4 pasos para controlar mejor los gastos profesionales

¿Qué pasos deben seguirse para controlar mejor los gastos profesionales de la empresa?

Los viajes de negocios implican diversos gastos que pueden incluir el alojamiento, el kilometraje, las comidas, etc. La empresa debe reembolsarle al trabajador los gastos que haya asumido con fines profesionales. Sin embargo, a menudo tiene que hacer frente a cantidades importantes y no es capaz de controlar los gastos profesionales de sus equipos.

Las empresas implantan complejos procesos de gestión de notas de gastos. Con todo, la comunicación sobre estos procesos es muy escasa, lo cual genera repercusiones negativas para ellas
De hecho, hay gastos que superan los límites autorizados o que no se corresponden con la mejor oferta disponible. También puede ocurrir que los equipos no comprendan la lógica del reembolso y que esto provoque un descontento interno, etc.

Por ello, Expensya le propone controlar mejor los gastos profesionales de sus trabajadores en 4 pasos:

Establecer una política de gastos

A menudo, en el desarrollo de su trabajo, el empleado no tiene claro qué es o no reembolsable por su empresa. Y se plantea varias dudas: ¿a qué tengo derecho? ¿Qué límites no deben superarse? ¿Qué gastos son reembolsables?

Para evitar cualquier ambigüedad y controlar mejor los gastos, la empresa debe contar con una política de gastos. Esta debe ser clara, precisa y fácilmente accesible. En casos extremos, cuando esta es demasiado compleja, también genera situaciones incontrolables para una empresa.

A continuación le ofrecemos algunas recomendaciones para establecer una política de gastos:

• Elabore un documento que describa la política de gastos de la empresa y el proceso de reembolso. Este documento debe ser lo más breve y claro posible. Además, tiene que resultar accesible y todos los empleados de la empresa deben conocerlo.
• Solicite ayuda a su asesoría contable para que le informe acerca de las particularidades legales relativas al reembolso de notas de gastos, ya que pueden variar en función del sector de actividad.
• Cumpla las normativas y leyes vigentes, pero no reproduzca su complejidad en la política de reembolso interno.
• Fomente la planificación de los desplazamientos que supongan gastos de alojamiento, de transporte, etc. De este modo su empresa asumirá estos gastos al mejor precio.
• Procure recurrir en la mayoría de los casos a medios de transporte más económicos.
• Fije un límite para los gastos relacionados con las comidas.
• Automatice el cumplimiento de la política de gastos con soluciones automatizadas.
• Establezca fechas de reembolso y de presentación de los gastos fijos.

Descubra cómo establecer su política de gastos consultando nuestro artículo especial: el secreto de una política de gastos eficaz

Gracias a una política de este tipo, la empresa puede administrar y establecer un control previo de los gastos profesionales y mantener a los trabajadores informados de sus derechos y obligaciones.

Automatizar la gestión de las notas de gastos 

¡La mejor manera de contrarrestar estos problemas financieros y de reducir los gastos por desplazamientos profesionales es digitalizar la gestión de las notas de gastos optando por una solución de gestión de las notas de gastos como Expensya!

Expensya es la solución web y móvil que le permitirá administrar con eficacia sus gastos y los de sus trabajadores. Esta solución le garantiza una reducción de los costes y una simplificación del proceso de gestión de las notas de gastos, desde el recibo hasta la contabilidad.

• Se acabó la entrada manual de datos, sus equipos sacarán una foto de los recibos y el reconocimiento inteligente extraerá toda la información pertinente.
• El gasto se crea rápidamente y queda listo para enviárselo al mánager para su aprobación.
• El mánager recibe la notificación instantáneamente y así consulta en su smartphone los gastos de sus trabajadores para aprobarlos y enviarlos a la contabilidad o rechazarlos.
• El cumplimiento de las políticas de gasto se automatiza gracias a la configuración de normas automáticas: usted configura límites, alertas, bloqueos, en función de criterios previamente definidos, y Expensya controla por usted el cumplimiento de la política, informando a sus equipos de los eventuales límites superados.
• Una exportación de datos simplificada que puede integrarse en diferentes softwares de contabilidad para evitar cualquier doble entrada de datos.

La digitalización de este proceso permite racionalizar los gastos de los desplazamientos profesionales y mantener la trazabilidad de los gastos incurridos.

¿Quiere optimizar la gestión de sus notas de gastos y el control de los gastos incurridos? ¡Automatice su proceso con una solución específica!

Analizar los gastos de sus trabajadores 

Examinar pormenorizadamente los gastos de los trabajadores le permite a la empresa contar con una mayor visibilidad y comprender las tendencias de gastos. De este modo, la empresa podría saber si la política establecida resulta eficaz o no y si determinadas partidas de gastos son demasiado importantes. En ciertos casos, este análisis permitirá constatar que la política de gastos no se adapta a determinadas problemáticas de los trabajadores ni a las exigencias de las misiones, por lo que habrá que readaptarla.

Este análisis puede ayudarle a determinar en qué gastan más sus trabajadores y a comprender cómo ahorrar en estos gastos:

• ¿Los gastos de transporte son demasiado altos? Plantéese contratar a una agencia de viajes, instalar una herramienta de reservas o crear una agencia de viajes interna.
• ¿Algunos proyectos de su empresa duran varios meses? El análisis de los gastos por eje analítico o por proyecto puede ayudarle a identificar los costes globales reales de un contrato con un cliente.
• ¿Sus equipos utilizan cada vez más un medio de transporte en particular? Establezca una colaboración con un agente del sector.

Como acaba de ver, el análisis de sus gastos resulta esencial, ya que le permite identificar rápidamente sencillas maneras de ahorrar.

Por eso, una solución como Expensya permite acceder a las estadísticas de gastos y exportar informes completos que pueden tratarse para analizar sus datos de gastos.

Recurrir a agencias de viajes de negocios especializadas, las SBT o el Open Booking

Dar con los colaboradores adecuados podría ser sinónimo de ahorro para la empresa. Tener de colaboradoras a agencias permite obtener unas tarifas especiales y conseguir la mejor oferta. Esa es la misma idea que la de las famosas SBT o Self Booking Tool. Solo cambiará el método de gestión previa de los viajes de negocios y, hoy en día, las agencias históricas de viajes de negocios distribuyen ellas mismas sus SBT.

La clave es cómo se plantea usted los viajes: ¿prefiere un proceso rígido o más bien en open booking? La decisión depende de usted, así como la responsabilidad de inculcar la filosofía que la acompaña.

Hoy en día, cada vez más empresas optan por fomentar entre sus equipos el “Best Buy“, así como una filosofía en la que cada persona gestiona individualmente todos los aspectos de su viaje de negocios, pero guiándose fundamentalmente por la política y las herramientas de la empresa.

Como seguramente habrá comprendido, un mejor control de los gastos profesionales requiere la aplicación de ciertas prácticas como la automatización de la gestión de los informes de gastos. ¡No dude en registrarse gratuitamente para probar nuestra solución durante 90 días!