Tout savoir sur la comptabilisation d’une note de frais

Un collaborateur peut se faire rembourser les frais avancés dans le cadre de son activité professionnelle via l’établissement d’une note de frais. Ce document permet de justifier les dépenses engagées par l’employé. Comme toutes les dépenses d’une entreprise, un enregistrement comptable est nécessaire. Il n’est pas toujours facile de s’y retrouver entre les différents comptes, mais leur renseignement est essentiel pour votre entreprise. Découvrez donc dans cet article comment bien comptabiliser les notes de frais ! 

Les notes de frais correspondent aux dépenses engagées par un employé pour des fins professionnelles. Ces dépenses doivent être faites dans l’intérêt de l’entreprise, être raisonnables et justifiées. Ces frais sont exonérés d’impôts et de charges sociales. L’URSSAF est l’organisme chargé de contrôler le contenu de ces notes. Il est donc important pour les entreprises de conserver tous les justificatifs des dépenses engagées et de bien gérer ces frais pour éviter tout risque de redressement fiscal. 

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Les types de frais à rembourser 

Les dépenses engagées par un employé dans le cadre de son activité professionnelle peuvent être des frais de : 

• Frais de repas : frais engagés par l’employé pour se restaurer dans le cadre de ses fonctions. 
• Frais d’hébergement : frais d’hôtel, d’Airbnb, etc. (l’employé doit se trouver à plus de 50km de son logement). 
• Frais de déplacement : transports publics, avion, voiture de location, etc. 
• Indemnités kilométriques : frais engagés par l’employé dans l’utilisation de son véhicule personnel dans un but professionnel (soumis à un barème bien précis). 
• Autres frais : cadeaux et invitations de clients, etc. 

Comment comptabiliser les notes de frais ? 

Les notes de frais comprennent principalement les frais engagés personnellement par les salariés à des fins professionnelles. Pour enregistrer ces notes de frais, il convient de les saisir dans les comptes de classe 6. 

Comptabilisation note de frais de déplacement et indemnités kilométriques 

• Le compte 6251 “voyages et déplacements” : pour enregistrer les frais de transport engagés par le salarié comme par exemple les billets d’avion, de train ou de métro, les dépenses de péage, de voiture, les frais kilométriques, etc. 

Comptabilisation note de frais de logement et de repas 

• Le compte 6256 “missions” est quant à lui conçu pour les frais de logement et les frais de repas, tels que les nuitées d’hôtel ou de Airbnb, les restaurants ou supermarchés.  

Comptabilisation note de frais restaurant 

• Dans le cas où le salarié a invité des clients de l’entreprise au restaurant, c’est le compte 6257 “réceptions” qui est mouvementé. 

En plus des comptes de charges qui prennent le montant HT, il faut débiter le compte 4456 “TVA déductible” avec le montant de la TVA. 

En contrepartie, pour le débit il convient de créditer le compte 421 “Personnel – rémunérations dues” avec le montant TTC. 

Tableau récapitulatif des comptes comptables des notes de frais 

Le tableau ci-dessous recense les différents types de frais professionnels ainsi que leurs comptes comptables correspondant dans lesquels rentrer les dépenses.  

Les types de remboursement des notes de frais 

Il existe deux types de remboursement des frais professionnels : l’indemnisation forfaitaire ou le remboursement des frais au réel. Ainsi, l’utilisation de ces comptes est valable dans les deux types de remboursement.  

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Il arrive que le remboursement des frais professionnels soit soumis aux cotisations sociales. Il convient d’utiliser le compte 6441 “indemnités et avantages divers” pour la partie assujettie à cotisations sociales et garder la partie exonérée dans les comptes de charges correspondants. 

Les frais professionnels remboursés aux salariés apparaissent en général, sur les bulletins de paie des salariés concernés : 

• Dans le cas où ils ne sont pas soumis aux cotisations sociales, le montant net à rembourser figure en bas du bulletin. 
• Si au contraire, ils sont assujettis aux cotisations sociales, le montant brut figure en haut du bulletin. L’entreprise attribue donc au salarié le montant de son salaire net avec les remboursements des frais qu’il a engagés. 

Processus d’enregistrement comptable des notes de frais 

Pour comptabiliser les notes de frais, suivez les écritures comptables suivantes : 

• Saisissez la note de frais dans le journal des achats. 
• Débitez les comptes de charges correspondants. 
• Débitez également le compte de TVA déductible. 
• Créditez enfin le compte du salarié, soit le compte 467 ou 421. 

Exemple de saisie comptable d’une note de frais : 

Une note de frais comprenant des frais d’hébergement pour 150 euros TTC et des frais de restaurant pour 50 euros TTC, voici l’enregistrement comptable correspondant : 

Expensya : solution intelligente pour automatiser la comptabilisation de vos frais professionnels 

Vous savez tout à présent sur comment bien comptabiliser ses notes de frais ! Pour automatiser la gestion des notes de frais ainsi que les écritures comptables, pensez à adopter une solution de gestion des notes de frais.  

Une solution intelligente comme Expensya permet d’automatiser ce processus du reçu jusqu’à votre logiciel de comptabilité. Tout cela est possible grâce à sa technologie OCR+ de dernière génération et ses algorithmes auto-apprenants. Il vous suffit de prendre un reçu en photo et de le télécharger dans votre application mobile Expensya, et une dépense est automatiquement créée avec toutes les informations importantes.  

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