Zahlungskarten existieren in den unterschiedlichsten Formen, Farben und werden von mindestens genauso vielen unterschiedlichen Anbietern herausgegeben. Doch was macht eine Zahlungskarte eigentlich aus, welche Besonderheiten definieren diesen Kartentyp und wofür verwendet man sie?
Was sind Zahlungskarten und wann verwendet man sie?
Eine physische Zahlungskarte ist ganz einfach gesagt eine Karte, mit der Sie bezahlen können. Als Inhaber und Inhaberin dieser Karte können Sie bei Vertragsunternehmen, die bei diesem Zahlungsverfahren angeschlossen sind, ohne Bargeld bezahlen. Abhängig vom Kartentyp sind neben dem reinen Bezahlen auch noch andere Funktionen mit der Zahlungskarte abgedeckt, zum Beispiel das Geldabheben an Bankautomaten oder das kontaktlose Bezahlen. Zu den häufigsten und mitunter bekanntesten Zahlungskarten gehören sicherlich Kreditkarten und Debitkarten bzw. Bankkarten.
Mit einer Zahlungskarte können aber auch Gutscheinkarten, Guthaben- oder Prepaidkarten gemeint sein. Hier wird die Karte zwar auch zum bargeldlosen Bezahlen verwendet, wurde aber nicht von einer Bank oder einem Finanzinstitut ausgegeben. Solche Plastikkarten werden mit einem bestimmten Geldbetrag „aufgeladen“ und können dann vom Karteninhaber später zum Bezahlen beispielsweise im Einzelhandel verwendet werden.
Was versteht man in Unternehmen unter einer Zahlungskarte?
Mit Zahlungskarten für Unternehmen oder auch Firmenzahlungskarten sind allgemein Bank- oder Kreditkarten gemeint. Diese werden von Unternehmen als bargeldloses Zahlungsmittel verwendet. Die Konditionen der Zahlungskarte richten sich auch bei Zahlungskarten für Unternehmen nach dem jeweiligen Kreditkartenanbieter. Die unterschiedlichen Konditionen und Funktionen sind bei der Wahl einer Zahlungskarte meist ausschlaggebend. In Deutschland sind die Bankdebitkarten mit 107,3 Millionen Karten im Jahr 2017 weiterhin die am häufigsten ausgegebene Zahlungskarte (Quelle Statista 2018 „Zahlungskarten in Deutschland“).
Zahlungskarten werden in Unternehmen meist zum bargeldlosen Bezahlen verwendet. Welche Zahlungskarten vorhanden sind und wer diese verwenden darf, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.
Teilweise haben einzelne Abteilung eigene Zahlungskarte, die mit den Anforderungen des Tagesgeschäfts dieser Abteilung einhergehen. In der Vertriebsabteilung, wo Dienstreisen zum Alltag gehören, haben die einzelnen Außendienstmitarbeiter und -Mitarbeiterinnen oft eigene Firmenkreditkarten. Auf einer Geschäftsreise kann so jeder und jede der Mitarbeitenden seine Aufwendungen direkt mit der geschäftlichen Kreditkarte bezahlen, ohne selbst in Vorleistung gehen zu müssen. Aber auch in Abteilungen, die selten auf Dienstreise sind, kann eine Unternehmenskreditkarte sinnvoll sein. Wird online ein Abo abgeschlossen oder werden Büromaterialien online bestellt, kann die Abteilung dies direkt intern mit der eigenen Zahlungskarte begleichen.
Welche Besonderheiten haben Zahlungskarten?
Momentan sind Zahlungskarten meist noch aus Plastik und die relevanten Informationen zum Karteninhaber und Konto- oder Kartennummer sind aufgedruckt oder geprägt. Damit bei der Zahlung auch das richtige Konto belastet wird, ist auf dem Chip jeder Karte das zu belastende Bankkonto elektronisch hinterlegt. Zahlungskarten können je nach verbautem Chip auch zu verschlüsselten und sicheren Transaktionen beitragen.
Wie bereits angesprochen existieren die unterschiedlichsten Zahlungskarten, daher lohnt es sich vielleicht diese nochmals kurz zusammenzufassen. Folgende Zahlungskartenarten sind momentan auf dem Markt zu finden:
- Girokarten und Debitkarten d.h. klassische Bankkarten
- Kreditkarten z.B. Master Card oder Visa
- Prepaid-Karten, die mit bestimmten Geldbeträgen aufgeladen werden
- Geschenkkarten z.B. eine Gutscheinkarte des Einzelhandels
- Wertkarten z.B. Prepaid-Telefonkarten
Die Besonderheit bei Geschenkkarten ist, dass man diese meist nur bei bestimmten Einzelhändlern einlösen kann oder die Verwendung an eine bestimmte Aktion gebunden ist. Zum Beispiel können Sie mit einer Amazon-Geschenkkarte bis zu einer bestimmten Höhe bei Amazon einkaufen. Mit dieser Karte können Sie aber nicht bei anderen E-Commerce Plattformen einkaufen, da die Karte an einen bestimmten Einzelhändler gebunden ist.
Ein anderes Beispiel zur Bindung der Zahlungskarte an eine bestimmte Aktion, sind Prepaid-Karten. Das Guthaben auf Prepaid-Karten eines Telekommunikationsanbieters kann einzig zum „Telefonieren“ verwendet werden. Dahingegen ermächtigen Kreditkarten und Debitkarten Karteninhaber zu unterschiedlichen Zahlungen. Im Vergleich zur Girokarte gibt die Kreditkarte dem Karteninhaber und Karteninhaberinnen eindeutig mehr Flexibilität.
In Deutschland wurden im Jahr 2015 über 950 Millionen Transaktionen per Kreditkarte abgewickelt (Quelle: Statista 2021). Und dennoch ist die Debitkarte weiterhin Vorreiter und beliebtestes Zahlungsmittel in Deutschland, mit mehr als der dreifachen Transaktionsanzahl als jener von Kreditkarten.
Mit der zunehmenden Digitalisierung der Finanzbranche entwickeln sich auch die Konfigurationen und Einsatzgebiete von Zahlungskarten weiter. Zahlungskarten werden ebenfalls immer digitaler und es finden sich zunehmend Anbieter, die rein virtuelle Kreditkarten ausgeben.
Welche Vorteile haben Zahlungskarten für Unternehmen?
Zahlungskarten können mit einem Zahlungslimit ausgestattet werden, dadurch erhalten Unternehmen eine bessere Kontrolle über die mit der Karte getätigten Ausgaben. Zudem können Käufe oder Zahlungsvorgänge bei bestimmten Internetseiten oder Einzelhändlern gesperrt werden. Mit der firmeneigenen Zahlungskarte können dann beispielsweise keine privaten Netflix-Abos abgeschlossen werden und die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien ist deutlich verbessert. Eine verbesserte Ausgabenkontrolle und Übersicht zu den im Unternehmen getätigten Käufen zählen klar zu den Vorteilen der Zahlungskarten für Unternehmen.
Ähnlich wie Geschäftskonten werden auch Zahlungskarten für Unternehmen zu rein unternehmerischen Zwecken verwendet. Gerade im Hinblick auf die Audits durch Finanzamt und Wirtschaftsprüfer ist es ratsam die geschäftlichen Aufwendungen klar von den Privaten trennen zu können. Mit Zahlungskarten sind Zahlungshistorie und Verwendungszweck direkt ersichtlich und die Nachweispflicht leicht zu erfüllen.
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