Die althergebrachte Methode Spesenabrechnungen zu verwalten, macht aus dieser Aufgabe eine zeitraubende Aufgabe, die die Nerven aller Beteiligten stark strapaziert. Oftmals müssen alle Aufwendungen in einer Excel-Tabelle eingetragen, Belege händisch sortiert, ablegt und der Spesenabrechnung beigefügt werden. Doch welche Etappen werden bei der Erfassung von Spesen eigentlich befolgt, gibt es bessere Methoden diese zu erfassen und was zur Hölle sind eigentlich Spesen? Fragen, die wir in unserem Artikel miteinander klären werden.
Wie erfassen Sie Ihre Geschäftsausgaben?
In vielen Unternehmen dominiert bei der Erfassung von geschäftlichen Ausgaben und Spesen noch das Zettelchaos. Papierbelege müssen akribisch aufbewahrt werden und im Anschluss an eine Geschäftsreise von Hand in langen Exceltabellen eingegeben werden. Zur Spesenabrechnung erhalten viele noch unternehmensinterne Vorlagen, mit deren Hilfe sie ihre Spesen- oder Reisekostenabrechnung erstellen sollen. Auch die Buchhaltung, als Teil des Verwaltungsprozesses von Spesenabrechnungen, leidet unter diesem schwerfälligen Verfahren. Nach erfolgter Genehmigung der Ausgaben leiten Vorgesetzte alles an die Buchhaltung weiter, wo die Abrechnungen geprüft werden müssen.
Inzwischen gibt es Werkzeuge, die diese Tortur überflüssig machen. Intelligente, vernetzte Softwarelösungen zum Geschäftsausgabenmanagement sind in der Lage die Mitarbeitenden vom umständlichen Erfassen und Belegsammeln zu erlösen.
Eine Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen wie Expensya automatisiert die Spesenabrechnungsverwaltung und entlastet alle an diesem Prozess Beteiligten, die dadurch wertvolle Zeit sparen. Die native Anwendung von Expensya passt sich an die Prozesse Ihres Unternehmens an. Dadurch können Unternehmen jeder Größe und Branche ihre Validierungs-Workflows digitalisieren und erleichtern den Datenaustausch zwischen Mitarbeitenden, Genehmigern und der Buchhaltung.
Zudem vereinfacht eine solche Lösung auch die Analyse der Unternehmensausgaben und optimiert die Entscheidungsprozesse in Unternehmen zu können. Die Integration in die Buchhaltungssoftware ist ebenfalls denkbar einfach, doppelte Eingaben werden überflüssig.
Das Prinzip der Spesenabrechnung
Sind Mitarbeitende auf einer Dienstreise fallen ihnen mitunter höhere Kosten für die Verpflegung an. Dieser Mehraufwand wird nach Vorlage einer Spesenabrechnung häufig vom Arbeitgeber erstattet. Mit Spesen wird genau diese Vergütung des Mitarbeitenden gemeint.
Eine Spesenabrechnung erfüllt gleich mehrere Aufgaben. Zum einen ist die Spesenabrechnung ein Dokument, das alle geschäftlichen Aufwendungen eines Mitarbeitenden umfasst, die diesem im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit entstanden sind. Die Spesenabrechnung ist für Mitarbeitenden ein wichtiger Nachweis über den entstandenen, geschäftlich bedingten Mehraufwand z.B. den Verpflegungsmehraufwand im Rahmen einer Geschäftsreise.
Des Weiteren ist die Spesenabrechnung ein essenzielles Dokument zur Kostenerstattung zwischen Mitarbeitenden und dem Unternehmen. Aber auch das Unternehmen benötigt die Spesenabrechnung, um Beträge ausbezahlen zu können und diese Aufwendungen wiederum in der Bilanz zu verbuchen.
In einer Spesenabrechnung oder Reisekostenabrechnung können folglich verschiedene Elemente und unterschiedliche Kostenarten auftauchen:
- Fahrtkosten (Kilometerpauschalen, Tickets für ÖPNV, …)
- Übernachtungskosten (Hotelkosten, Airbnb, …)
- Verpflegungskosten (Restaurant, Getränke, …)
- Sonstige Reisekosten (Parktickets, Maut, Mitgliedsbeiträge, …)
- Kosten für Büromaterialien und Homeoffice (Telefon, Porto, Software, zusätzlicher Bildschirm, …)
Achtung: Bei Reisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschalen. Diese werden jedes Jahr vom Bundesfinanzministerium auf seinen Seiten veröffentlicht. Es ist ratsam, wenn Sie eine Spesenabrechnung selbst händisch erstellen, sich zuvor über die geltenden Pauschalen zu informieren. So können Sie doppelte Arbeit und abgelehnte Abrechnungen vermeiden.
Warum Sie ihre Spesen abrechnen sollten!
Für Mitarbeitende ist es besonders interessant eine Spesenabrechnung zu erstellen. Alle Kosten, die im Rahmen einer beruflich bedingten (Auswärts-)Tätigkeit z.B. Dienstreise ins Ausland, angefallen sind, können Mitarbeiter vom Arbeitgeber zurückfordern. Mit einer Spesenabrechnung bleiben Sie nicht auf den Kosten sitzen!
Pauschale Erstattung des Mehraufwands
Da es oft schwierig ist genau zu bestimmen, wie hoch der Mehraufwand auf geschäftlichen Auswärtstätigkeit tatsächlich war, gelten bei Spesen bestimmte gesetzliche Pauschalbeträge. Die Höhe dieser Pauschalen hängt davon ab, ob Sie ausschließlich im Inland oder Ausland unterwegs waren und wie lange Sie in Summe unterwegs waren. Wenn Sie mehr zur Berechnung des Verpflegungsmehraufwands und den aktuellen Pauschalsätzen für 2021 in Deutschland erfahren möchten, lesen Sie sich unseren Artikel hierzu durch.
Werbungskosten vermindern das zu versteuernde Einkommen und können Ihnen so eine geringere Steuerlast einbringen. Aber Achtung, wenn Sie die Verpflegungspauschale, Kilometerpauschale oder andere beruflich bedingte Ausgaben bereits vom Arbeitgeber erstattet bekommen haben, können Sie diese nicht mehr steuerlich ansetzen. Sie werden nur einmal für Ihre Kosten erstattet.
Wie werden Spesen in Deutschland versteuert?
Zur Abrechnung von Spesen können in Deutschland zwei verschiedene Methoden verwendet werden. Entweder werden zur Spesenabrechnung die tatsächlichen Kosten oder Pauschalsätze herangezogen. Wie zum Beispiel die Berechnung der Kilometerpauschale in Deutschland funktioniert, erklären wir Ihnen in unserem gleichnamigen Artikel zur Kilometerpauschale. Aber unabhängig davon, für welche Berechnungsart Sie oder Ihr Arbeitnehmer sich entscheiden, können bzw. müssen Spesen in Deutschland auch versteuert werden.
Wenn der Arbeitgeber sich gegen die Auszahlung von Spesen einer beruflich bedingten Reise entscheidet, können diese Kosten von Arbeitnehmern im Rahmen der jährlichen Steuererklärung angegeben werden. Wie Sie Verpflegungspauschalen in der Steuer absetzen können, wird im Einkommenssteuergesetz (EStG) geregelt. Spesen fallen dem EStG zufolge unter die Werbungskosten. Bei den sogenannten Werbungskosten handelt es sich um eine Steuervergünstigung. Damit die Werbungskosten vom Finanzamt berücksichtig werden, müssen sämtliche Ausgaben korrekt und lückenfrei nachgewiesen werden. Fehlen die entsprechenden Nachweise, dann können lediglich die Pauschbeträge angesetzt werden. Damit die Reisekosten- oder Spesenabrechnung beim Finanzamt geltend gemacht werden kann, muss sie der Steuererklärung als Anhang beigefügt werden.
Belege und Quittungen gut aufbewahren!
Sollten die tatsächlichen und mit Quittungen belegbaren Ausgaben die gesetzlichen Pauschalbeträge übersteigen, wird die Steuerlast entsprechend vermindert. Um die steuerlich relevanten Einkünfte eines Steuerjahres zu ermitteln, werden die Werbungskosten vollumfänglich von den Einnahmen abgezogen. Der Restbetrag ist Grundlage für den Solidaritätszuschlag und die Einkommenssteuerberechnung.
Werbungskosten oder nicht?
Für den deutschen Gesetzgeber ist klar geregelt, was unter Werbungskosten zu verstehen ist. Folglich sind Ausgaben gemeint, die einzig und ausschließlich beruflichen Interessen dienen. Sobald eine Aufwendung einen privaten Nutzen aufweist, zählt Sie theoretisch nicht länger zu den Werbungskosten. Bei gemischten Aufwendungen greift Paragraf 12 des Einkommenssteuergesetzes, der besagt, dass diese nicht in abzugsfähige und steuerlich irrelevante Teile aufgeteilt werden dürfen. Im Einzelfall liegt die Einschätzung, ob und inwiefern geschäftliche Ausgaben mit privatem Charakter noch zu den Werbungskosten gehören, beim Finanzamt.
Haben Sie auf Ihrer Geschäftsreise eine vom Arbeitgeber bezahlte Mahlzeit erhalten? Dann greifen pauschale Kürzungen, die Ihre Verpflegungspauschalen mindern. Mehr zum Verpflegungsmehraufwand und wann prozentuale Kürzungen greifen, erfahren Sie in unserem Artikel zur Verpflegungspauschale.
Expensya ist die Lösung Ihre geschäftlichen Ausgaben anzusetzen
Wer wünscht es sich nicht, das Ende von Exceltabellen und händischer Dateneingabe? Einfach ein Foto von der Rechnung machen und schon wird Sie durch intelligente Erkennungstechnologie der neuesten Generation erfasst, alle relevanten Informationen werden in Sekundenschnelle extrahiert. Expensya sammelt automatisch Rechnungen von 200 Online-Händlern für Sie ein, rechnet automatisch Fremdwährungen um und ermittelt sogar die Aufenthaltsgebühr für Ihre Hotelrechnungen.
Verabschieden Sie sich vom Zettelchaos!
Sogar Ihre Online-Rechnungen werden automatisch abgerufen, in Ihrem Konto zentralisiert und vorab eingegeben. Auch die Berechnung von Fahrtkosten ist optimiert: Es reicht aus, die Abfahrts- und Ankunftsorte anzugeben, den Rest erledigt die Anwendung. Bei 100 Spesenabrechnungen sparen sie allein 27 Stunden Arbeit durch den Wegfall des manuellen Eintippens.
Expensya ist eine intelligente Lösung zur Verwaltung der Spesenabrechnung, mit der Sie die Geschäftsausgaben in Ihrem Unternehmen vom Beleg bis zur Archivierung optimieren. Die für den modernen Betrieb Ihres Unternehmens ausgelegte Lösung reduziert die Bearbeitungszeit von Spesenabrechnungen und entspricht den Bedürfnissen mobiler Mitarbeitenden.
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