La gestión de los gastos siempre ha sido un proceso fundamental dentro de las empresas. Pero este adquiere todavía más importancia en un contexto de incertidumbre como el actual. Y es que vigilar de cerca los egresos de dinero que se producen en la organización es el primer paso para garantizar la buena salud de las cuentas.
Para lograr que este control se realice de manera efectiva, los directores financieros ya no pueden seguir resolviendo esta tarea de manera manual, y automatizar se ha vuelto una necesidad. De la mano de softwares de gestión de gastos, las empresas hoy pueden administrar, categorizar y rastrear los desembolsos de los equipos de manera más precisa y eficiente. En este artículo, repasamos además otras de las principales ventajas de optimizar este proceso.
Eliminar gastos innecesarios
Otra de los grandes beneficios de llevar adelante una gestión de gastos inteligente es que esta permite identificar y eliminar aquellos desembolsos innecesarios en los que incurren los empleados. ¿De qué manera? Al tener toda esta información contable en una misma plataforma y actualizada en tiempo real, los departamentos financieros tienen la posibilidad de analizar patrones y decidir qué es lo que se puede recortar.
Puede ser la compra de ciertos servicios o productos que los equipos ya no utilizan, o evitar la inversión en áreas o proyectos que no están generando un ROI adecuado. Al reducir estos egresos, las empresas pueden liberar fondos para destinar a nuevas estrategias capaces de potenciar el crecimiento de la organización.
Liberar horas de trabajo
En un entorno competitivo como el actual, las empresas tampoco pueden permitirse despilfarrar sus recursos. Y en este sentido es que todas ellas están buscando la manera de evitar las tareas repetitivas que recaen sobre sus equipos.
Por otra parte, los empleados se muestran cada vez más reticentes a perder tiempo realizando operaciones que no aportan valor a su carrera ni a la organización a la que pertenecen. Si hablamos de la gestión de gastos en particular, existen soluciones que vienen a automatizar este procedimiento realizado anteriormente de manera manual.
Sin ir más lejos, herramientas como Expensya permiten ahorrar hasta un 80% del tiempo a la hora de realizar esta tarea. Una vez que los empleados efectúan una compra solo deben tomar una fotografía de su justificante desde la aplicación o subir un PDF del mismo a la plataforma. El OCR de la app reconoce el 95% de la información de los tiques y facturas para que no tengan que perder tiempo a la hora de declarar sus gastos. Esto permite que los colaboradores de todas las áreas (incluida la de finanzas) puedan liberar horas de trabajo por semana para enfocarse en su misión principal.
Establecer metas realistas
Además, una gestión de gastos realizada de manera inteligente también ayuda a las empresas a establecer presupuestos y metas financieras realistas. Al conocer cuánto dinero se está gastando en cada área, las organizaciones pueden establecer objetivos que sean alcanzables y medir el progreso hacia ellos. Esto les permite también ajustar sus estrategias sobre la marcha y tomar decisiones informadas sobre cómo mejorar su rendimiento.
Por otra parte, gestionando de manera más eficiente los gastos profesionales es posible mejorar la transparencia y la responsabilidad financiera en una empresa. Al registrar y monitorear todos los desembolsos, los departamentos contables tienen la seguridad de que los fondos se están utilizando de manera ética y justa. Esto ayuda a construir la confianza de los empleados, los accionistas y otros interesados en la empresa.
En resumen, lograr una gestión de gastos inteligente es esencial para el éxito financiero de una organización. Y esto hoy solo puede lograrse automatizando este proceso de la mano de soluciones impulsadas por IA y capaces de ayudar a las empresas a optimizar sus procedimientos y reducir los errores manuales.
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