Wie werden Reisekosten abgerechnet

Wie werden Reisekosten abgerechnet?

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Die Abrechnung der Reisekosten ist sowohl für ein Unternehmen als auch seine Mitarbeiter eine oft schwierige Aufgabe. Das damit verbundene Verfahren ist lang und umständlich. Der Mitarbeiter verliert viel Zeit mit dem Ausfüllen der entsprechenden Formulare und muss anschließend auf die Erstattung durch das Unternehmen warten. Diese Zeit hätte für produktivere Aufgaben genutzt werden können. 

Um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, muss das umständliche Verfahren aber dennoch befolgt werden. Das Unternehmen ist verpflichtet, alle Kostenabrechnungen seiner Mitarbeiter aufzubewahren. 

Was genau ist eine Reisekostenabrechnung?  

In einer Reisekostenabrechnung werden Ausgaben erfasst, die einem Mitarbeiter aus dienstlichen Gründen entstanden sind. Sie kann in Papier- oder Digitalformat vorliegen. 

Um für eine Erstattung in Frage zu kommen, muss eine Reisekostenabrechnung bestimmte Bedingungen erfüllen: 

  • Die Ausgaben müssen im Rahmen einer dienstlich veranlassten Reise entstanden sein. 
  • Jeder Reisekostenabrechnung müssen die entsprechenden Quittungen beigefügt sein. 
  • Der Betrag muss mit den Ausgaberichtlinien des Unternehmens übereinstimmen. 

Hier ist zu beachten, dass für Betriebsausgaben keine Sozialabgaben anfallen. Unternehmen müssen für den Fall einer Prüfung alle Belege aufbewahren. Das Finanzamt überprüft den Inhalt dieser Reisekostenabrechnungen und kann bei geringsten Abweichungen beschließen, die Spesenabrechnungen als Sachleistung einstufen. 

Erstattungsarten von Reisekosten: 

Das Unternehmen kann zwischen zwei Erstattungsarten wählen: 

  • Die Erstattung einer Pauschale; 
  • Die Erstattung der tatsächlichen Ausgaben. 

Wie die Erstattung gehandhabt wird, hängt von den Richtlinien des Unternehmens ab. 

Die Erstattungspauschale ist in den einschlägigen Steuergesetzen festgelegt und der Mitarbeiter muss in diesem Fall keine Belege einreichen. 

Die andere Methode ist die Erstattung der tatsächlich entstandenen Kosten. In diesem Fall erstattet der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern alle berufsbedingten Aufwendungen, z.B. für Bewirtung, Unterkunft, Reise und die Nutzung des Privatfahrzeugs.  

Für die entstandenen Ausgaben muss der Mitarbeiter alle Belege aufbewahren, und diese müssen als unerlässliche Nachweise präzise und detailliert sein. 

Aufwendungen, die in die Reisekostenabrechnung aufgenommen werden können: 

Wenn einem Mitarbeiter bei Auswärtstätigkeiten Kosten entstehen, muss er die Belege als Nachweis für die zu erstattenden Kosten aufbewahren. Die Spesenabrechnungen betreffen oft die folgenden Bereiche: 

  • Verpflegungskosten (Mittagessen, Abendessen, Geschäftsessen, …) 
  • Fahrtkosten (Maut, Parken, Tanken, …) 
  • Übernachtungskosten (Hotel, Wohnung, …) 

Bei Bewirtungskosten muss der Mitarbeiter einen Beleg mit allen Pflichtangaben (Preis, Mehrwertsteuer, Restaurant) vorlegen. Außerdem muss er angeben, ob – und aus welchem Grund – er Gäste zum Essen eingeladen hat. 

Die Erstattung der Fahrtkosten erfolgt entweder auf der Grundlage der Kilometerpauschale oder durch Berechnung der tatsächlich angefallenen Kosten. 

Im ersten Fall stellt der Staat eine Bemessungsgrundlage zur Verfügung, um die Berechnungen je nach Fahrzeugtyp und gefahrenen Kilometern zu vereinfachen. Hier ist zu beachten, dass diese Kilometerpauschale die Maut- und Parkgebühren nicht berücksichtigt. 

Andernfalls kann die Berechnung auf Grundlage der Istkosten in Übereinstimmung mit den steuergesetzlichen Vorschriften erfolgen. Bei einer Auswärtstätigkeit muss ein Mitarbeiter alle Belege für die Erstattung aufbewahren (z.B. Taxi, Flug, öffentliche Verkehrsmittel). 

Dasselbe gilt für die Unterbringungskosten. Wenn der Wohnort des Mitarbeiters weit entfernt ist oder er in eine andere Stadt oder ein anderes Land zu reisen hat, muss das Unternehmen ihm die bei dieser Auswärtstätigkeit entstandenen Aufwendungen erstatten.  

Das Reisekosten-Abrechnungsverfahren: 

Für den Mitarbeiter bedeutet die Reisekostenabrechnung, dass ihm die entstandenen Kosten erstattet werden. Er muss daher alle Belege aufbewahren, um sie zur Verrechnung bei seinem Unternehmen einzureichen. 

In den meisten Unternehmen werden die Reisekostenabrechnungen auf traditionelle Weise verwaltet: Der Mitarbeiter trägt seine Belege in eine Excel-Tabelle ein und bewahrt alle Belege auf. Anschließend muss er seinen Bericht überprüfen und seinem Vorgesetzten zur Genehmigung vorlegen. Sobald die Aufwendungen genehmigt sind, leitet der Vorgesetzte sie zur Bearbeitung und Rückerstattung an die Buchhaltung weiter. 

Dieses Verfahren kann Wochen dauern und stellt sowohl für den Mitarbeiter als auch das Unternehmen eine enorme Zeitverschwendung dar. Noch dazu ist diese Verfahrensweise mit einer nicht unerheblichen Fehlerquote verbunden und die Erstattung erfolgt erst nach einigem Warten.  

Doch nun gibt es eine revolutionäre Methode zur Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen. Mit einer Automatisierung ist es möglich, diesen aufwändigen und anstrengenden Prozess um ein Vielfaches zu verkürzen. 

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