Wie Sie mit Expensya 80 % Zeitersparnis bei der Reisekostenabrechnung erreichen können

Wie Sie mit Expensya 80 % Zeitersparnis bei der Reisekostenabrechnung erreichen können

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Die althergebrachte Verwaltung von Reisekostenabrechnungen ist eine zeitraubende Aufgabe, die alle Beteiligten strapaziert. Alle Aufwendungen müssen in eine Excel-Tabelle eingetragen, alle Belege sortiert, ablegt und angehängt werden. Danach muss alles an die zuständigen Führungskräfte geschickt werden, die eine Vielzahl von Anträgen erst zu prüfen, dann an die Buchhaltung weiterzuleiten haben, bevor eine Erstattung erfolgen kann.
Kurzum: Die „traditionelle“ Spesenabrechnungsverwaltung kann die Dynamik in einem Unternehmen massiv ausbremsen! Sie erfordert die Mobilisierung verschiedener Ressourcen: Kostbare Zeit (20 Minuten für die Erstellung einer einzigen Reisekostenabrechnung), erhebliche finanzielle Kosten (eine Spesenabrechnung kostet im Schnitt 53 €) sowie einige versteckte Kosten.

Wie lassen sich 80 % der Verarbeitungszeit von Reisekostenabrechnung einsparen?

Es gibt Werkzeuge, die diese Tortur überflüssig machen. Eine Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen wie Expensya automatisiert die Spesenabrechnungsverwaltung und entlastet alle an diesem Prozess Beteiligten, die dadurch wertvolle Zeit sparen.

Die Dateneingabe von Hand… gehört der Vergangenheit an

Einfach ein Foto von der Rechnung machen und schon wird Sie durch intelligente Erkennungstechnologie der neuesten Generation erfasst, alle relevanten Informationen werden in Sekundenschnelle extrahiert. Sogar Ihre Online-Rechnungen werden automatisch abgerufen, in Ihrem Konto zentralisiert und vorab eingegeben. Auch die Berechnung von Fahrtkosten ist optimiert: Es reicht aus, die Abfahrts- und Ankunftsorte anzugeben, den Rest erledigt die Anwendung. Bei 100 Spesenabrechnungen sparen sie allein 27 Stunden Arbeit durch den Wegfall des Eintippens der Informationen.

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Die Ausgaben werden im Laufe ihrer Entstehung validiert und übertragen

Eine automatisierte Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen passt sich an die Prozesse Ihres Unternehmens an und ermöglicht Ihnen die Verwaltung Ihres Validierungs-Workflows in der Cloud, um so die Übermittlung der Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden, die Validierung und die Integration in die Buchhaltung zu erleichtern.

Die Vereinfachung der buchhalterischen Bearbeitung

Auch die Buchhaltung als Teil des Verwaltungsprozesses von Reisekostenabrechnungen leidet unter schwerfälligen Verfahren. Nach der erfolgten Genehmigung der Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden leiten Sie alles an die Buchhaltung weiter, die die Ausgabenberichte mühelos verfolgen und ihrerseits genehmigen kann. Die Integration in die Buchhaltungssoftware ist ebenfalls denkbar einfach, doppelte Eingaben sind nicht nötig.

Eine automatisierte Ausgabenkontrolle

Mit einer Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen können alle wichtigen Daten zu Geschäftsausgaben zentralisiert werden, um die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden analysieren und Ihre Entscheidungsprozesse optimieren zu können. Darüber hinaus können Sie Ausgabenregeln konfigurieren, um Ihre Ausgabenrichtlinien automatisch anzuwenden.

Expensya ist eine intelligente Lösung zur Verwaltung der Reisekostenabrechnungen, mit der Sie die Spesenabrechnung in Ihrem Unternehmen vom Beleg bis zur Archivierung optimieren können. Die für den modernen Betrieb Ihres Unternehmens ausgelegte Lösung ermöglicht eine Reduzierung der Bearbeitungszeit von Spesenabrechnungen und entspricht den Bedürfnissen der Mobilität. Expensya sammelt automatisch Rechnungen von 200 Online-Händlern für Sie ein, rechnet automatisch Fremdwährungen um und ermittelt sogar die Aufenthaltsgebühr für Ihre Hotelrechnungen.  

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