Bei der Reisekostenpauschale muss man so Einiges berücksichtigen: Hat es sich tatsächlich auch um eine Geschäftsreise gehandelt? Wie lange war der Mitarbeiter unterwegs und hat die Dienstreise in mehreren Ländern stattgefunden? Wie wendet man die Pauschalen in den unterschiedlichen Kontexten richtig an? Wir diskutieren Wissenswertes rund um die Reisekostenpauschale und wie Sie dank dieser Ihr Geld zurückbekommen können.
Wie wird die Reisekostenpauschale berechnet?
Damit Sie die Aufwendungen, die Sie auf einer Geschäftsreise hatten, zurückerstattet bekommen, muss die Reisekostenpauschale richtig berechnet werden. Nur bei korrekter Berechnung und Anwendung der Pauschale können Sie die Ausgabenerstattung im Rahmen Ihrer Spesenabrechnung einfordern. Daher gehen wir in unserem Artikel auf die aktuell gültigen Pauschalen für Deutschland ein und was Sie bei der Berechnung und Abrechnung von Reisekosten beachten müssen.
Was versteht man unter der Reisekostenpauschale?
Die Reisekostenpauschale, die auch Verpflegungspauschale genannt wird, bezeichnet einen pauschalen Betrag, der Mitarbeiter für die Mehr-Kosten auf einer Dienstreise ausgezahlt wird. Die Beträge der Reisekostenpauschale sind gesetzlich festgelegt und orientieren sich nicht an den tatsächlich angefallenen Kosten. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass Arbeitnehmern auf geschäftlich bedingten Auswärtstätigkeiten grundsätzlich ein Mehraufwand entsteht. Um diesen Mehraufwand für die Geschäftsreise möglichst einfach abrechnen zu können und Ihnen das Leben zu erleichtern, hat der Gesetzgeber die Reisekostenpauschale eingeführt.
Wie berechne ich meine Reisekosten? Wir erklären wie Sie Ihre Reisekosten einfach selbst berechnen.
Ist die Anwendung der Reisekostenpauschale gesetzlich vorgeschrieben?
Die Pauschbeträge, die für Reisekosten geltend gemacht werden können, sind gesetzlich geregelt. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber jedoch nicht dazu verpflichtet Ihnen die Reisekostenpauschale auszuzahlen. Er kann sich dagegen entscheiden. Wenn Sie vom Arbeitgeber keine Verpflegungspauschalen erhalten, dann können Sie diese als Werbungskosten in Ihrer Einkommenssteuer geltend machen.
Bei der Berechnung der Verpflegungspauschale und des Verpflegungsmehraufwands muss man den gesetzlichen Vorgaben folgen. Einige Beispiele zu gesetzlichen Vorgaben sind die Kürzungen von Pauschalen oder die Dreimonatsfrist bei Reisekostenpauschalen. Die gesetzlichen Anforderungen zur Reisekostenabrechnung haben wir Ihnen hier zusammengefasst.
Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand in Deutschland für 2023
2023 gelten in Deutschland folgende Reisekostenpauschalen, bzw. Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen. Die Beträge der Reisekostenpauschale werden jährlich vom Bundesfinanzministerium vorgegeben und sollen sich den veränderten Lebenshaltungskosten anpassen.
Eine ausführliche Liste mit den Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand können Sie dem aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums entnehmen. Oder Sie schauen einfach kurz in unserem Artikel zur Verpflegungspauschale nach 😉
Reisekosten und Pauschalen richtig berechnen
Das war alles noch sehr abstrakt! Damit Sie sich bei der Berechnung etwas leichter tun, sprechen wir verschiedene Rechenszenarien durch und weisen Sie auf Fallstricke hin.
Bevor Sie mit der Berechnung Ihrer Reisekosten starten, sollten Sie prüfen, ob Ihre Geschäftsreise nur im Inland (Deutschland) war oder Sie z.B. auch Kunden im Ausland besucht haben. In einem zweiten Schritt müssen Sie sich die Dauer Ihrer Geschäftsreise ansehen, wie lange waren Sie in Summe geschäftlich unterwegs?
Reisekostenpauschale für Dienstreisen im Inland berechnen
Wenn Sie in Deutschland dienstlich unterwegs waren, ist es für die Höhe der Reisekostenpauschale nicht entscheidend in welchen Städten Sie waren. Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands richtet sich einzig nach der Dauer Ihrer Geschäftsreise. Wir haben Ihnen drei Beispiele für Reisekostenpauschalen im Inland aufgelistet:
Beispiel 1: Eintägige Dienstreise Augsburg – München (unter acht Stunden)
Sie fahren für einen Kundentermin von Augsburg nach München und brauchen für den kompletten Weg (Hin und Rückweg) fünf Stunden mit dem Auto. Für diese eintägige Geschäftsreise können Sie keinen Verpflegungsmehraufwand geltend machen, weil Sie weniger als acht Stunden unterwegs waren.
Beispiel 2: Mehrtägige Dienstreise Hamburg – Stuttgart
Für eine Messe fahren Sie von Hamburg nach Stuttgart. Sie reisen am Vortag der Messe an und sind dann einen kompletten Arbeitstag auf der Messe. Am folgenden Tag fahren Sie zurück nach Hamburg. Für diese mehrtägige Geschäftsreise können Sie jeweils 14 Euro für den An- und Abreisetag geltend machen und nochmals 28 Euro für den vollen Zwischentag auf der Messe. Ihr Verpflegungsmehraufwand beläuft sich auf 56 Euro für diese Dienstreise, unabhängig davon, ob Sie noch zusätzliche Kosten für ein Essen im Restaurant oder Ähnliches hatten.
Beispiel 3: Eintägige Dienstreise Jena mit Kürzung der Pauschale
Für eine Vertragsunterzeichnung fahren Sie nach Jena und sind mit An- und Abreise nach 10 Stunden wieder zuhause. Nach der erfolgreichen Vertragsunterzeichnung gehen Sie mit den Kunden noch in einem Restaurant essen. Das Menü wurde bereits im Voraus von Ihrem Unternehmen reserviert, gebucht und bezahlt. Für diese eintägige Geschäftsreise könnten Sie eigentlich eine kleine Verpflegungspauschale von 14 Euro geltend machen. Aber Sie haben eine vom Unternehmen bezahlte Mahlzeit erhalten und das führt zu einer Kürzung der Pauschale. Da es sich um ein Mittagessen gehandelt hat, wird Ihre Reisekostenpauschale um 40 % gekürzt. Folglich erhalten Sie 8,40 Euro (14 Euro abzgl. 40 Prozent) für diese Geschäftsreise.
Reisekostenpauschale für Dienstreisen im Ausland berechnen
Etwas komplexer wird die Berechnung, wenn Sie Geschäftsreisen im Ausland angetreten haben und möglicherweise in mehreren Ländern Aufenthalte vorgesehen waren. Bei geschäftlichen Auslandsreisen sind neben der Dauer der Geschäftsreisen auch die jeweiligen Länder, in denen Sie sich aufgehalten haben, entscheidend. Wir stellen Ihnen zwei Fälle vor und diskutieren beispielhaft die Berechnung der Reisekostenpauschale im Ausland.
Beispiel 1: Eintägige Dienstreise Tübingen (DE) – Genf (CH)
Sie sind von Tübingen aus für eine Geschäftsreise nach Genf in die Schweiz gereist. Inklusive An- und Abreise sind Sie 13 Stunden unterwegs und kommen spät abends wieder bei Ihnen zuhause an. Ihre Geschäftsreise gilt als eintägige Geschäftsreise mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden. Sie erhalten also eine Reisekostenpauschale. Für die Schweiz im Allgemeinen gilt eine kleine Verpflegungspauschale von 43 Euro. Da Sie aber in Genf waren, können Sie 44 Euro Pauschbetrag geltend machen.
Sie sollten bei Auslandsaufenthalten immer prüfen ob möglicherweise spezielle Pauschalen für Bezirke, Regionen oder Städte gelten, da nicht jedes Land einen einheitlichen Pauschalbetrag hat und diese je nach Stadt variieren können.
Beispiel 2: Mehrtägige Dienstreise Niederlande – Liechtenstein mit Übernachtung
Sie starten von zuhause und reisen nach Den Haag in die Niederlande. Dort haben Sie einen Kundentermin und sind inklusive Anreise 9 Stunden vor Ort. Danach fahren Sie nach Liechtenstein und checken in Ihr Hotel ein. Sie übernachten eine Nacht in Liechtenstein. Am nächsten Tag haben Sie einen Kundentermin und fahren am selben Tag wieder nach Hause. Schauen wir uns die Berechnung pro Land an. Für den ersten Tag in den Niederlanden erhalten Sie 32 Euro, da Sie zwar länger als acht Stunden jedoch keinen vollen Kalendertag 24h vor Ort waren. Für den zweiten Tag erhalten Sie, da Sie mindestens 24h in Liechtenstein waren eine Verpflegungspauschale von 56 Euro pro Nacht. Außerdem können Sie eine Übernachtungspauschale von 190 Euro geltend machen. In Summe bekommen Sie Reisekosten in der Höhe von 278 Euro erstattet.
Reisekostenpauschale : Übernachtungspauschale
Die Übernachtungspauschale ermöglicht es Arbeitnehmern, die bei dienstlichen Reisen übernachten müssen, die dabei entstehenden Kosten abzusetzen. Die besonderen Merkmale der Übernachtungspauschale bestehen darin, dass sie eine festgelegte Höhe hat, und dass sie sowohl für Inlands- als auch Auslandsreisen gilt.
Sie deckt in der Regel nur die tatsächlich entstandenen Kosten für Übernachtungen im Hotel oder einer ähnlichen Unterkunft ab und nicht etwa Ausgaben für Verpflegung oder andere Auslagen. Damit dient die Übernachtungspauschale dazu, den administrativen Aufwand sowohl für den Arbeitnehmer als auch für das Finanzamt zu reduzieren. Dieser spezielle Aspekt des deutschen Steuerrechts kann erhebliche finanzielle Vorteile für Arbeitnehmer bieten, die häufig auf Diensteisen unterwegs sind.
Erfahren Sie mehr über die Übernachtungspauschale
Reisekostenpauschale: Kilometerpauschale
Die Kilometerpauschale, auch Pendlerpauschale genannt, ist eine steuerfreie Erstattung für Arbeitnehmer, die täglich zur Arbeit pendeln. Sie ist so ausgelegt, dass sie die Kosten deckt, die einem Arbeitnehmer für jeden gefahrenen Kilometer mit seinem eigenen Fahrzeug zum Arbeitsplatz entstehen.
Zu den besonderen Merkmalen der Kilometerpauschale gehört, dass sie unabhängig von den tatsächlichen Kosten ist und dass sie für die einfache Strecke berechnet wird, unabhängig davon, ob die Rückfahrt am selben Tag stattfindet oder nicht. Darüber hinaus kann sie für Reisen zwischen Wohnort und regelmäßiger Arbeitsstätte, für Fahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung und für Fahrten zu einem Sammelpunkt oder zu einer weiträumigen Arbeitsstätte gelten.
Aktuell liegt die Pendlerpauschale bei 0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer. Ab dem 21. Kilometer erhöht sich der Betrag auf 0,38 Euro, wobei der jährliche Höchstbetrag bei 4.500 Euro liegt.
Erfahren Sie mehr über die Kilometerpauschale
Expensya integriert die Berechnung der Reisekostenpauschale
Gerade wenn Sie im Ausland auf Geschäftsreise unterwegs waren oder Ihr Arbeitgeber bereits für Mahlzeiten aufgekommen ist, kann die Berechnung der Reisekostenpauschale schnell kompliziert werden. Eine automatisierte Berechnung, die die entsprechenden Pauschalbeträge direkt erkennt und erfasst, hört sich da doch gut an!
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