Wozu dient eine Kreditkarten Software?

Wozu braucht man eine Kreditkarten Software?

Eine Kreditkarten Software erleichtert Unternehmen die Verwaltung Ihrer Finanzen erheblich. Transparente Transaktionen, festgelegte Rollen und Rechte für Karteninhaber, übersichtliche Freigabehierarchien für Budgets und Ausgaben sowie integrierte Kreditkartenauszüge sind nur einige der vielen Benefits solcher Softwares. Was mit einer Kreditkartensoftware gemacht werden kann und für wen sie sich eignet, mehr dazu in unserem Artikel.

Die Funktionen einer Software für Kreditkarten

So manches Unternehmen ist schon in Schräglage geraten, wenn die Entscheidungsträger den Überblick über Ausgaben und Einnahmen verloren haben. Moderne Finanz- und Kreditkartensoftwares bieten Unternehmen eine Vielzahl an Funktionen, um die Finanzen besser im Auge zu behalten und zu analysieren. Dadurch können wichtige Performance KPIs überwacht werden und Unternehmen können sich in Echtzeit über die Effektivität Ihrer Geschäftsprozesse und Ihre finanzielle Lage informieren.

Was ist mit einer Kreditkartensoftware gemeint?

Eine Kreditkartensoftware bezeichnet eine spezifische Form der Finanzsoftware, mit der im Besonderen virtuelle und physische Kreditkarten verwaltet werden können. Diese Software ermöglicht es Nutzern in der Regel all Ihre Kreditkartentransaktionen zu spiegeln und komplette Auszüge in der Software zu integrieren. Eine online Banking Software wäre ein Beispiel für eine Kreditkartensoftware, die uns wahrscheinlich allen aus der privaten Nutzung geläufig ist.

Mit einer Kreditkartensoftware können Ausgaben entsprechend ihrer Ausgabenkategorie gebündelt, Konten angelegt und Zahlungen programmiert werden. Mithilfe dieser speziellen Softwares, die teilweise auch von den Kreditkarteninstituten selbst entwickelt und zur Verfügung gestellt werden, kann man auf seine Kreditkarte zugreifen und Transaktionen steuern.

Eine Software für Kreditkarten bildet einfacher gesagt die Gesamtheit der Aktionen ab, die ein Kreditkarteninhaber mit seiner Kreditkarte durchführen kann. Je nach Softwareumfang können in dieser auch Berichte erstellt werden, interaktive Dashboards angezeigt und professionelle Reportings auf Basis von Echtzeitdaten entworfen werden. Moderne Softwares zum Management von Kreditkarten und Unternehmensfinanzen arbeiten oftmals mit BI und Künstlicher Intelligenz. Auch denkbar sind Integrationen der Kreditkartensoftware in andere relevante Systeme wie z.B. Integrationen mit Onlinehändlern wie Amazon.

Was sind die Vorteile für Unternehmen?

Die Funktionalitäten von Kreditkartensoftwares entwickeln sich durch neue Technologien konstant weiter. Ähnlich wie bei Business-Kreditkarten haben die Digitalisierung und KI einen großen Einfluss auf die Funktionalitäten dieser Softwares. Dennoch bleiben einige der zentralen Merkmale weiterhin bestehen. Software für Kreditkarten bietet Unternehmen neben transparenten Finanzen und vereinfachten, integrierten Onlinebuchungen auch die Möglichkeit Ausgaben unternehmensweit besser zurückzuverfolgen.

Transparente Finanzen mit verbesserter Kontrolle

Mit einer Software, die in der Lage ist, diverse Kreditkarten eines Unternehmens zu integrieren, können die Transaktionen gebündelt und auf einer Plattform sichtbar gemacht werden. Manager und Vorgesetzte können Transaktionen einsehen und überprüfen, ohne lange suchen zu müssen. In der Buchhaltung werden vor allem die Softwareoptionen zur Budgetplanung und Prognosen hochgeschätzt. Buchhalter können dadurch alle Finanzprodukte des Unternehmens über eine einzige Software verwalten. Diese Übersichtlichkeit bei den Finanzen gilt bei komplett integrierten Softwares für alle Hierarchieebenen. Der Fakt, dass geschäftliche Kreditkarten auf einer Plattform verwaltet werden können, ist für viele eine große Entlastung und daher ein Argument für den Kauf einer Finanzsoftware.

Behalten Sie die Ausgaben immer im Blick!

Dadurch dass in den meisten Softwares Rechnungen direkt hochgeladen werden können, sind Papierbelege überflüssig und Nachweise werden direkt im digitalen Format abgespeichert. Das vermindert den Aufwand mit der Archivierung von Belegen und Rechnungen für alle Beteiligten. Außerdem können die Belege so nicht mehr verloren gehen. Einmal in der Software hochgeladen, sind sie dort vor Verlust sicher. Bestimmte Kreditkarten Softwarepakete ermöglichen es Unternehmen, mehrere Nutzer in der Software abzubilden. Systeme mit dieser Funktionalität nennt man auch Multinutzersysteme.

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Wenn wir einen Blick auf Firmenkreditkarten werfen, dann kann festgehalten werden, dass diese online Käufe erheblich vereinfachen – ein klarer Vorteil der Kreditkarte. In Kombination mit einer Software könnten darüber hinaus online Einzelhändler direkt in der Verwaltungsplattform integriert werden. Über diese Softwareintegration können folglich die Zahlungen mit der Kreditkarte simpel und unverzögert abgerechnet werden.

Welche Hauptfunktionen machen eine Kreditkarten Software aus?

Einige der Hauptfunktionen einer Finanzsoftware finden sich auch schon direkt in ihren Vorteilen. So zum Beispiel die transparente Finanzverwaltung, Kontrolle und Abrechnung, die für das gesamte Unternehmen über eine einzige Plattform gesteuert werden kann.

Aspekte, die bei der Entscheidung für eine Finanzsoftware und im Speziellen bei einer Software für Kreditkarten beachtet werden sollten, sind unter anderem die Import- und Exportformate. Damit die Buchhaltung die nötigen Überweisungen problemlos an Mitarbeiter auszahlen kann, sollten SEPA-Exportformate zum Standard gehören. Außerdem sollte eine Software Ihnen den Datenimport von DATEV- und CSV-Formaten ermöglichen.

Gerade wenn im Unternehmen viel gereist wird und die Software konzernübergreifend auch von Tochtergesellschaften im Ausland genutzt wird, sollte die Software zudem Fremdwährungen unterstützen.

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