Wie Sie Fahrtkosten richtig absetzen

Wie kann man Fahrtkosten in der Buchhaltung absetzen?

Wenn Sie in Deutschland bei einem Unternehmen angestellt sind oder selbstständig arbeiten, können Sie Ihre Ausgaben für dienstliche und teilweise auch private Fahrten absetzen. Auch Unternehmen können die Aufwendungen, die Mitarbeitenden für Fahrten zur Arbeit oder bei dienstlich veranlassten Fahrten entstanden sind, steuerlich absetzen. Jedoch unterscheidet sich die Art und Weise des Abzugs für Arbeitnehmer von jenem für Unternehmen und Selbständige.

Die Anleitung zum Absetzen von Reisekosten in Ihrer Buchhaltung

Werfen wir erst einmal einen Blick auf die Ausgaben, die zu den Fahrkosten gehören. Danach gehen wir auf die unterschiedlichen Möglichkeiten ein, die sich beim Absetzen von Reisekosten bieten: für Arbeitgeber und Mitarbeiter.

Welche Ausgaben können als Fahrtkosten gelten?

Ganz allgemein gehören zu den Fahrtkosten erst einmal alle Aufwendungen, die Arbeitnehmern oder Selbstständigen für geschäftlich bedingte Reisen oder die Fahrten zur Arbeitsstätte entstanden sind. Wie Sie Ihre Fahrtkosten berechnen können und welche aktuellen Kilometerpauschalen für Geschäftsreisen im Jahr 2021 gelten, haben wir Ihnen hier erklärt. Fahrtkosten können Sie in Deutschland entweder mit den tatsächlichen Kosten oder mithilfe der Kilometerpauschale abrechnen.

Fahrtkosten können für beruflich bedingte Fahrten mit dem eigenen PKW, öffentlichen Transportmitteln, Dienstwagen oder in Fahrgemeinschaften geltend gemacht werden. In Zusammenhang mit dem verwendeten Fahrzeugtyp und den zurückgelegten Kilometern verändert sich die Höhe des anzusetzenden Betrags.

Wie Sie Ihre Reisekosten richtig berechnen

Steuerlich können Fahrtkosten in drei Kategorien fallen. Wenn Sie selbstständig arbeiten oder Arbeitnehmer eines Unternehmens sind, können Sie Fahrten zum Arbeitsplatz als Werbungskosten geltend machen. Diese Fahrtkosten werden umgangssprachlich auch als Pendlerpauschale bezeichnet.

Als Unternehmer können Sie Fahrten zu Kunden, Dienstreisen und die damit verbundene Aufwendungen Ihrer Mitarbeitenden, als Betriebsausgaben ansetzen. Die Fahrtkosten, die Angestellten im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit entstehen, z.B. Fahrtkosten für Dienstreisen, werden Mitarbeitenden in der Regel voll vom Unternehmen erstattet. Dementsprechend müssen sich Unternehmen auf jeden Fall mit dem Absetzen von Fahrtkosten auseinander setzen.

Auch für Selbstständige bietet sich die Option Fahrtkosten, die die Pauschalbeträge der Werbungskosten überschreiten als Betriebsausgaben abzusetzen. Wenn Fahrtkosten aufgrund einer Krankheit der eigenen Person oder eines nahen Angehörigen entstehen, können Sie diese als Sonderaufwendung absetzen.

Wie kann das Unternehmen Reisekosten verwalten?

Unternehmen klären im Regelfall zuerst, welchem Vermögen die verwendeten Fahrzeuge zuzuordnen sind. Sind die Fahrzeuge Teil des privaten Vermögens oder des Betriebsvermögens? Bei dieser Kategorisierung wird abgewogen, wann und wie ein Firmenwagen verwendet wird. Bei einer betrieblichen Nutzung des Fahrzeugs von einem Zehntel gehört es ins private Vermögen. Wird das Fahrzeug zu mehr als der Hälfte der Zeit geschäftlich verwendet, wird es als Firmenwagen klassifiziert und gehört zum Betriebsvermögen. Liegt die betriebliche Nutzung des Fahrzeugs zwischen 10 und 50 Prozent, steht dem Unternehmen die jeweilige Zuordnung frei.

Wenn ein Fahrzeug zum Privatvermögen gehört, werden Fahrtkosten mit der Kilometerpauschale in den Werbungskosten abgerechnet. Anders ist dies beim Betriebsvermögen, hier können Fahrzeuge als Betriebskosten abgerechnet werden.

Welche Regeln gibt es für den Fahrtkostenabzug in Deutschland

Fahrtkosten absetzen – Selbstständige und Unternehmen

Unternehmen und Selbstständige können Fahrtkosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Die Betriebsausgaben fließen in die jährliche GuV und mindern den Gewinn des Unternehmens.

Unternehmen können sich auch dafür entscheiden ihren Mitarbeitenden einen Fahrtkostenzuschuss für den Weg zur Arbeit zu zahlen. Der Fahrtkostenzuschuss hat im Vergleich zu klassischen Lohnerhöhungen steuerliche Vorteile für die Mitarbeitenden und den Arbeitgeber. Denn hier fallen lediglich 15 Prozent Lohnsteuer ohne Sozialabgaben an. Der Fahrtkostenzuschuss ist darüber hinaus komplett von den Betriebsausgaben abzugsberechtigt.

Fahrtkosten absetzen – Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen

Mitarbeitende können Ihre Fahrtkosten mithilfe der Kilometerpauschale, die auch Pendlerpauschale oder Entfernungspauschale genannt wird, in den Werbungskosten absetzen. Bei der pauschalen Abrechnung ist wichtig, dass der aktuell gültige pauschale Betrag verwendet wird. Seit dem 01. Januar 2021 gilt ein pauschaler Betrag von 0,35 Eurocents pro Kilometer (für die ersten 20 Kilometer). Wenn Sie sich nicht auf Dienstreisen befunden haben, kann nur der einfache Weg zur Arbeit und nicht der Hin- und Rückweg geltend gemacht werden. Bei der Steuererklärung erkennt das Finanzamt auf Basis der tatsächlichen Arbeitstage zwischen 220 Fahrten bis zu 280 einfache Fahrten zur ersten Arbeitsstätte anerkannt.

Schon bei der Routenplanung muss darauf geachtet werden, dass man die kürzeste Strecke für die Fahrt wählt. Längere Fahrtstrecken bzw. Umwege oder Abweichungen werden einzig dann anerkannt, wenn Sie beachtliche Zeitersparnisse einbringen oder anderweitig begründet werden können.

Wie Sie Reisekosten in der Praxis absetzen

Wenn Sie in Deutschland bei einem Unternehmen angestellt sind oder selbstständig arbeiten, können Sie Ihre Ausgaben für dienstliche und u.U. auch private Fahrten von der Steuer absetzen. Die folgenden Punkte sollten Sie jedoch auf jeden Fall berücksichtigen.

Sie sollten sich im Klaren über den Fahrweg und Ihre erste Tätigkeitsstätte sein. Ausgangspunkt der Berechnung ist in der Regel der Hauptwohnsitz (bei Pendlerpauschalen) und bei Dienstreisen die regelmäßige Arbeitsstätte des Arbeitnehmers. Außerdem sollte darauf geachtet werden die kürzeste Verbindung zwischen zwei Orten zu wählen. Gerade wenn Sie eine Pendlerpauschale ansetzen wollen, sollten Sie auf kürzester Entfernung zwischen Ihrem Wohnort und Arbeitsort unterwegs gewesen sein. Abweichungen von dieser Regel, müssen dem Finanzamt gegenüber gerechtfertigt werden. Weitere Ausnahmen gelten bei Fahrgemeinschaften, doppelter Haushaltsführung und der drei-Monats-Regel.

Wie bereits angesprochen können Fahrtkosten anhand der tatsächlichen Ausgaben oder pauschal berechnet werden. Das Abrechnen per Kilometerpauschale ist sicherlich die einfachste Methode, um seine Fahrtkosten zu berechnen, abzurechnen und in der Folge abzusetzen. Die Kilometerpauschale gilt für einfache Fahrten mit privaten PKWs von der Wohnung zur Arbeit sowie für andere beruflich bedingte Fahrten mit privaten Fahrzeugen. Die Pauschale wird, wie ihr Name bereits vermuten lässt, pro zurückgelegtem Kilometer berechnet. Die geltenden Pauschalsätze werden jährlich vom Bundesministerium für Finanzen aktualisiert und veröffentlicht. Zur genauen Berechnung der Kilometerpauschale, lesen Sie sich doch unseren Blogartikel dazu durch.

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