Zahlungskartenbetrug lässt sich mit wenigen Handgriffen vermeiden

Zahlungskarten, zum Beispiel Debitkarten, EC-Karten oder Kreditkarten, sind ein gängiges Zahlungsmittel und werden im stationären Einzelhandel sowie im Onlinehandel akzeptiert. Die Debitkarte und Kreditkarte können auch im europäischen oder internationalen Umfeld zum Bezahlen verwendet werden, im Gegensatz zur EC-Karte. Die breite Akzeptanz der Zahlungskarten ruft im privaten wie geschäftlichen Kontext Betrügende auf den Plan. Letztes Jahr blieben die Zahlen beim Betrug mit Zahlungskarten verglichen mit dem Vorjahr auf einem konstant hohen Niveau (Bundeskriminalamt, 2021: Polizeiliche Kriminalstatistik). Die Schadenssumme belief sich laut BKA auf stolze 25,4 Millionen Euro im Jahr 2021 – falsche und betrügerische Ausgaben, die Firmen und Privatpersonen vermeiden sollten. Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden eine Firmenkarte anbieten, müssen sich dementsprechend vor Zahlungskartenbetrug schützen. Wie kann man den Kontrollaufwand bei den Mitarbeiter Auslagen richtig steuern und die Zahlungssicherheit für die Belegschaft sicherstellen.

Unsere Tipps, um Zahlungskartenbetrug zu vermeiden!

Bei jeder Kartentransaktion werden die Karteninformationen mit dem Terminal oder der online Handelsplattform ausgetauscht. Der Zahlungskartenbetrug lässt sich in Betrieben vermeiden, dafür müssen aber vom Unternehmen und den Angestellten einige Spielregeln beachtet werden.

Auf keinen Fall sollte eine PIN der Zahlungskarte an andere als die Karteninhaberin oder den Karteninhaber kommuniziert werden. Weder die PIN noch die Zahlungskarte egal ob Debit oder Kreditkarte sollten an Dritte weitergegeben werden.

Es lohnt sich auch in eine richtige Virensoftware für geschäftliche PCs einzuführen. Denn in gefälschten Phishing Nachrichten und E-Mails mit Schadprogrammen versuchen Kriminelle immer wieder Zahlungskartendaten, persönliche Informationen und Passwörter abzugreifen. Ausgabenregeln des Unternehmens sind ein kraftvolles Instrument, um die Kreditkartentransaktionen von Angestellten zu kontrollieren und die Compliance bei Firmenkarten zu erhöhen.

Die Zahlungskarte sollte nicht offen im Büro für alle zugänglich herumliegen.

Bei Online-Shops mit Kreditkarte bezahlen

Viele Handelsplattformen bieten neben dem Kauf auf Rechnung auch die Möglichkeit die Ware direkt online mit Kreditkarte oder Debitkarte zu bezahlen. Beim Zahlungsvorgang werden in einer online Maske die Kreditkartennummer, Gültigkeitsdatum und in der Regel auch die dreistellige Kartenprüfnummer, die als CVC oder CVV gekennzeichnet ist und auf der Kartenrückseite steht, eingegeben. Auch nach dem Abflachen der Pandemie bleiben viele Mitarbeitende weiterhin im Homeoffice und bezahlen Geschäftsausgaben mit Firmenkreditkarten oder eigenen Bankkarten. Immer wenn Geld im Spiel ist, sollte man genau hinschauen, ob es sich bei der vorliegenden Seite um eine seriöse Plattform handelt. Geben Sie die Kreditkartennummer nur auf einer Seite mit sicherer SSL-Verschlüsselung ein. Werden die Kreditkarteninformationen in einer betrügerischen Seite abgegeben, können Dritte diese illegal weiternutzen oder weiterverkaufen.

Ein weiteres Risiko stellen unsichere Internetverbindungen dar, die beim Arbeiten im öffentlichen Raum wie Cafés verwendet werden. Hier lassen sich relativ einfach die Kartendaten von Privatpersonen oder Firmen abgreifen. Besser ist es sich über eine VPN-Verbindung einzuwählen oder das mobile Netzwerk des Smartphones für sensible Transaktionen zu verwenden. Eine 100%ige Sicherheit gibt es auch hier nicht, aber diese Verbindungen sind schwieriger zu kapern als die öffentliche WLAN-Verbindung.

Mit Zahlungskarten verschwinden Spesenabrechnungen und zeitraubende Prozesse

Werden vom Unternehmen Firmenzahlungskarten ausgegeben, müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht länger Kosten vorstrecken. Neue Zahlungskartenlösungen bieten Unternehmen innovative Zahlungsmittel und sind eine gute Ergänzung zur traditionellen Bank, weil sie sich flexibler an die geschäftliche Entwicklung und Herausforderungen anpassen lassen. In der Firmenzahlungskarten App kann innerhalb von Sekunden eine Karte hinzufügt oder bei Betrugsverdacht gesperrt werden. Jede Karte lässt sich mithilfe verschiedener Kriterien und Einstellungen (Zahlungshöchstgrenzen, zulässige Ausgabenkategorien, Nutzungstage und -Zeiten usw.) an die Ausgabenrichtlinien im Unternehmen anpassen.

Diese Fehler bei Spesenabrechnungen können teuer werden!

Außerdem können auch rein virtuelle Karten in der Zahlungs- und Spesenabrechnung App erstellt werden, die sofort für Transaktionen im Internet verwendet werden können. Für Ausgaben wie online Abonnements oder Online-Shopping ist eine virtuelle Karte vollkommen ausreichend. Aber auch physische Karten lassen sich in Zahlungstools ganz einfach bestellen, wenn im Unternehmen viele Geschäftsreisen anstehen.

Dadurch ist die Spesenabrechnung de facto verschwunden, weil Geschäftsausgaben direkt das Konto des Unternehmens belasten. Es gibt keinen Kostenvorschuss oder Mitarbeiter Auslagen mehr. Es reicht, wenn der Zahlungsbeleg fotografiert und so archiviert wird. Eine gute Nachricht ist, dass die archivierten Transaktionen und Belege sich mit diversen Integrationen automatisch in Buchhaltungssoftwares hochgeladen werden können.

Wechseln Sie zum Smart Spend: Autonomie, Kontrolle und Transparenz!

Sie sehen die Vorteile einer Zahlungskarte, fürchten sich aber vor Zahlungskartenbetrug? Keine Sorge: Die Zahlungskarten von Expensya garantieren Ihnen jederzeit und überall eine umfassende Kontrolle über Ihre Geschäftsausgaben. Expensya hat seinen Unternehmenskarten eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzugefügt. Die Zahlungskarten sind auf der SaaS-Plattform integriert und haben eine Budgetlogik. Konkret heißt das, dass Admins und Manager wiederkehrende oder einmalige Budgets für ihre Angestellten oder Abteilungen festlegen. Die Expensya-Karte ist an ein das vorher validierte Budget gebunden und mit der Karte kann nur dann bezahlt werden, wenn das Budget vorher genehmigt wurde.

Bei jeder Transaktion wird das Budget automatisch abgefragt. Wenn es nicht überschritten wird und die Ausgabe auch die anderen festgelegten Kriterien (Betrag, Art der Ausgabe usw.) erfüllt, wird sie genehmigt. So können Sie sicher sein, dass die von getätigten Ausgaben tatsächlich der im Vorfeld festgelegten Ausgabenpolitik entsprechen. Sie riskieren keine Fehler oder Betrügereien mehr.

Außerdem erhalten Sie in Echtzeit einen Überblick über die getätigten Ausgaben und sehen, wie sich die zugewiesenen Budgets im Laufe der Zeit verändern. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie die Informationen erst am Ende des Monats erhalten haben. Sie können die Budgets bei Bedarf auch mit wenigen Klicks anpassen. So können Sie bei Ihrer geschäftlichen Ausgabenpolitik flexibel sein und behalten gleichzeitig die End-to-End-Kontrolle.

Der Umstieg auf geschäftliche Zahlungskarten ist gut. Allein sind sie jedoch wenig sinnvoll, da Sie mit denselben Einschränkungen konfrontiert sind wie zuvor: mangelnde Kontrolle und Transparenz. Mit der SaaS-Plattform für Geschäftsausgaben von Expensya, die integrierte Zahlungskarten anbietet, werden Ihre Geschäftsausgabenprozesse revolutioniert. Zeit- und Geldersparnis, Budgetkontrolle und Echtzeit-Transparenz – das ist es, was wir als Smart Spend bezeichnen.