Wie berechnet man die Kilometerpauschale? rechner 2023

Die Kilometerpauschale – Schreckensgespenst und Heilsbringer zugleich. Wird Sie richtig angewendet, kann Sie Mitarbeitenden wesentliche Vorteile bringen. Die Kilometerpauschale soll den Mitarbeitenden eigentlich das Leben erleichtern und ihnen dabei helfen die Kosten für zurückgelegte Kilometer einer Geschäftsreise einfacher zurückzubekommen. Jedoch ist die Berechnung der Kilometerpauschale nicht immer intuitiv und es sind einige Besonderheiten zu beachten.

Es ist an der Zeit die Funktionsweise der Kilometerpauschale und die Tricks bei ihrer Berechnung zu enthüllen. Bevor wir tiefer in die Berechnung eintauchen, klären wir zuerst einmal was in Deutschland eigentlich mit der Kilometerpauschale gemeint ist.

Was versteht man unter der Kilometerpauschale?

Die Kilometerpauschale gehört zu den erstattungsfähigen Reisekosten, hierunter fallen neben den Pauschalbeträgen für Übernachtung auch der Verpflegungsmehraufwand und Fahrkosten bei Auswärtstätigkeiten. Bei einer beruflichen Reise können dem Mitarbeitenden somit auch die entstandenen Fahrtkosten zurückerstattet werden. Seit dem 01ten Januar 2021 gilt ein neuer Pauschalsatz von 0,35 € ab dem 21ten Kilometer einer Dienstreise. Dieser Betrag löst den bis dato gültigen Pauschalsatz von 0,30 € ab.

Grundsätzlich wird in Deutschland zwischen zwei Sachverhalten unterschieden. Zum einen die Fahrt zur ersten Tätigkeitstätte, die vor allem für Pendler/-innen relevant ist. Zum anderen Fahrten, die mit einer beruflichen Auswärtstätigkeit verbunden sind.

Beim ersten Fall würden wir umgangssprachlich eher von einer Pendelpauschale sprechen. Für das tägliche Pendeln zwischen Arbeit und Wohnung kann eine Entfernungspauschale angesetzt werden. Dieser Pauschalbetrag kann jedoch nur einmal abgerechnet werden, d.h. für die einfache Wegstrecke zwischen Arbeits- und Wohnstätte (pro Arbeitstag). Die Aufwendungen fürs Pendeln tragen Mitarbeitende grundsätzlich selbst, können sie aber bei der Steuererklärung als Werbekosten geltend machen. Laut Steuergesetz gilt hier ein Höchstbetrag von 4500€ pro Kalenderjahr

Im zweiten Fall tätigt ein Mitarbeitender eine geschäftlich bedingte Fahrt mit seinem privaten Fahrzeug. Damit der Mitarbeitende die entstandenen Kosten dieser Fahrt nicht selbst begleichen muss, können ihm diese Kosten in der Reisekostenabrechnung zurückerstattet werden. Die Kilometerpauschale greift also für dienstlich veranlasste Fahrten außerhalb des regelmäßigen Arbeitsplatzes. In diesem Fall gilt keine Obergrenze und es werden Kosten für Hin- und Rückweg der Dienstreise erstattet.

Wie funktioniert die Berechnung der Kilometerpauschale in Deutschland?

Sie sollten sich für eine Abgrenzung der Kilometerpauschale in Deutschland die oben beschriebenen, zwei essenziellen Fallunterscheidungen merken. Es können in Deutschland einerseits Pauschalbeträge fürs tägliche Pendeln zur Arbeit steuerlich geltend gemacht werden (Pendlerpauschale) und andererseits Pauschalbeträge bei dienstlich veranlassten Fahrten zurückerstattet werden (Kilometerpauschale).

Warum Sie die Kilometerpauschale unbedingt berücksichtigen sollten

Für viele deutsche Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gehören Auswärtstermine zum täglichen Geschäft. Die beruflichen Auswärtstermine können jedoch nicht immer mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder anderen Beförderungsformen erreicht werden. So kann es dazu kommen, dass Ihr Mitarbeitender mit einem privaten Fahrzeug geschäftlich unterwegs ist. Die Aufwendungen, die Ihrem Mitarbeitenden bei dieser Geschäftsreise mit dem privaten PKW entstehen, können rückerstattet werden. Das ist wichtig, da ihre Mitarbeitenden eher motiviert sind mit privaten Beförderungsmitteln zu einem möglicherweise absolut notwendigen Kundentermin z.B. einem Vertragsabschluss zu fahren. Denn wenn Mitarbeitende auf diesen Fahrtkosten sitzen bleiben, wird sicherlich auch die Bereitschaft zu solchen Fahrten sinken. Dies wirkt sich dann natürlich negativ auf das Unternehmen aus.

Als Unternehmen sind Sie gesetzlich nicht dazu verpflichtet Ihren Mitarbeitenden die Reisekosten zurückzuerstatten. Unternehmen können gemäß den Standards des Reiskostengesetzes entweder einen niedrigeren Betrag bei der Rückerstattung wählen oder ganz auf die steuerfreie Rückerstattung verzichten. Sollten Sie jedoch Wert auf zufriedene Mitarbeitende legen, ist letzteres nicht sehr empfehlenswert. Für Unternehmen ist es ratsam die Kilometerpauschale zu berücksichtigen.

Falls Ihnen die Fahrzeugkosten einer geschäftlichen Fahrt nicht vom Arbeitgeber zurückerstattet werden, können Sie diese als Werbekosten (Reisekosten einer betrieblich veranlassten Reise) geltend machen.

Wichtige Elemente bei der Kilometerpauschale

Die Fahrten müssen zudem außerhalb der üblichen betrieblichen Arbeitsstätte angefallen sein. Eventuelle Kosten, die dem Mitarbeitenden im Rahmen solcher geschäftlichen Fahrten anfallen, können dann mithilfe der Kilometerpauschale zurückerstattet werden. Wichtig ist dabei, dass die Fahrt beruflich veranlasst ist und nicht als rein private Fahrt kategorisiert werden kann. Denn die Kilometerpauschale gilt immer dann, wenn Mitarbeitende private Fahrzeuge für berufliche Fahrten verwenden.

Die Kilometerpauschale ist abhängig vom verwendeten Fahrzeug, d.h. es ist für die Anwendung der Pauschale entscheidend, ob Sie besipielsweise mit dem privaten PKW oder Motorrad gefahren sind. Sollten Sie jedoch mit dem Taxi oder Flugzeug angereist sein, greift die Kilometerpauschale nicht. Bei einer Flugreise oder Taxifahrt wird oft mit Unternehmenskreditkarten bezahlt und die Kosten so bereits zu 100 % vom Arbeitgeber übernommen. Sollte der Mitarbeitende in Vorleistung gegangen sein, dann werden die Kosten im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung erstattet.

Für das Finanzamt ist es außerdem wichtig, dass Sie für die geschäftliche Reise die kürzeste Verbindung verwendet haben. Sollten Sie eine längere aber eventuell zeitsparendere Route gewählt haben, muss das gegebenenfalls beim Finanzamt gerechtfertigt werden.

Wie berechnet man die Kilometerpauschale in Deutschland?

Laut Einkommenssteuergesetz können Kosten, die dem Arbeitnehmer für Fahrten zwischen seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte entstehen mit einer Pauschale von 0,35 Euro pro Kilometer angesetzt werden. Bei der Pendlerpauschale oder Entfernungspauschale darf jedoch ein maximaler Betrag von 4500 Euro pro Kalenderjahr nicht überschritten werden. Beim Pendeln kann pro Arbeitstag nur eine einfache Wegstrecke zwischen privatem Wohnort und der Arbeitsstelle geltend gemacht werden. Auch wenn Sie einen Hin- und Rückweg hatten.

Die Höhe der Kilometerpauschale, die sie in Deutschland geltend machen können, richtet sich nach der zurückgelegten Strecke. Dabei ist es nicht entscheidend, ob die Fahrt im In- oder Ausland gemacht wurde. Seit einigen Jahren können für mitgenommene Passagiere, Kleintransporter und Lastkraftwägen keine höheren Beträge mehr angesetzt werden. Ebenfalls sind die Pauschalen für Aufwendungen von Fahrrädern weggefallen.

Seit dem ersten Januar 2021 gilt für die ersten 20 Kilometer einer beruflichen Reise eine Kilometerpauschale von 0,30€/km. Ab dem 21ten Kilometer einer Dienstreise gilt eine Pauschale von 0,35€/km. Wenn Sie mit einem privaten PKW gefahren sind, gilt derzeit eine Kilometerpauschale von 0,35 Euro pro Kilometer. Wenden wir diese Pauschale für unseren Mitarbeitenden Max an, dieser ist für eine Geschäftsreise mit seinem privaten PKW von Stuttgart nach München gefahren. Die Fahrtstrecke für Hin- und Rückweg dieser Reise beträgt 520 Kilometer. Max könnte bei den Fahrtkosten einen Pauschalbetrag von 10 x 0,30 + 510 x 0,35 Euro = 181,50 Euro geltend machen.

Wir merken uns also, dass bei geschäftlichen Fahrten mit privaten Verkehrsmitteln für die ersten 20 Kilometer 0,30€/km und ab dem 21ten Kilometer 0,35€/km Kilometerpauschale gelten.

kilometerpauschale rechner 2023

Die Kilometerpauschale und Arbeitnehmer/-innen

Wenn Reisekosten nicht vom Unternehmen zurückerstattet werden, dann können Arbeitnehmende die Fahrtkosten in der Einkommenssteuer ansetzen. Hierfür sind jedoch einige Formulare von Nöten und es bedarf eines gewissen Knowhows bei der Steuererklärung. Grundsätzlich fallen diese Aufwendungen unter die Werbungskosten. Weitere Angaben, die der Mitarbeitende hier erfassen muss, sind beispielsweise die Adresse des Unternehmens, die Tätigkeitsstätte, der Tätigkeitszeitraum, die Summe der Urlaubs- oder Krankheitstage, etc. Die Entfernungspauschale wird dann vom Finanzamt berechnet, unter der Voraussetzung, dass alle Angaben und eventuell bereits erstattete Beträge richtig erfasst wurden. Ein komplexer Prozess, mit vielen Zetteln, Berechnungen und Formularen.

All das geht einfacher mit der Kilometerpauschale! Diese kann direkt im Anschluss an eine Geschäftsreise vom Arbeitgeber zurückerstattet werden und erspart dem Mitarbeitenden das mühsame Einpflegen in die Steuererklärung.

Die Kilometerpauschale und der Staat

Die Pendelpauschale kann in der Steuererklärung unter den Werbekosten angegeben werden. Diese wird von den Jahreseinkünften des Arbeitnehmenden abgezogen, sodass sich das zu versteuernde Einkommen schmälert. Hier gilt jedoch eine Obergrenze von 4500 Euro pro Jahr.

Wie bereits angesprochen, verpflichtet der deutsche Gesetzgeber den Arbeitgeber nicht dazu, die Reisekosten seiner Mitarbeitenden zu erstatten. Dennoch gehört die Anwendung der Kilometerpauschale zur üblichen Geschäftspraxis. Sie ist sowohl aus Unternehmenssicht als auch für die Mitarbeitenden vorteilhaft. Zeitersparnis, einfachere und effektivere Prozesse sowie zufriedenere Gesichter bei allen Beteiligten des Prozesses vom -Geschäftsreisenden, Genehmiger bis hin zur Buchhaltung.

Expensya, eine Lösung die Ihnen die Berechnung der Kilometerpauschale erleichtert

Die Kilometerpauschale bleibt auch im Jahr 2021 ein sehr komplexes Thema, das sowohl für Unternehmen als auch Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen wichtig ist. Die korrekte Berechnung ist nicht immer intuitiv, daher lohnt sich ein Umstieg auf eine automatisierte Lösung zur Verwaltung der Kilometerpauschale und weiterer Geschäftsausgaben. Mit Expensya können Sie Ihre Reisekostenabrechnungen mühelos verwalten, Geschäftsessen, Flugtickets, Hotelreservierungen, Taxis und alles andere. Die Anwendung Expensya berechnet die Kilometerpauschale anhand stets aktualisierter Sätze automatisch. So gelingt die Berechnung der Kilometerpauschale im Handumdrehen! Sparen Sie sich wertvolle Zeit und konzentrieren Sie sich wieder auf die wirklich wichtigen Dinge im Unternehmen. Mit dem Probeabonnement testen Sie die Funktionalitäten von Expensya 30 Tage lang kostenlos und können direkt mit einer neuen Geschäftsausgaben-Verwaltung in Ihrem Unternehmen starten.