Reisekosten berechnen: Was Sie dabei beachten sollten!

Wie Sie Ihre Reisekosten berechnen!

Reisekosten ab- und berechnen, ist sowohl für Unternehmen als auch Mitarbeitende eine unliebsame und schwierige Aufgabe. Das liegt oftmals daran, dass die Verfahren zur Berechnung und Abrechnung lang und umständlich sind. In vielen Unternehmen müssen heutzutage noch diverse Formulare, Exceltabellen oder Fahrtenbücher ausgefüllt werden, bevor es überhaupt daran geht die Fahrtkosten zu erstatten. Dieser Prozess produziert einen Papierberg und kostet alle Beteiligten Ressourcen, Zeit und Nerven – das geht im 21ten Jahrhundert doch sicherlich einfacher!

Was genau versteht man unter Reisekosten? 

Bevor wir aber mehr zur Berechnung von Reisekosten und den Vorteilen einer digitalen Reisekostenabrechnung erfahren, gilt es erst einmal grundsätzlich zu klären was Reisekosten eigentlich sind. Unter Reisekosten versteht man die Ausgaben eines Mitarbeitenden, die ihm/ihr im Zusammenhang mit einer geschäftlichen Reise entstehen. Diese Ausgaben werden dann in einer Reisekostenabrechnung zusammengefasst. In diesem Dokument sind also alle Kosten aufgelistet, die einem Mitarbeiter auf seiner Dienstreise entstanden sind. Die Reisekostenabrechnung kann sowohl digital als auch in Papierform eingereicht werden.

Ein interessanter Punkt von Reisekosten ist, dass sie erstattungsfähig sind. Mitarbeitende können ihre Aufwendungen also vom Unternehmen zurückbekommen. Dafür müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt sein. Damit die Aufwendungen als Reisekosten gelten, müssen Sie im Rahmen einer dienstlich veranlassten Reise entstanden sein. Für die Erstattung des Unternehmens ist es oft unerlässlich, dass jeder Abrechnung die entsprechenden Belege beigefügt werden. Will ein Mitarbeitender die Ausgaben für eine Zugfahrt zurückerhalten, muss er seiner Reisekostenabrechnung die Rechnung für das Zugticket anfügen.

Wozu dienen Ausgabenrichtlinien?

Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass die Ausgabenrichtlinien des Unternehmens eingehalten werden. Bei Verstößen gegen diese Regelungen des Unternehmens wird oft eine Kostenerstattung verweigert. Es lohnt sich also sich im Vorfeld einer Dienstreise über die im Unternehmen geltende Ausgabenrichtlinie zu informieren.

Warum es sich lohnt die Reisekosten zu berechnen

Wie bereits zuvor kurz angesprochen sind die Reisekosten erstattungsfähig und Mitarbeitende können sich Ihre Ausgaben vom Unternehmen zurückholen. Das allein ist schon einmal ein gutes Argument, um direkt damit anzufangen Ihre Reisekosten zu berechnen!

Wie die Erstattung im Unternehmen gehandhabt wird, hängt von den Richtlinien zu den erstattungsfähigen Ausgaben ab. Grundsätzlich kann das Unternehmen zwischen zwei Erstattungsarten wählen:

  • Die Erstattung mit einer Pauschale oder
  • Die Erstattung der tatsächlichen Ausgaben.

Die Höhe der Erstattungspauschale ist gesetzlich festgelegt und die Beträge werden pauschal für die Aufwendungen der Mitarbeitenden erstattet. Wenn sich das Unternehmen für diese Art der Kostenerstattung entscheidet, muss der Mitarbeitende keine Belege einreichen. Die Ausgaben werden pauschal erstattet, unabhängig von den tatsächlichen Kosten des Mitarbeitenden. Ein Beispiel dieser Abrechnungsart ist die Pauschale zum Verpflegungsmehraufwand.

Die andere Methode stellt die Erstattung der tatsächlich entstandenen Kosten dar. In diesem Fall erstattet der Arbeitgeber den Mitarbeitenden alle berufsbedingten Aufwendungen, z.B. für Bewirtung, Unterkunft, Reise und die Nutzung des Privatfahrzeugs. Da in diesem Fall die tatsächlichen Kosten erstattet werden, müssen Belege dieser Aufwendungen nachgewiesen werden. Sollten Mitarbeitenden berufsbedingte Ausgaben anfallen, müssen alle Belege aufbewahrt werden. Bei der Erstattung von entstandenen Kosten sind Belege ein unerlässlicher Nachweis für die Ausgaben und müssen präzise und detailliert sein.

Unternehmen sind dazu verpflichtet alle Reisekostenabrechnungen ihrer Mitarbeitenden aufzubewahren. Bei Prüfungen des Finanzamts wird gern mal ein Blick in die entsprechenden Spesenabrechnungen des aktuellen Jahres geworfen. Dann sollten sich hier möglichst keine Ungereimtheiten auftun. Im Rahmen von Audits prüft das Finanzamt den Inhalt der Reisekostenabrechnung und kann bei Abweichungen vom gesetzlich erlaubten Standard die Ausgaben als Sachleistung einstufen. Das ist sowohl fürs Unternehmen als auch für den Mitarbeitenden, dessen Abrechnung davon betroffen ist, ungünstig! Deshalb müssen Belege vollständig und gesetzeskonform archiviert werden und Reisekostenabrechnungen geprüft und validiert werden.

Was muss beim Berechnen von Reisekosten beachtet werden?

Eine genaue Berechnung von Reisekosten macht vor allem dann Sinn, wenn sich Ihr Arbeitgeber für die Erstattung tatsächlicher Kosten entschieden hat. Dann sollten Sie akribisch alle Belege aufbewahren. Aber auch bei der Erstattung mit Pauschalbeträgen sollten Sie Ihre Ausgaben im Blick behalten und sich darüber informieren was erstattungsfähig ist. Damit Sie die Reisekosten berechnen können, sollten Mitarbeitende also ihre Belege als Nachweis für die zu erstattenden Kosten aufbewahren. In einer Spesenabrechnung, die nach Dienstreisen angefertigt wird, können meistens die folgenden Bereiche berücksichtigt werden:

  • Verpflegungskosten (Mittagessen, Abendessen, Geschäftsessen, …)
  • Fahrtkosten (Maut, Parken, Tanken, …)
  • Übernachtungskosten (Hotel, Wohnung, …)

Damit Bewirtungskosten erstattet werden können, muss der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin einen Beleg mit allen Pflichtangaben vorlegen. Die Angaben, die auf jeden Fall auf einem Bewirtungsbeleg stehen sollten, sind u.a. der Preis, die bezahlte Mehrwertsteuer und der Name des Restaurants. Auf Dienstreisen können Bewirtungskosten auch über eine Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand vergütet werden. Zusätzlich muss bei Bewirtungskosten angegeben werden, ob und aus welchem Grund Gäste zum Essen eingeladen wurden. Es ist auch entscheidend ob unternehmensinterne oder externe Gäste bei der Bewirtung dabei waren.

Eine Möglichkeit zur Erstattung von Fahrtkosten ist die Verwendung einer Pauschale. Eine Zweite ist die Fahrtkosten auf Basis der tatsächlich angefallenen Kosten zu berechnen. Im ersten Fall stellt der Staat eine Bemessungsgrundlage zur Verfügung, um die Fahrtkostenberechnung zu vereinfachen. Die Kilometerpauschale hängt vom verwendeten Fahrzeugtyp und den gefahrenen Kilometern ab. Bei der Reisekostenabrechnung berücksichtigt diese Pauschale jedoch nicht die Maut- und Parkgebühren. Im zweiten Fall erfolgt die Berechnung auf Grundlage der Ist-Kosten und in Übereinstimmung mit steuerrechtlichen Vorschriften. Bei einer Auswärtstätigkeit müssen Arbeitnehmer alle Belege für die Erstattung aufbewahren (z.B. Taxi, Flug, öffentliche Verkehrsmittel).

Dasselbe gilt bei der Erstattung von Unterbringungskosten, die Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen entstehen. Das Unternehmen ist verpflichtet Mitarbeitenden diese Aufwendungen zu erstatten, die ihnen im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstanden sind.

Ein automatisiertes Verfahren zur Abrechnung von Reisekosten

Für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen bedeutet die Reisekostenabrechnung, dass ihnen entstandenen Kosten erstattet werden. Damit diese Kosten mit dem Unternehmen abgerechnet werden können, sind sie dazu angehalten alle Belege aufzubewahren.

Nachteile einer Reisekostenabrechnung mit Excel!

In den meisten Unternehmen werden die Reisekostenabrechnungen noch auf traditionelle Weise verwaltet. Das bedeutet, dass die Mitarbeitenden Ihre Belege in einer Excel-Tabelle eintragen und alle Belege in Papierform aufbewahrt werden müssen. Damit die Reisekosten vom Unternehmen erstattet werden, muss diese Excel-Liste mit allen Ausgaben an den Vorgesetzten geschickt werden. Nach seiner Prüfung und Genehmigung wird die Reisekostenabrechnung zur Bearbeitung und Rückerstattung an die Buchhaltung weitergeleitet.

Dieses Verfahren kann mitunter mehrere Wochen dauern und stellt sowohl für den Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen eine enorme Zeitverschwendung dar. Noch dazu ist dieses Vorgehen mit einer nicht unerheblichen Fehlerquote verbunden und die Erstattung erfolgt erst nach einigem Warten.

Expensya, die Lösung für Ihr Reisekostenmanagement

Zum Glück gibt es inzwischen moderne und intelligente Verfahren, die die Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen revolutionieren können. Mit der Automatisierung ist es möglich, diesen aufwändigen und anstrengenden Prozess um ein Vielfaches zu verkürzen. Der Einsatz einer Cloud- und mobilen Lösung wie Expensya ist der schnellste zu einem digitalen Prozess der Reisekostenabrechnung. Entdecken Sie die Vorteile eines automatisierten Geschäftsausgabenmanagements für die ersten 30 Tage lang kostenlos und lassen Sie sich von den zahlreichen Expensya Funktionen überzeugen!

Automatisierte Reisekosten-Verwaltung

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.