Wie werden Spesenabrechnungen im Homeoffice verwaltet?

Angesichts der jüngsten Entwicklungen arbeiten vermutlich viele Ihrer Mitarbeitenden im Homeoffice. Auch die Erstattung der im Homeoffice entstehenden Kosten ist vom Gesetz vorgesehen. Aus diesem Grund müssen unsere Kunden die verschiedenen Regeln und Maßnahmen kennen, die in ihren Strukturen umzusetzen sind.

Welche bewährten Praktiken sind vor diesem Hintergrund zur Verwaltung von Homeoffice-spezifischen Spesenabrechnungen einzuführen? Mehr dazu in den folgenden Zeilen!

1. Kosten, die Mitarbeitenden durch die Arbeit im Homeoffice entstehen:

Ausgaben, die Mitarbeitenden im Zusammenhang mit der Arbeit im Homeoffice entstehen, gelten als Geschäftsausgaben. Die Erstattung dieser Ausgaben ist nicht sozialversicherungspflichtig, solange die Erstattungen nachweislich den Kosten entsprechen, die den Mitarbeitenden tatsächlich entstanden sind.  Hier ist zu beachten, dass drei Kostenkategorien betroffen sind:

• Fixe und variable Kosten im Zusammenhang mit der Nutzung privater Räumlichkeiten zu beruflichen Zwecken.
• Kosten im Zusammenhang mit der Anpassung eines bestimmten Raumes.
• Kosten für Computerausrüstung, Internet und verschiedene Verbrauchsmaterialien.

Wichtig: Die Höhe des erstatteten Betrags muss gerechtfertigt sein. Andernfalls wird die für die Arbeit im Homeoffice gezahlte Entschädigung möglicherweise als Gehaltszulage eingestuft und ist sozialversicherungspflichtig.

2. Die Homeoffice-Ausrüstung:

Im Homeoffice tätige Mitarbeitende benötigen eine angemessene Ausrüstung, um ihren Aufgaben nachgehen zu können: Computer, Schreibtisch, ergonomischer Stuhl und Telefon. Wir empfehlen Unternehmen, alle Fragen im Zusammenhang mit der Arbeitsausrüstung ihrer Mitarbeitenden vor dem Übergang ins Homeoffice zu klären. Allgemein gelten für den Arbeitgeber die folgenden Regeln:

• Auflistung, Lieferung und Installation wesentlicher Ausrüstungsgegenstände für Mitarbeitende, die nicht über die richtige Ausrüstung für die Arbeit von zu Hause aus verfügen.
• Übernahme der mit der Arbeit im Homeoffice verbundenen Kosten, insbesondere Kommunikationskosten. Dies gilt, wenn das Homeoffice langfristig und regelmäßig genutzt wird.

Wichtig zu wissen: In den meisten Unternehmen können im Homeoffice tätige Mitarbeitende für die Nutzung des privaten Raums, insbesondere für Heizung und Strom, entschädigt werden.

3. Die anzuwendende Erstattungsmethode:

Lieber die tatsächlich anfallenden Kosten erstatten oder eine Pauschale? Die auf dem Papier einfache Methode der Erstattung der tatsächlichen Kosten ermöglicht eine effiziente Verwaltung der spezifischen Homeoffice-Ausgaben. In diesem Fall verpflichtet sich das Unternehmen, die dem Mitarbeitenden tatsächlich entstandenen Kosten zu erstatten. Spesenabrechnungen müssen daher von den Mitarbeitenden begründet werden, um eine Erstattung zu ermöglichen.

4. Expensya hilft Ihnen dabei!

Die Verwaltung von Spesenabrechnungen speziell für das Homeoffice war noch nie einfacher als in Expensya. Die nachfolgenden Tipps geben Ihnen einen Überblick, wie Sie die Vorteile unserer Lösung ausschöpfen können:

• Legen Sie Erstattungsobergrenzen fest: Für einen optimierten Erstattungsprozess legen Sie Regeln fest, die die Homeoffice-Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden begrenzen. Legen Sie intern und im Vorfeld die Höchstbeträge fest, die für eine Ausgabenkategorie nicht überschritten werden dürfen: Internet-Abonnements, Ausrüstung, usw.
• Neue Ausgabenkategorien erstellen: Konfigurieren und passen Sie neue Ausgabenkategorien an, die es Ihnen ermöglichen, neue speziell im Homeoffice anfallende Ausgaben, besser zu verwalten.
• Ausnahmen zulassen: Nehmen Sie sich die Zeit, Ausnahmen zu analysieren und zuzulassen, da die Ausgaben einiger Mitarbeitenden die festgelegte Grenzen potenziell überschreiten werden. Um Missverständnisse zu vermeiden und alle Beteiligten über die Situation auf dem Laufenden zu halten, ist es empfehlenswert, die Beschäftigten intern entsprechend zu informieren.

Wie werden Reisekosten abgerechnet?

Die Grundvoraussetzung für eine gut funktionierende Verwaltung der Spesenabrechnung im  Homeoffice ist eine klare und rigorose Organisation des Prozesses. Wie auch immer die spezielle Situation Ihres Unternehmens aussehen mag – Expensya wird Ihnen stets eine umfassende und innovative Lösung bieten, die Ihren Erwartungen entspricht.

In unserem Blog finden Sie noch viele weitere Artikel, die sich überwiegend mit aktuellen Fragestellungen befassen!

#StaySafe