Es kann schon einmal passieren, dass dem Unternehmen eine falsche Spesenabrechnung vorgelegt wird. Der Effekt des Spesenbetrugs bleibt gleich, egal ob er vorsätzlich oder aus Versehen geschah. Viele kleine falsche Beträge und Abrechnungen verursachen Unternehmen schnell sechsstellige Schadenssummen. Eine Reisekostenabrechnung und Rechnung auf ihre Richtigkeit zu überprüfen, ist nicht immer einfach. Wie Unternehmen eine Software bei der Bekämpfung und Vermeidung von Spesenbetrug helfen kann, zeigen wir in diesem Artikel.
Was ist Spesenbetrug?
Um für die Ausgaben auf Geschäftsreisen müssen Angestellte in der Regel eine Reisekostenabrechnung bei ihrem Unternehmen einreichen. In einer Reisekostenabrechnung werden alle Aufwendungen der Reise aufgeführt z. B.: Kilometerpauschalen, Bewirtungsbelege, Übernachtungskosten, Taxi-Fahrten, Tagespauschalen und vieles mehr. Wenn in der Spesenabrechnung jedoch Unregelmäßigkeiten auftauchen, kann es sich um ungewollte Fehler oder aber um vorsätzlichen Spesenbetrug handeln.
Betrugsversuche können auf jeder Hierarchieebene vorkommen, geschehen aus einer Bereicherungsabsicht und sind vermögensschädigend für das Unternehmen. Die Reisekostenmanipulation kann ohne entsprechende Verwaltungstools nicht direkt bei der Erfassung verhindert werden.
Bei Spesenbetrug werden erhöhte oder falsche Beträge, Bewirtungsbelege oder Reiseberichte in der Reisekostenabrechnung angegeben. Dadurch erhoffen sich die Betroffenen eine Kostenerstattung, die die tatsächlichen Ausgaben übersteigt. Die Reisekostenabrechnung wird sozusagen mit falschen Angaben und Informationen frisiert. Unternehmen bezahlen durch Spesenbetrug Ausgaben, die nicht existent sind und machen Verluste. Gerade in Unternehmen, die mit Excel-Listen und stark manuellen, aufwendigen Prozessen zur Reisekostenabrechnung arbeiten, können sich fehlerhafte Abrechnungen einschleichen. Zum einen, weil der Prozess zu fehleranfällig ist und möglicherweise mit komplizierten Excel-Formularen gearbeitet wird. Zum anderen, weil eine Spesenabrechnung, die mit Kugelschreiber und Papier eingereicht wird, nicht von einer intelligenten Kontrolle profitiert. Den Führungskräften und der Buchhaltung fehlt die Übersicht zu erfassten Ausgaben und Ausgabenrichtlinien werden nicht direkt automatisch angewandt.
Bei diesen Ausgaben passieren häufig Fehler
So Manche:r wird beim Ausgabenbetrug ganz schön erfinderisch und deshalb ist die Nachforschung für Unternehmen nicht immer leicht. Am häufigsten werden zu hohe Spesenabrechnungen und verfälschte Kilometerpauschalen eingereicht. Bei Geschäftsreisen wird gerade bei den zurückgelegten Kilometer oder den besuchten Städten getrickst. Dadurch erhöht sich die erstattungsfähige Kilometerpauschale. Auch bei Verpflegungsaufwendungen kommt es öfter vor, dass falsche Beträge oder Restaurantbelege eingereicht werden. Eine weitere Ausgabenkategorie sind Restaurantbesuche mit Bekannten und im privaten Rahmen, die im Nachhinein als Geschäftsessen deklariert werden.
Folgende Ausgabenkategorien sind oftmals vom Spesenbetrug betroffen:
- Stundenzettel
- Fahrtkosten, Entfernungen und Kilometerpauschalen
- Verpflegungskosten und Restaurantbelege
- Andere Geschäftsausgaben
All diese falschen Spesen verursachen Arbeitgebenden zu hohe Kostenerstattungen, die sie an ihre Mitarbeitenden überweisen.
Was tun bei Spesenbetrug?
Wenn ein Spesenbetrug aufgedeckt wird und nachgewiesen werden kann, agiert jedes Unternehmen anders. Gefälschte Spesenabrechnungen verstoßen in der Regel gegen die Pflichten und Regeln, die Unternehmen und Arbeitnehmer:innen im Arbeitsvertrag vereinbart haben. Darüber hinaus wird die Vertrauensbasis zwischen Betrieb und Belegschaft nachhaltig gestört. Je nach Schwere und Vorsatz des Spesenbetrugs können Mitarbeitende ermahnt, abgemahnt oder sogar fristlos gekündigt werden. Bei der Prüfung von Spesenabrechnungen ist es nicht immer einfach den ungewollten Fehler von dem systematischen Betrugsversuch zu unterscheiden.
Wie können Sie Spesenbetrug erkennen und vermeiden?
Erste Hinweise auf Spesenbetrug können bereits von den Vorgesetzten entdeckt werden, wenn sie beispielsweise verdächtig hohe Spesenabrechnungen zur Genehmigung erhalten. Ein weiteres Indiz sind unstimmige Reisezeiten oder gefälschte Belege von Hotels und Restaurants. Unstimmigkeiten bei Fahrtkosten und abweichende Kilometerangaben auf Reisekostenabrechnungen sollten Sie ebenfalls aufhorchen lassen.
Intelligente Technologien können Unternehmen die Ausgabenkontrolle erleichtern und Spesenbetrug unterbinden und sogar vermeiden. Mithilfe von automatisierten Regeln wird bereits bei der Erfassung der Ausgabe eingeschränkt. Ausführliche Ausgabenrichtlinien mit erlaubten Kategorien und festgelegten Höchstbeträgen, schaffen für alle Klarheit. Eine intelligente Spesenabrechnung App wie Expensya kann falsch oder doppelte Ausgaben direkt erkennen und deren Erstattung verhindern oder Mitarbeitenden Warnmeldungen schicken. Dadurch wissen alle Beteiligten direkt Bescheid und die fehleranfällige Spesenabrechnung per Papier und Excel-Liste gehört der Vergangenheit an.
Intelligente Tools erleichtern Spesenkontrolle und Zahlungen
Lösungen der neuen Generation bieten inzwischen auch Zahlungskarten an, um die Ausgabenverwaltung noch intuitiver zu gestalten. So ist es bei Expensya beispielsweise möglich Budgets für bestimmte Perioden, einzelne Geschäftsausgaben und Mitarbeitenden festzulegen. Dadurch kann nur das im Vorfeld genehmigte Budget ausgegeben werden. Das Unternehmen vermeidet, dass Mitarbeitende Ausgaben oder Beträge erfassen, die nicht regelkonform sind. In Expensya können intelligente Ausgabenrichtlinien für einzelne Kategorien oder Projekte erfasste werden, was ebenfalls die Konformität erhöht. Ein weiterer Vorteil von End-to-End Lösungen im Ausgabenmanagement, die integrierte Zahlungskarten bieten, ist die Übersicht und Kontrolle aller Geschäftsausgaben in Echtzeit.
Mithilfe einer OCR Erkennungstechnologie reicht es zukünftig, ein einfaches Foto vom Beleg mit dem Smartphone zu machen. Die OCR liest die relevanten Informationen wie Summen, Währung, Zahlungsmittel, Steuerbeträge, Devise und vieles mehr aus dem Beleg aus. Die Abrechnung wird automatisch mit den korrekten Informationen aus dem Beleg gefüllt und Mitarbeitende können sie mit wenigen Klicks einreichen. Nachträglich erhöhte Beträge, geänderte Wegstrecken oder Steuersätze werden vom System markiert und die Vorgesetzten werden über diese Änderungen informiert.
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