Écritures comptables : comment comptabiliser les notes de frais ?

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Un collaborateur peut se faire rembourser les frais avancés dans le cadre de son activité professionnelle via l’établissement d’une note de frais.

Ce document permet de justifier les dépenses engagées par l’employé. Comme toutes les dépenses d’une entreprise, un enregistrement comptable est nécessaire.

Les notes de frais correspondent aux dépenses engagées par un employé pour des fins professionnelles. Ces frais sont exonérés de charges sociales. L’URSSAF est l’organisme chargé de contrôler le contenu de ces notes. Il est donc important pour les entreprises de conserver tous les justificatifs et de bien gérer ces frais pour éviter tout risque de redressement fiscal.

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Les types de frais à rembourser

Les dépenses engagées par un employé dans le cadre de son activité professionnelle peuvent être des frais de :

  • Parking, hébergement, frais de repas, etc.
  • Transports publics, avion, voiture de locations etc.
  • Cadeaux et invitations de clients, etc.

Comment enregistrer comptablement les notes de frais ?

Les notes de frais comprennent principalement les frais engagés par les salariés à des fins professionnelles. Pour enregistrer ces notes de frais, il faut les saisir dans les comptes de classe 6.

  • Le compte 6251voyages et déplacements” : pour enregistrer les frais de transport engagés par le salarié comme par exemple les billets d’avion, tain, métro, péage, voiture, frais kilométriques, etc.
  • Le compte 6256 “missions” est quant à lui conçu pour les frais de logement et les frais de repas.
  • Dans le cas où le salarié a invité des clients de l’entreprise au restaurant, c’est le compte 6257réceptions” qui est mouvementé.
  • En plus des comptes de charges qui prennent le montant HT, il faut débiter le compte 4456 TVA déductible” avec le montant de la TVA.
  • En contrepartie, pour le débit il convient de créditer le compte 421Personnel – rémunérations dues” avec le montant TTC.

Les types de remboursement des notes de frais

Il existe deux types de remboursement des frais professionnels : l’indemnisation forfaitaire ou le remboursement des frais au réel. Ainsi, l’utilisation de ces comptes est valable dans les deux types de remboursement. 

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Il arrive que le remboursement des frais professionnels soit soumis aux cotisations sociales. Il convient d’utiliser le compte 6441 “indemnités et avantages divers”  pour la partie assujettie à cotisations sociales et garder la partie exonérée dans les comptes de charges correspondants.

Les frais professionnels remboursés aux salariés apparaissent en général, sur les bulletins de paie des salariés concernés :

  • Dans le cas où ils ne sont pas soumis aux cotisations sociales, le montant net à rembourser figure en bas du bulletin.
  • Si au contraire, ils sont assujettis aux cotisations sociales, le montant brut figure en haut du bulletin. L’entreprise attribue donc au salarié le montant de son salaire net avec les remboursements des frais qu’il a engagés.

 

Vous savez tout à présent sur comment comptabiliser ses notes de frais ! Pour automatiser la gestion des notes de frais ainsi que les écritures comptables, pensez à adopter une solution de gestion des notes de frais.

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