Déplacements professionnels : qu’est-il possible de faire passer en note de frais ?

Déplacements professionnels : qu’est-il possible de faire passer en note de frais ?

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Les déplacements professionnels sont de plus en plus fréquents chez des milliers de personnes. Obligation légale pour l’entreprise, cette dernière se doit de payer les frais de voyage de ses collaborateurs lors des missions professionnels.

Dans ce cas, la note de frais permet aux employés de soumettre de manière mensuelle toutes les dépenses payées lors de l’exercice de leur activité professionnelle. Ainsi, l’employeur prendra connaissance des différentes dépenses et procédera au remboursement des frais professionnels des salariés.

Par ailleurs, dans le cadre d’un voyage professionnel, il n’est pas possible pour les employés de soumettre n’importe quel type de dépense en notes de frais. Donc, qu’est-il possible de faire passer en notes de frais lors d’un déplacement professionnel ? Qu’est-ce qu’un frais professionnel et quels sont les différents types de dépenses acceptées par l’entreprise ? C’est l’occasion de tout savoir pour s’assurer de la conformité des procédures de votre entreprise, surtout en cas de contrôle par l’URSSAF !

Les frais professionnels, qu’est-ce que c’est ?

Les frais professionnels concernent toutes les dépenses effectuéesdans le cadre de votre activité professionnelle, afin de mener à bien votre mission.

Il s’agit donc des sommes engagées par le salarié qui seront remboursées par l’entreprise, sur présentation d’un justificatif de dépense.

Important :

  • Les frais professionnels peuvent faire l’objet d’un remboursement aux frais réels ou au forfait qui sont exonérées de cotisations sociales, et ce dans une certaine limite fixée.
  • Les frais doivent impérativement être justifiés, proportionnés et engagés dans l’intérêt de votre entreprise.

N’hésitez pas à consulter notre article sur les modalités de remboursements et règles fiscales pour plus de détails

Il existe donc différents types de dépenses que vous pouvez passer en notes de frais. Mais lesquels ?

Les frais de déplacement :

Les frais de déplacement regroupent toutes les dépenses qui impliquent un moyen de transport pour réaliser une mission à des fins professionnels.

Très fréquents et communs, ils concernent précisément tous les déplacements à partir de l’endroit où se trouve l’entreprise. En effet, les frais domicile-travail ne seront pas pris en compte dans le remboursement des frais de déplacement.

De manière générale, les moyens de transport les plus utilisés sont le taxi, train, avion ou bateau. Nul besoin de vous rappeler que vous devez impérativement posséder un justificatif afin de pouvoir vous faire rembourser.

Bon à savoir :

  • Dans certains cas, l’entreprise peut exiger le billet de train ou la carte d’embarquement comme preuve de justificatif pour éviter tout risque de fraude.
  • Si un employé est amené à utiliser sa voiture personnelle pour un déplacement professionnel, ce dernier peut se faire rembourser en fonction du barème kilométrique. Dans ce cas, il est conseillé d’utiliser un outil de référence pour le calcul de la distance ainsi que le contrôle et la vérification des données.

Découvrez-en plus sur le barème kilométrique 2019

D’autres dépenses sont également liées aux déplacements, à savoir :

  •  Les péages et frais de stationnement : ces dépenses sont remboursées comme tous les autres types de frais, c’est-à-dire sur présentation de justificatifs. Dans certains cas, quelques entreprises équipent même leurs collaborateurs d’un badge de télépéage pour faciliter la gestion de ce type de frais.
  • Les contraventions : dans le cas où elles sont affectées à une voiture de fonction, l’entreprise peut payer les PV et les refacturer aux collaborateurs concernés. De manière générale, les organisations tendent à ne pas dénoncer leurs salariés, sauf en cas de faute grave ou répétée.

Les frais de bouche :

Les frais de bouche impliquent toutes les dépenses liées à la restauration qui sont payées dans le cadre d’une mission professionnelle.

En général, la nature de ces dépenses désigne les repas, le restaurant, ou encore les achats alimentaires réalisés en grande surface. A noter que l’entreprise soumis les frais de bouche à un plafond dont l’employé se doit de prendre connaissance.

Important : il arrive que vous soyez amené à inviter des clients ou des prospects à déjeuner dans le cadre d’un repas d’affaires. Ces notes de frais sont très surveillées car propices aux dépassements ou aux éventuelles fraudes. Les dépenses doivent être raisonnables et les justificatifs doivent être conformes aux obligations légales.

Les frais d’hébergement :

Les frais d’hébergement concernent toutes les dépenses liées au logement de l’employé dans le cadre d’un voyage professionnel.

En hôtel ou via une plateforme d’hébergement collaboratif, les frais d’hébergement sont remboursés et valides lorsque le salarié se trouve à au moins 50 km de son domicile ou à plus d’1 h 30 en transport en commun.

Vous l’aurez compris, ces dépenses doivent être justifiées, raisonnables et proportionnées selon la mission du collaborateur.

Bon à savoir : les notes de frais d’endroits luxueux (5 étoiles) sont peu appréciées par l’URSSAF. En effet, l’organisme pourrait les requalifier en avantage en nature.

En savoir plus sur les erreurs passibles de redressement par l’URSSAF 

Les frais professionnels :

Les frais professionnels concernent tout ce qui englobe les achats liés à des petits équipements ou des frais nécessaires à la bonne réalisation de la mission professionnelle. Lesquels ?

  • Abonnement à un service.
  • Ticket d’entrée dans un salon
  • Forfait téléphonique etc.

Même procédé que pour les précédents frais, toute dépense devra être justifiée avant d’être soumise pour validation, puis remboursement.

Par ailleurs, vu le nombre important de déplacements, les frais professionnels peuvent s’accumuler rapidement. De ce fait, si votre organisation n’est pas équipée d’un outil dédié à la gestion des notes de frais, le traitement des frais professionnels devient alors chronophage et difficile à gérer.

Pour cette raison, nous vous conseillons d’opter pour une solution intelligente et digitale des notes de frais pour un gain de temps précieux ainsi qu’une meilleure gestion et contrôle des dépenses de l’entreprise.

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