Berufsauslagen und Spesenabrechnung

Werden Berufsauslagen in der Spesenabrechnung erfasst?

Als Arbeitnehmer:in haben Sie Anspruch auf eine Spesenentschädigung, hierfür muss jedoch bei der Abrechnung zwischen Berufsauslagen, Spesen und Betriebsausgaben unterschieden werden. Was zählt noch zu den Berufsauslagen und wie werden private Aufwendungen definiert? Erfahren Sie mehr zur Spesenabrechnung und wie Sie ihre Aufwendungen richtig abrechnen.

Die unterschiedlichen Auslagen und was bei der Spesenentschädigung gilt

Angestellte in der Schweiz können die für das Unternehmen getätigten Ausgaben ebenfalls erstattet bekommen. Unter den Berufsauslagen finden sich Ausgaben für die Fahrtkosten wie öffentliche Transportmittel, Fahrräder und PKWs. Auch Verpflegungsmehrkosten bei Auswärtseinsätzen und Weiterbildungsausgaben fallen unter die Berufsauslagen. Sonstige Ausgaben für Berufsbekleidung, Werkzeuge, EDV-Ausstattung, private Arbeitszimmer und Mitgliedschaften in Berufsverbänden zählen als Berufsauslage. Damit eine Ausgabe als Berufsauslage gilt, müssen diese ausschließlich für berufliche Zwecke verwendet werden.

Berufsauslagen sind eine Möglichkeit für Angestellte ihr besteuerbares Einkommen zu verringern. Jedoch gelten in der Schweiz pro Kanton unterschiedliche Regelungen, das muss bei der Spesenabrechnung auf jeden Fall vorher geklärt werden.

Auch bei den Eidgenossen:innen stellt sich die Frage nach dem Arbeitsweg. Jedoch dürfen bei den Fahrtkosten zwischen der Wohn- und Arbeitsstätte laut neuer Züricher Zeitung (2020) nur Ausgaben für den öffentlichen Nahverkehr angesetzt werden.

Bei den Verpflegungskosten werden wie in Deutschland auch Ausgaben für das Essen und Trinken auswärts angegeben. Auch wenn Unternehmen sich an diesen Kosten können bei Mehrkosten Pauschalsätze geltend gemacht werden. Die Beträge sind jedoch höher, wenn Mitarbeitende keine gesonderten Tarife oder Vorschüsse vom Arbeitgebenden erhalten. Hier ähnelt sich die Regelung den in Deutschland geltenden Kürzungen der Verpflegungspauschale. In der Schweiz wird jedoch auch pauschal gekürzt, wohingegen in der Bundesrepublik entscheidend ist, ob Frühstück, Mittagessen und Abendessen oder eine Kombination der Drei vom Unternehmen bezahlt wurde.

Berufsauslagen nicht mit Betriebsausgaben verwechseln!

Es kann schnell passieren, dass die Begriffe Berufsauslagen und Betriebsausgaben verwechselt werden. Hier muss jedoch aufgepasst werden, denn hinter den beiden Begriffen stehen unterschiedliche Konzepte.

Berufsauslagen ist ein anderes Wort für Spesen oder Mitarbeiterauslagen, die den Angestellten bei der Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit anfallen. Diese Ausgaben können dann sowohl im Homeoffice oder auf eine Dienstreise im In- und Ausland getätigt werden. Sie können vom Unternehmen in der Form von Pauschalen an Ihre Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen ausgezahlt werden. Anstatt der pauschalen Erstattung können sich Angestellte auch die tatsächlichen Kosten erstatten lassen, das geht dann in der Einkommenssteuererklärung.

Das könnte Sie auch interessieren: Physische Zahlungskarten im Umbruch, was kommt als nächstes!

Neben Investitionen, Aufwendungen können Unternehmen auch Betriebsausgaben haben. Letztere hingegen sind Ausgaben, die durch eine rein betriebliche Aktivität des Unternehmens, nicht der Angestellten, entstehen. Sie stehen in direktem Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit und sichern den weiteren Betrieb ab. Dazu zählen zum Beispiel die Personalkosten, Versicherungskosten, Ausgaben für externe Dienstleister und die Miete für Bürogebäude. Unternehmen können die Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Auch Material-, IT-, Konto- und Fortbildungskosten gehören zur Kategorie der Betriebsausgaben. Bei Betriebsausgaben vermindern deshalb den Gewinn eines Betriebes und verringern die Steuerbemessungsgrundlage. Unternehmen müssen ihre Betriebsausgaben immer mit Belegen und Rechnungen beim Finanzamt nachweisen. Wenn Unternehmen Werbegeschenke für Ihre Kunden:innen einkaufen, dürfen diese Geschenke nur bis zu einem Gegenwert von 35€ angesetzt werden. Eine genaue Auflistung der Betriebsausgaben findet sich im Einkommenssteuergesetz im Paragraf 4 und 12. Schließlich können die Betriebskosten auch in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie in die Bilanz einfließen.

Private und betriebliche Ausgaben sollten getrennt werden!

Ausgaben, die ausschließlich der privaten Lebensführung zuzurechnen sind, können in keinem Fall steuermindernd angegeben werden. Nur wenn die gemischte Aufwendung eine Mitveranlassung von unter 10% hat, können sie angegeben werden. Vor allem die Kosten für Fahrzeuge, Geschäftsreisen und Telefon Abos müssen aufgeteilt werden. Wenn Angestellte die Betriebsausgaben selbst angeben, muss die Richtigkeit der Ausgaben nachgewiesen werden. Bei dubiosen Ausgaben oder falsch erfassten Aufwendungen kann sich das Finanzamt im Zweifelsfall auf Schätzungen berufen.

Ausgaben, die zum Teil auch privat veranlasst sein könnten, wie zum Beispiel Geschenke, Verpflegung und Homeoffice, müssen getrennt aufgezeichnet und angegeben werden. Gerade Selbstständige müssen beim Absetzen von Betriebsausgaben aufpassen, dass sich keine rein privaten Ausgaben in die Abrechnung einschleichen. Die Reisekosten, die ein Angestellter mit dem Geschäftswagen zurücklegt, sind oft gemischt. Damit bei der Abrechnung später keine Fehler unterlaufen, werden von vielen Unternehmen Fahrtenbücher gefordert. Sie sollen Auskunft über den Fahrtentyp der zurückgelegten Strecken Auskunft geben. Eine andere Lösung bei der Verrechnung von privaten Fahrten mit dem Dienstwagen ist die Ein-Prozent-Regelung.

Mit Expensya steuern Sie Berufsauslagen im Handumdrehen

Wenn Angestellte die Berufsauslagen über eine Reisekostenabrechnung erstattet bekommen und Unternehmen ohne digitale Programme arbeiten, wird die Kostenerstattung schnell mühsam. Belege müssen im Büro aufbewahrt und gesammelt und die Pauschalen richtig berechnet werden. Oft erstellen Angestellte mehrere Versionen, bis die Spesenabrechnung vollständig ist und eingereicht werden kann. Dieser Verwaltungs-Horror muss nicht sein! Intelligente SaaS-Tools zur Ausgabenverwaltung wie Expensya nehmen der Reisekostenabrechnung ihren Schrecken. Angestellte erhalten die nötige Autonomie, um ihre Ausgaben selbst zu erfassen und direkt zur Abrechnung einzureichen. Das Unternehmen profitiert von einer verbesserten Kontrolle und den richtigen Tools, um die Geschäftsausgabenverwaltung unternehmensweit zu automatisieren.

Eine automatisierte Lösung

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert