel oder der Tasche zu entwenden, ist deutlich einfacher, als einen elektronischen Datensatz zu entwenden. Das soll nicht heißen, dass Datenklau bei virtuellen Kreditkarten grundsätzlich nicht möglich ist, es erfordert jedoch etwas mehr Finesse auf Seiten des Diebes als der „einfache“ Handtaschendiebstahl.
Verbesserte Sicherheit bei online Zahlungen
Bei vielen virtuellen Kreditkarten muss ein Guthaben aufgeladen werden, damit mit der Kreditkarte bezahlt werden kann – ähnlich wie bei Prepaid-Karten. Dementsprechend können Mitarbeitende nur das Geld ausgeben, das auch tatsächlich auf dem Konto der virtuellen Karte hinterlegt ist. Dies ist ebenfalls ein Vorteil, sollte die Karte verloren gehen. Im Falle eines Diebstahls kann keine horrende Summe abhandenkommen, sondern schlimmstenfalls der aufgeladene Geldbetrag.
Dadurch bekommen Unternehmen eine bessere Budgetkontrolle und können verhindern, dass mehr Geld ausgegeben wird, als vereinbart. Einmal aufgeladen, kann das Guthaben weltweit zur online Zahlung verwendet werden. Dies ist gerade dann vorteilhaft, wenn Mitarbeitende im Ausland unterwegs sind und kurzfristig eine Kreditkarte für einen Onlinekauf benötigen. Die virtuelle Kreditkarte kann unbürokratisch erstellt werden und der Mitarbeitende kann sie sofort nach Freigabe verwenden. Eine physische Kreditkarte hätte auch bei Eilversand deutlich länger gebraucht und hier wieder das Risiko, dass die Karte auf dem Weg zum Empfänger abhandenkommt.
Wenn Unternehmen auf die Verwendung von virtuellen Kreditkarten umsteigen, erhalten sie im Gegenzug eine Zahlungsmethode, die versatil einsetzbar ist und vor allem schnell erstellt werden kann. Dadurch, dass Mitarbeitenden nur ein Datensatz kommuniziert werden muss, verkürzt sich die Zeit zwischen Kreditkartenantrag und Kreditkartenausgabe um ein Vielfaches.
Lohnenswerte Verknüpfung mit Buchhaltungssystemen
In Verbindung mit dem richtigen IT-System können virtuelle Kreditkarten in Echtzeit und in unbegrenzter Anzahl innerhalb des Unternehmens eigenständig erstellt werden. Egal ob es um die Geschäftsreise von Herrn Mustermann nach Köln oder um den zweiten Bildschirm für Frau Musterfrau geht. Die Angestellten müssen berufliche Ausgaben nicht länger mit eigenen Mitteln vorstrecken und sparen sich darüber hinaus die nachgehende Abrechnung. Die verschlankten Prozesse sind sowohl für die Mitarbeitenden als auch die Betroffenen in HR-, Einkauf- und Finanzabteilungen erstrebenswert.
Für Privatpersonen ist das System der klassischen Kreditkarten aktuell noch interessanter. Für Unternehmen bietet die virtuelle Kreditkarte jedoch eine perfekte Ergänzung des Zahlungsportfolios. Firmen können vermeiden, dass zig unterschiedliche Firmenkreditkarten in den diversen Abteilungen liegen, ohne wirklich gebraucht zu werden. Mit der virtuellen Kreditkarte bekommt jedes Projekt, jede Abteilung und jeder Mitarbeitende genau dann die Karte, wenn sie auch benötigt wird.
Mit Expensya virtuelle Zahlungskarten erstellen und integrieren
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