Digitaler Jahresabschluss, so geht's

Wie funktioniert ein digitaler Jahresabschluss für Unternehmen?

Damit ein Jahresabschluss korrekt erstellt werden kann, benötigen die Verantwortlichen umfangreiches Knowhow sowohl bei den handelsrechtlichen als auch den steuerrechtlichen Anforderungen. Ein:e CFO steht bei der Bilanzierung immer wieder im Spannungsfeld der Frage, ob vorrangig die Steuerlast gesenkt oder die wirtschaftliche Stärke des Unternehmens hervorgehoben werden sollte. Welche Vorteile bringt die Umstellung auf den digitalen Jahresabschluss und welche Eckpunkte müssen berücksichtigt werden?

Was ist ein digitaler Jahresabschluss?

Der digitale Jahresabschluss wird auch E-Bilanz genannt und bezeichnet die Zusammenstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung in digitalem Format. Seit bereits fast 10 Jahren sind alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland dazu verpflichtet ihre Bilanz auf elektronischem Weg ans Finanzamt zu übermitteln. Verpflichtet sind alle Kaufleute nach HGB, die keine rechtliche Befreiung zur Abschlusserstellung haben, die Gewerbetreibenden sowie Land- und Forstwirte, die freiwillig oder nach AO zur Bilanzerstellung verpflichtet sind, sowie Selbstständige, die freiwillig eine Bilanz erstellen. Die rechtliche Grundlage zur E-Bilanz regelt Paragraf 5 des Einkommenssteuergesetzes, wobei die Inhalte und einzelnen Vorgaben der Finanzbehörden obliegen. Der Hauptunterschied zwischen klassischen Papierbilanzen und den digitalen Jahresabschlüssen liegt also in der digitalen Übermittlung der Abschlussdaten.

Die digitale Bilanz muss bei der Gründung oder Auflösung eines Unternehmens, bei veränderten Gewinnermittlungsformen sowie beim Jahresabschluss erstellt werden.

Zur Übermittlung ihrer Jahresabschlüsse an Banken und Sparkassen können Unternehmen seit einiger Zeit auch den Digitalen Finanzbericht verwenden, dieser vervollständigt die bereits in Kraft getretene E-Bilanz. Mit dem digitalen Finanzbericht als genormtes, digitales Übermittlungsverfahren können die digitalen Finanzprozesse eines Unternehmens vervollständigt werden. Das Verfahren des Digitalen Finanzberichts ist für alle Ersteller:innen von Jahresabschlüssen interessant – egal ob es sich dabei um kleine oder große Unternehmen handelt. Dieses Verfahren steht seit April 2018 bundesweit zum Verschicken und Erhalten des Digitalen Finanzberichts an teilnehmende Banken zur Verfügung.

Der digitale Finanzbericht ist eine standardisierte Methode zur Datenverarbeitung und -Übermittlung, die von Banken und Sparkassen angeboten wird. Mit dem digitalen Finanzbericht können alle erstellenden Personen eines Jahresabschlusses, egal ob Unternehmen oder Selbstständige, ihre Finanzberichte digital einreichen. Steuerkanzleien und Steuerberater:innen können auch als DiFin-Sender für Ihre Klienten:innen auftreten.

Mehr zur Digitalisierung von Finanzdokumenten und der E-Bilanz gibt’s in diesem Artikel

Die Vorteile von digitalen Jahresabschlüssen

Durch die Umstellung auf digitale Jahresabschlüsse können die Prozesse zur Abgabe der Finanzberichte vereinheitlicht werden. Unternehmen können ihren Bericht in digitaler Form an die Finanzbehörden sowie an Banken und Sparkassen übergeben. Dank der Digitalisierung müssen die Berichte nicht mehr in Papierform erstellt und eingereicht werden und Unternehmen sparen sich Zeit und Geld bei diesem Prozess. Mit digitalisierten Prozessen wird oftmals auch eine Standardisierung erreicht, wodurch unnötige, doppelte Arbeitsschritte aufgedeckt und eliminiert werden können. Ein weiterer Vorteil der digitalen Jahresabschlüsse ist, dass die Bearbeitungszeit verkürzt wird.

Die Finanzbuchhaltung ist einer der wichtigen Grundbausteine einer Firma und essenziell für den Unternehmenserfolg. CFOs brauchen jederzeit eine Übersicht zu Einnahmen, Ausgaben und allen Zahlungs- und Transaktionsflüssen innerhalb eines Unternehmens. Innovative und automatisierte Tools können eine erhöhte Transparenz schaffen, indem Belege und Ausgaben in Echtzeit erfasst und verarbeitet werden und die Daten direkt zu Analysezwecken vorliegen.

Softwaretools beschleunigen Digitalisierungsprojekte in der Buchhaltung

Moderne Softwaretools zur Finanzverwaltung und Ausgabenmanagement können Digitalisierungsprozesse in Unternehmen vorantreiben. Buchhalter:innen erstellen die Bilanz mit wenigen Klicks im Tool unter Berücksichtigung der Handels- und Steuerbilanz. Die erfassten Daten sind schnell und unkompliziert geprüft und können nach einer Validierung direkt elektronisch verschickt werden. Fehlerquoten in der E-Bilanz können dank einer Vorabkontrolle im Spesentool auf Null gesenkt werden. Dank integrierten All-In-One-Lösungen wie Expensya gewinnen Unternehmen einen wahren Mehrwert durch eine gesteigerte Effizienz bei der Geschäftsausgabenverwaltung. Dadurch dass Daten einfach in Buchhaltungstools integriert werden können sind alle benötigten Informationen zur E-Bilanz in Echtzeit verfügbar.

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