Un collaborateur peut se faire rembourser les frais avancés dans le cadre de son activité professionnelle via l’établissement d’une note de frais. Ce document permet de justifier les dépenses engagées par l’employé. Comme toutes les dépenses d’une entreprise, un enregistrement comptable est nécessaire. Découvrez dans ce qui suit comment comptabiliser les notes de frais !
Les notes de frais correspondent aux dépenses engagées par un employé pour des fins professionnelles. Ces frais sont exonérés de charges sociales. L’URSSAF est l’organisme chargé de contrôler le contenu de ces notes. Il est donc important pour les entreprises de conserver tous les justificatifs des dépenses engagées et de bien gérer ces frais pour éviter tout risque de redressement fiscal.
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Les types de frais à rembourser
Les dépenses engagées par un employé dans le cadre de son activité professionnelle peuvent être des frais de :
- Parking, hébergement, frais de repas, etc.
- Transports publics, avion, voiture de locations etc.
- Cadeaux et invitations de clients, etc.
Comment comptabiliser les notes de frais ?
Les notes de frais comprennent principalement les frais engagés par les salariés à des fins professionnelles. Pour enregistrer ces notes de frais, il faut les saisir dans les comptes de classe 6.
Comptabilisation note de frais de déplacement et indemnités kilométriques
- Le compte 6251 “voyages et déplacements” : pour enregistrer les frais de transport engagés par le salarié comme par exemple les billets d’avion, tain, métro, péage, voiture, frais kilométriques, etc.
Comptabilisation note de frais de logement et de repas
- Le compte 6256 “missions” est quant à lui conçu pour les frais de logement et les frais de repas.
Comptabilisation note de frais restaurant
- Dans le cas où le salarié a invité des clients de l’entreprise au restaurant, c’est le compte 6257 “réceptions” qui est mouvementé.
En plus des comptes de charges qui prennent le montant HT, il faut débiter le compte 4456 “TVA déductible” avec le montant de la TVA.
En contrepartie, pour le débit il convient de créditer le compte 421 “Personnel – rémunérations dues” avec le montant TTC.
Tableau récapitulatif des comptes comptables des notes de frais
| Frais professionnels | Comptes comptables |
| Stationnement / Parking | 6251 Voyages et déplacements |
| Frais de déplacement / Indemnités kilométriques | 6251 Voyages et déplacements |
| Frais de voyage | 6251 Voyages et déplacements |
| Frais de restaurant | 6256 Missions ou 6257 réceptions |
| Frais d’hébergement | 6256 Missions |
| Invitation client | 6257 Réceptions |
| Cadeaux pour les clients | 6234 Cadeau à la clientèle |
| Fournitures administratives | 6064 Fournitures administratives |
| Frais d’entretient et de petit équipement | 6063 Produits d’entretien et de petit équipement |
Les types de remboursement des notes de frais
Il existe deux types de remboursement des frais professionnels : l’indemnisation forfaitaire ou le remboursement des frais au réel. Ainsi, l’utilisation de ces comptes est valable dans les deux types de remboursement.
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Il arrive que le remboursement des frais professionnels soit soumis aux cotisations sociales. Il convient d’utiliser le compte 6441 “indemnités et avantages divers” pour la partie assujettie à cotisations sociales et garder la partie exonérée dans les comptes de charges correspondants.
Les frais professionnels remboursés aux salariés apparaissent en général, sur les bulletins de paie des salariés concernés :
- Dans le cas où ils ne sont pas soumis aux cotisations sociales, le montant net à rembourser figure en bas du bulletin.
- Si au contraire, ils sont assujettis aux cotisations sociales, le montant brut figure en haut du bulletin. L’entreprise attribue donc au salarié le montant de son salaire net avec les remboursements des frais qu’il a engagés.
Processus d’enregistrement comptable des notes de frais
Pour comptabiliser les notes de frais, suivez les écritures comptables suivantes :
- Saisissez la note de frais dans le journal des achats.
- Débitez les comptes de charges correspondants.
- Débitez également le compte de TVA déductible.
- Créditez enfin le compte du salarié, soit le compte 467 ou 421.
Exemple de saisie comptable d’une note de frais :
Une note de frais comprenant des frais d’hébergement pour 150 euros TTC et des frais de restaurant pour 50 euros TTC, voici l’enregistrement comptable correspondant :
| Compte comptable | Libellé | Débit | Crédit |
| 6256 | Frais d’hébergement | 150 | |
| 6257 | Réceptions | 40 | |
| 4456 | TVA déductible | 10 | |
| 467 001 | Montant à rembourser | 190 |
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