Software implementieren KMUs

Wie KMUs Software-Tools richtig implementieren

Die Implementierung von neuen Software-Tools stellt so manches Unternehmen vor eine große Herausforderung. Für die erfolgreiche Einführung der neuen Software sollten im Change Projekt die richtigen Strukturen und Erwartungen geschaffen werden. Darüber hinaus müssen auch die richtigen Ressourcen für das Projektteam vorhanden sein, sowohl in Form von Personal, Technik als auch Wissen.

Was versteht man unter Implementierung?

Einige Synonyme des Begriffs Implementierung sind Durchführung, Einrichtung, Realisierung oder Umsetzung. Die Implementierung bezeichnet im Kontext von Softwareentwicklungen in der Regel die Umsetzung von Konzepten in Code. Die Wirtschaftsinformatik spricht bei der Implementierung von der Übersetzung logischer Modelle in physische und das alles wiederum mithilfe neuer Technologien.

Das Implementieren einer Software ist schließlich das aktive Umsetzen und Einbetten eines Systems in und mit vorhandenen Systemen und Prozessen.

Ganzheitliches Projektmanagement bei Veränderungsprozessen in der IT

Klassischerweise bestehen IT-Ökosysteme in Unternehmen aus diesen drei Komponenten: der Speicherung (engl. storage), Ausführung (engl. compute) und dem Netzwerk. Eine Implementierung erfolgt deshalb unter einem vorhandenen Betriebssystem und in einer bestimmten Programmiersprache. Die Softwareimplementierung bezeichnet die technische Einführung einer Software, die über den Projektverlauf getestet und dann erst live geschaltet wird. Zusammenfassend meint die Implementierung von Software die Einbindung in Prozesse, Testung und reale Inbetriebnahme des Softwareprogramms. All dies wird in der Regel in einem Protokoll- oder Projektplan festgehalten und schrittweise in der Implementierung umgesetzt.

Bei bereits aktiven Softwareprogrammen kann mit der Implementierung auch die Aktivierung einzelner Funktionen gemeint sein. Bei vielen Unternehmen wird mit der Implementierung jedoch die ganzheitliche Einführung einer neuen Software oder eines neuen Tools gemeint. Es kann aber auch eine bereits bestehende Software implementiert werden.

Das sollten Sie beim Software-Implementieren beachten!

Vor Beginn der Implementierung sollten im Unternehmen klar die Bedarfe, Herausforderungen und Anforderungen an die neue Software erkundet werden. Welche Kunden-, Produkt-, Finanz- oder Personaldaten werden gebraucht, damit die Software richtig funktionieren kann? Welches Problem soll die neue Software lösen? Wenn klar ist was mit der neuen Software erreicht werden soll, kann sie richtig konfiguriert und implementiert werden. Dies hat ebenfalls einen großen Einfluss auf die Investitionsrendite des Softwareprojekts.

Anforderungen können mit einer Top-Down oder Bottom-Up Methode ausformuliert werden. Die erste Methode geht von den Zielen der Softwareimplementierung aus und nähert sich so den Anforderungen. Die zweite Methode nähert sich dem Softwareprojekt über die Detailanforderungen einzelner Abteilungen. Ein klarer und möglichst kurzer Anforderungskatalog erleichtert die Zielerreichung und hilft allen den Fokus auf die wirklich nötigen Softwarefunktionen zu richten.

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Es steht außer Frage, dass die IT-Abteilung bei Projekten zur Implementierung einer neuen Software beteiligt sein sollte. Im Change Prozess wird mit IT-Verantwortlichen regelmäßig über Meilensteine und Herausforderungen der Implementierung diskutiert. Auch wenn die IT bei der Softwareimplementierung mitarbeitet, lohnt es sich alle Mitarbeitenden auf die neue Software zu schulen.

Mit klaren Trainingskonzepten für einzelne Anwender:innen können Unternehmen sichergehen, dass die neue Software auch richtig genutzt wird. Es lohnt sich die Trainings über einen längeren Zeitraum anzulegen, damit alle zukünftigen Key User der Software miteinbezogen werden können. Dafür eignen sich besonders Use Cases und Anwendungsbeispiele der neuen Software aus dem Arbeitsalltag der Key User.

Kommunikation und Schulungen sind der Schlüssel erfolgreicher Projekte

Zusätzlich sollten die einzelnen Stakeholder vom Unternehmen über die Software informiert werden. Zum Beispiel, was verändert sich im Arbeitsalltag der Einzelnen mit der neuen Software und welche Regeln gelten ab Einführung des Programms. Die offene Kommunikation ist gerade bei disruptiven Veränderungsprojekten wichtig, die den Alltag und die Arbeitsweise der Mitarbeitenden verändern werden. So wird die Software-Implementierung transparent und gibt allen Beteiligten mehr Sicherheit in der neuen Umgebung. Sie werden miteinbezogen und der Teamspirit im Unternehmen wird gestärkt.

Erfolgsfaktoren einer Software-Implementierung

Wie bei anderen Projekten gilt es auch bei der Implementierung einer Software, die Erwartungen an das Projekt im Voraus klarzustellen und zu kommunizieren. Dadurch kann im Nachgang der Implementierung auch einfacher festgestellt werden, ob das Projekt erfolgreich und effizient umgesetzt wurde. Soll eine Software zur Reisekostenabrechnung auch GoBD-konform sein, dann müssen bei der Vorauswahl schon andere Kriterien berücksichtigt werden.

Neben der Softwareabnahme ist auch die richtige Einbindung in bestehende Verwaltungssysteme entscheidend für den Erfolg. Darauffolgend sollten Schulungen und Trainings mit Anwender und Partner:innen organisiert werden. Hier sollten Unternehmen sollten auf einen offenen Umgang mit Feedback und Kritik achten. Nur so können noch während des Implementierungsprozesses mögliche Stolpersteine schon früh erkannt werden und ausgemerzt werden. Vor dem finalen Software-Rollout können im Rahmen einer Testphase letzte Probleme behoben werden.

Um wettbewerbsfähig zu sein, müssen Unternehmen ihre Prozesse agil gestalten und auch intern schnell auf Veränderungen reagieren können.

Der Implementierungsprozess bei Expensya

Bei Expensya werden Kunden:innen über den gesamten Implementierungsprozess der Software begleitet. Das Projekt wird gemeinsam gesteuert und in Steuerungs- und Projektausschüssen wird regelmäßig der Fortschritt und Erfolg der Softwareimplementierung überprüft. Der Projektplan legt fest, wie die Software in das bestehende IT-Ökosystem integriert werden kann. Er wird in der Build-Phase gemeinsam mit einem erfahrenen Projektleiter umgesetzt. Die Reisekosten Software von Expensya kann den Arbeitsalltag aller Mitarbeitenden bei der Geschäftsausgabenverwaltung erleichtern und bietet zahlreiche Funktionen zur Spesenabrechnung.

Gerade dem Training für die neue Softwarelösung kommt auch bei Expensya eine große Bedeutung zu. Der Trainingsplan und die Bedürfnisse der einzelnen Anwender werden zusammen mit Kunden:innen erhoben und ausformuliert. Schulungen werden mit einzelnen Anwendergruppen organisiert und anhand von Use Cases die Verwendung von Expensya erlernt. Aber auch nach der Implementierung können über das Hilfeportal von Expensya Erklärungen und Anleitungen zu einzelnen Funktionen von Expensya abgerufen werden.

Die Bedürfnisse werden detailgetreu erfasst und gemeinsam eine entsprechende Schnittstelle implementiert. Erst wenn die erbrachten Leistungen kundenseitig abgenommen und mögliche Anomalien behoben wurden, wird die Lösung final eingeführt. Nachdem Expensya erfolgreich implementiert wurde, bleibt ein Experten-Team an ihrer Seite, um Anfragen zu beantworten und Änderungen umzusetzen.

Eine automatisierte Lösung

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