Un control de gastos eficaz es clave para asegurar la rentabilidad de cualquier empresa. Sin embargo, y a pesar de la importancia de tener este proceso bajo control, muchas organizaciones no aplican medidas eficaces para evitar efectos indeseados. Hablamos, principalmente, de un aumento de costos en el corto y mediano plazo, así como la incapacidad de alcanzar el máximo rendimiento.
En este artículo analizaremos cinco riesgos asociados a una gestión de gastos ineficaz y repasaremos algunas de las mejores prácticas para optimizar esta área crítica de la administración empresarial.
Consecuencias de una gestión ineficaz de gastos
1)Desviación del presupuesto
Una gestión ineficaz de gastos puede conducir a una desviación del presupuesto establecido. Cuando los egresos de la empresa no se controlan adecuadamente, es probable que se produzcan desembolsos excesivos o no planificados que terminarán impactando la salud financiera de la empresa. Esto puede dar como resultado pérdidas significativas e incluso la incapacidad de cumplir con las obligaciones financieras.
2) Dificultades en la toma de decisiones
Por otra parte, no controlar el dinero que gastan los empleados de la empresa tiene otro riesgo menos tenido en cuenta, pero no por ello menos importante: la dificultad de tomar decisiones informadas. Sin una visión clara de los gastos y los patrones de gasto, los líderes empresariales no cuentan con los datos financieros que necesitan para poder evaluar qué es lo más conveniente para la empresa. Esto puede llevar a invertir inadecuadamente, a perder flexibilidad financiera y por tanto oportunidades clave para el crecimiento y la expansión de la organización.
3) Aumento de costos ocultos
La falta de control sobre los gastos puede ocasionar también costos ocultos que pasan desapercibidos. Esto incluye generalmente pagos duplicados, contratos no aprovechados, compras innecesarias y pérdida de eficiencia operativa. Este tipo de desembolsos no solo tienen la capacidad de erosionar los márgenes de beneficio y disminuir la capacidad de la empresa para invertir en áreas críticas o innovación, sino que también pueden generar problemas para mantener el flujo de caja, conducir a un saldo negativo y provocar situaciones de estrés innecesarias.
4) Impacto en la cultura organizacional
Si bien mucho se habla del desperdicio de recursos en el que incurren las empresas cuando no gestionan correctamente sus gastos, es mucho menor el foco que se pone sobre el impacto que esto produce en los equipos que trabajan a diario en ella. Una gestión ineficaz de gastos puede tener del mismo modo un impacto negativo en la cultura organizacional. Si los empleados perciben que los recursos se utilizan de manera inadecuada o que no se valora la eficiencia, pueden comenzar a sentir una falta de motivación y compromiso con la organización para la que trabajan. Esto, a corto y mediano plazo, puede afectar la capacidad de retención de talento y la productividad general de la empresa.
5) Incremento del fraude interno
Aunque los departamentos financieros de las empresas desearían no tener que preocuparse por ello, es innegable que el fraude interno existe. Sin ir más lejos, de acuerdo con un informe de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), las empresas pierden un 5% de sus ingresos anuales por esta práctica ilícita llevada a cabo por ciertos miembros de sus equipos.
En definitiva, esto sucede cuando los empleados piden reembolsos por gastos profesionales que no deberían ser devueltos (ya sea porque se trata de desembolsos que no han tenido lugar, han sido duplicados, son antiguos o de cáracter personal).
En otros casos, los colaboradores solicitan ser reembolsados por gastos que no corresponden de manera no intencional. Por ejemplo, porque no se han dado cuenta que ya han declarado un justificante y lo hacen nuevamente o porque desconocen la política de gastos y solicitan que se les devuelva el dinero de una compra que no está contemplado.
Sea cual sea el escenario, en ambos casos las organizaciones pueden perder una buena cantidad de dinero en caso de controlar estos desembolsos de manera manual y sin una solución de gestión de gastos capaz de automatizar este proceso y crear alertas.
Buenas prácticas para mejorar la gestión de gastos
Optimizar la gestión de gastos de una empresa es posible adoptando los buenos reflejos. En principio, establecer políticas de gastos claras y comunicarlas a todos los empleados es el paso fundamental para evitar confusiones respecto a los gastos que pueden o no realizar los empleados en el marco de su actividad profesional. Estas políticas deben abordar aspectos como los límites de gasto, los procedimientos de aprobación, las categorías de gastos permitidos y las consecuencias por incumplimiento. Al establecer pautas claras, se brinda a los empleados la orientación necesaria para tomar decisiones informadas y responsables.
En segundo lugar, la automatización de la gestión de gastos es necesaria para mejorar significativamente la eficiencia y reducir el riesgo de errores en este procedimiento. El uso de herramientas y software de gestión de gastos como Expensya permite un seguimiento preciso de los gastos, la generación de informes en tiempo real y la identificación hábitos de gasto y por tanto de oportunidades de mejora en la gestión presupuestaria. Además, este tipo de soluciones cuentan con tarjetas de empresa con presupuestos preaprobados de antemano para que los departamentos financieros puedan llevar el control sobre los gastos de sus equipos al siguiente nivel.
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