In den letzten Jahren hat eine regelrechte digitale Revolution stattgefunden. Dieser Wandel betrifft inzwischen alle Unternehmen und Wirtschaftszweige. Die Digitalisierung und Dematerialisierung bringen zahlreiche Vorteile mit sich und transformieren ein breites Anwendungsspektrum von der Prozessautomatisierung, vorausschauende Analysen bis hin zur Zentralisierung von Informationen und viele mehr.
Die digitale Transformation führt zur Digitalisierung zahlreicher interner Geschäftsprozesse sowohl im Rechnungswesen als auch im Spesenmanagement. Sie betrifft folglich alle Sektoren und Unternehmen. Sie geht über die reine Implementierung einer Technologie hinaus und wirkt sich auf die Organisation sowie die Unternehmenskultur aus.
Was bedeutet eigentlich Dematerialisierung?
Mit dem Begriff Dematerialisierung wird die Umwandlung von physisch vorhandenen Daten und Informationen in digitale Formate beschrieben. Haptisch vorhandene Filme, Bilder oder Aufnahmen werden in Datensätze konvertiert. Diese digitalen Datensätze werden häufig auf einem Datenträger oder Server gespeichert. In der Theorie des digitalen Darwinismus fällt der Begriff Dematerialisierung, in dieser Logik sterben Unternehmen und Branchen aus, die sich dem Digitalisierungsdruck nicht beugen.
Und jetzt zur Digitalisierung, was versteht man darunter?
Die Dematerialisierung geht Hand in Hand mit der Digitalisierung, wenn physisch verarbeitete und gespeicherte Daten in digitale Formate übergehen. Die Digitalisierung beschreibt nicht nur die Auflösung von physischen Informationen, sondern vielmehr seine Einbindung in ein zuverlässiges Informationssystem. Diese kann in manchen Unternehmen mit der Implementierung eines neuen Softwaretools ausgelöst werden. Mithilfe entsprechender Softwares können Daten von einem physischen Trägermedium (z. B. Papier) auf ein digitales Medium übertragen werden. Der Digitalisierung beschreibt den kompletten Prozess und nicht nur das Scannen und reine Entmaterialisieren eines Dokuments. Ein digitalisierter Prozess umfasst die Erstellung des Dokuments, über seine Validierung bis hin zur abschließenden Archivierung.
Einige ExpertenInnen prognostizieren gar, dass durch die Digitalisierung alle physischen Produkte durch digitale Lösungen abgelöst werden. Wenn Dematerialisierung und Digitalisierung richtig kombiniert werden, können die Grenzkosten in der Produktion in einigen Bereichen und Branchen auf nahezu null gesenkt werden.
Veränderte Haltung von Unternehmen zur Dematerialisierung
Fintech Unternehmen und vor allem die Teams bei Expensya glauben an das Potenzial automatisierter Prozesse. Automatisierte Arbeitsabläufe kommen nicht nur dem Unternehmen, sondern auch den Mitarbeitern zugute. Einzelne Arbeitsschritte, die früher mühsam und zeitaufwändig waren, können heute dank intelligenter Managementsysteme in Sekundenschnelle und mit wenigen Klicks erledigt werden.
Während der Pandemie haben viele Unternehmen auf das Homeoffice gesetzt. Hier war es von Vorteil, wenn bereits vor der Pandemie entsprechende Lösungen eingeführt und in die tägliche Arbeit integriert worden waren. So hatten die Mitarbeitenden in der neuen Situation bereits bekannte und erprobte Tools zur Hand und konnten auch von zu Hause aus auf wichtige Dokumente zugreifen und über virtuelle Plattformen an Besprechungen teilnehmen. Mit unterschiedlichen Tools wie Zoom, Skype oder Microsoft Teams ist das Homeoffice heute einfacher geworden, genau wie auch der Verzicht auf Papier. Zusammenkünfte im Büro und unter KollegInnen sind dennoch für das „Teambuilding“ wichtig. Der persönliche Austausch und Interaktion unter Mitarbeitern bleiben für das Management 3.0 von Bedeutung und sollten nicht vernachlässigt werden.
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Nachhaltigkeitsaspekte zählen auch bei Digitalisierung
Welchen Beitrag leistet die Dematerialisierung eigentlich für die ökologische Nachhaltigkeit? Werden durch Technologien Ressourcen tatsächlich weniger verbraucht und sparsamer eingesetzt? Nur einige vieler Fragen, die man sich im Zusammenhang mit Digitalisierung, Dematerialisierung und Nachhaltigkeit stellen kann.
Die Schattenseite der Digitalisierung ist oft ein steigender Bedarf an neuen Technologien und ein erhöhter Ressourcenverbrauch, insbesondere an Energie und seltenen Erden. Um dem entgegenzuwirken, werden systemische Ansätze in Politik und Wirtschaft benötigt. So kann sichergestellt werden, dass bei der Digitalisierung ein nachhaltiger Umgang mit Ressourcen beachtet wird. Ohne Frage braucht es bei der dezentralen und erneuerbaren Energieerzeugung eine digitale Steuerung. Die Algorithmen dieser Technologien zur digitalen Steuerung sollten sich am Gemeinwohl ausrichten und ein Teilhaben aller Interessensgruppen ermöglichen. So kann garantiert werden, dass Machtgefälle bei der nachhaltigen Digitalisierung und Interessenskonflikte einzelner Stakeholder:innen ausgeglichen werden.
Effizienz steigernde Innovationen als Ergebnis interaktiver Prozesse
An Innovationen arbeiten unterschiedlichste Akteure zusammen und treiben so die Transformation der bestehenden Systeme in Wirtschaft und Gesellschaft voran. Die Digitalisierung stellt ganz klar einen Gewinn an Effizienz für Unternehmen und die Wirtschaft dar. Heute können viele Arbeits- und Geschäftsabläufe durch Automatisierung optimiert werden. Die neueste Generation von Lösungen zur Digitalisierung wie Expensya ermöglichen es, unnötige Reisen erheblich zu reduzieren und beispielsweise intern und mit KundenInnen über Zoom oder Teams zu kommunizieren. Die Verwaltung von internen Abläufen erfolgt in Echtzeit über mobile Anwendungen und die Datenarchivierung ist heute in der Cloud möglich. Mit Expensya können Abrechnungen, Dienstreiseanträge und Zahlungskarten aus der Ferne validiert und selbst sehr umfangreiche Dokumente über Teams geteilt werden ohne sie auszudrucken. Dies verringert unnötige Reisen ins Büro, Ausrucken von Papier und spart Ressourcen.
Verbesserte Datenanalysen und Prognosemodelle auch für Nachhaltigkeit entscheidend
Gerade der richtige Umgang mit Ressourcen und das Recycling verbrauchter Rohstoffe werden in Zukunft noch wichtiger werden. Auch bei der Analyse von Daten und der Erstellung von Prognosemodellen spielt die Digitalisierung eine wichtige Rolle. Digitale Lösungen und IT-Systeme können z. B. die Verarbeitung von Erkenntnissen über Klimavorgänge verbessern. Nur auf der Grundlage der Analyse großer Datenmengen lassen sich die Auswirkungen der Digitalisierung auf Wirtschaft und Umwelt vorhersagen. Damit aber der deutsche Mittelstand das Potenzial der Digitalisierung voll ausschöpfen kann, müssen auch die Zulieferer effizienter werden und ihre Umweltbilanz verbessern.
Die Kombination von künstlicher und menschlicher Intelligenz kann als Co-Creation verstanden werden, bei denen die Künstliche Intelligenz die Geschwindigkeit und Genauigkeit in der Datenverarbeitung erhöht, der Mensch jedoch seine ihm einzigartige Intelligenz und Kreativität einbringt. Dies erlaub Unternehmen noch besser auf Kundenwünsche einzugehen und ihnen einen maßgeschneiderten Service anzubieten. Künstliche Intelligenz ist daher ein Werkzeug zur Unterstützung bestimmter Routineaufgaben, damit sich Unternehmen auf das Wesentliche konzentrieren können: ihr Kerngeschäft und ihr Wachstum. Durch die Automatisierung bestimmter Prozesse kann die Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine als ein echter Effizienzfaktor wie auch Impuls für einen schonenderen Umgang mit unserem Planeten erlebt werden.
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