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8 buenas razones para olvidarse del Excel en la gestión de notas de gastos

Expensya Team

8 / abril / 2019

Notas de gastos

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Excel es sin duda una herramienta muy potente que se puede utilizar con múltiples propósitos, especialmente en los campos de la contabilidad y gestión. A pesar de ello, ha quedado obsoleto en la mayoría de estos ámbitos, y resulta especialmente poco adaptado para las empresas de cierto tamaño. Soluciones Cloud, SaaS y software se han convertido en herramientas imprescindibles para asegurar el éxito y la transformación digital de las empresas, y esto es extensible a la gestión de las notas de gastos.

8 razones para dejar de utilizar Excel para el cálculo de tus notas de gastos: 

  • 1. Excel no integra facturas. Tienes que guardar los recibos de todos los gastos y facturas, y necesitas poder consultarlos rápidamente para verificar los datos o para llevar a cabo auditorías. Sin embargo, Excel no te permite hacerlo, así que tienes que crear una carpeta comprimida y adjuntarla a la tabla de Excel. Existen mejores métodos para la centralización de datos, ¿no?
  • 2. Excel requiere mucho tiempo. La hoja de Excel no concuerda con el famoso principio que rige el mundo profesional de «el tiempo es dinero«. Todo el mundo está de acuerdo en que el tiempo es un recurso valioso que debe ser bien gestionado y optimizado. Pasarte horas peleándote con las celdas de Excel te hace perder un tiempo muy valioso. Tienes mejores cosas que hacer, ¿verdad? ¡Seguro que los informes de gastos no forman parte de tus objetivos profesionales!
  • 3. Excel está lejos de ser inteligente. Ciertamente la herramienta es muy eficaz, y son muchas las empresas que lo utilizan diariamente. No obstante, Excel no es inteligente. Puedes configurarlo para automatizar ciertas tareas, pero hacerlo también te llevará muchas horas. Además, no permite controlar todos los gastos de su empresa y no proporciona información para ayudar en la toma de decisiones. Tampoco te facilita el cálculo de cotización de dietas y desplazamientos.
  • 4. Excel no entra la información de las notas de gastos de tus empleados. ¿A quién le gusta perder el tiempo rellenando hojas de Excel? A absolutamente nadie. Sobre todo, existiendo herramientas como Expensya, que te permiten olvidarte de la entrada manual de datos gracias al machine learning y a la inteligencia artificial.
  • 5. Excel no centraliza todos tus datos. Continuar utilizado Excel para administrar tus notas de gastos equivale a seguir recopilando toda la información necesaria en distintos lugares (por ejemplo, comprobar la política de gastos de tu empresa o buscar los gastos previos de los empleados). Esta práctica está lejos de ser eficiente. En adición, el hecho de tener que modificarlo todo manualmente y de que nada esté automatizado, se traduce en un riesgo elevado de errores.
  • 6. Excel no monitoriza el crecimiento de su negocio. En el caso de que tu empresa crezca, Excel no te ofrecerá más flexibilidad ni será capaz de adaptarse a la creciente complejidad de tu negocio. Tendrás que seguir arreglándotelas con los recursos de siempre y la complejidad añadida de tu proceso de gestión, que no parará de complicarse.
  • 7. Excel no es móvil. Administrar las notas de gastos a través de Excel no te permite tener acceso en tiempo real a tus gastos profesionales. Cada empleado tiene que esperar a estar de retorno de su desplazamiento para poder preparar su informe de gastos. A pesar de que exista una app móvil de Excel. ¿Has intentado alguna vez rellenar tu informe de gastos a partir de esta versión? Es casi imposible.
  • 8. Excel no se integra con todo tu SI. Aunque puedas guardar una hoja de Excel en varios formatos, esto no asegura el poder integrarla en tu software de contabilidad. Y muy a menudo tienes que volver a entrar los datos de forma manual.

Ya te habrá quedado claro que Excel ya no es tu aliado para administrar de manera eficaz las notas de gasto de tu empresa. Una solución especializada e inteligente como Expensya responde a todas estas problemáticas, y muchas más. Para empezar, Expensya automatiza todo el proceso de gestión de notas de gastos, elimina la entrada manual de datos y permite exportar archivos que se integran completamente con tu software de contabilidad. Además, en Expensya puedes automatizar tu política de gastos, gestionar los gastos de kilometraje e incluso terminar con el archivo de las facturas en papel gracias a la futura homologación de la Agencia Tributaria.

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