La gestión de las notas de gastos representa un gran desafío para las empresas, especialmente cuando aumenta la plantilla y, en consecuencia, el número de viajes profesionales.
La tarea se puede convertir rápidamente en una pesadilla, especialmente cuando el proceso no se gestiona adecuadamente.
¿Cuáles son las reglas importantes para gestionar las notas de gastos en 2020?
1. Prever los costes:
La anticipación de los costes es una de las reglas a seguir para administrar bien el presupuesto financiero de gastos en 2020.
De hecho, es importante que una empresa se encargue de anticipar los costes. Cuando los empleados realizan viajes de negocios a largo plazo u organizan múltiples comidas de negocios a menudo, es esencial anticipar y prever qué presupuesto está destinado a este tipo de gastos.
De esta manera, es posible asegurarse de que haya los recursos necesarios para llevar a cabo todas las misiones y evitar cualquier sorpresa negativa.
2. Establecer un límite máximo para cada tipo de gasto:
Para una gestión óptimal de los informes de gastos, es necesario que la empresa defina un límite para cada tipo de gasto: comida, transporte, alojamiento, etc.
Esta regla también se aplica a las empresas con filiales en el extranjero, ya que garantiza una mejor supervisión y control de todos los gastos: nacionales e internacionales.
3. Formar a los nuevos empleaods:
El control no se limita a establecer un proceso de verificación ágil, sino que también tiene que formar y concienciar de las reglas a todos los empleados. La comunicación de las reglas y de su porqué permite una mejor comprensión de los empleados, y una mejor aplicación de los respectivos procesos internos.
4. Respetar las fechas de reembolso:
El proceso de reembolso de gastos suele ser largo. Es preferible que los empleados envíen su solicitud de reembolso tan pronto como regresen de su misión para acelerar todo el proceso.
El procedimiento de reembolso de los informes de gastos es complejo a llevar al día, y resulta más complicado si la validación es manual.
5. Definir una política de gastos clara y precisa:
Para facilitar la gestión de las notas de gastos, es necesario definir una política de gastos clara y precisa, que permita mejor controlar, clarificar y fluidificar todo el proceso.
Los elementos que no se pueden olvidar a la hora de crear una buena política de gastos son:
- Determinar qué tipos de gastos serán rembolsados
- Establecer límites para cada tipo de gasto
- Definir un plazo razonable de reembolso
- Listar la información obligatoria que se debe indicar para justificar de un gasto
- Verificar que se respeten las leyes en vigor
Sin una política de gastos, pueden surgir errores y anomalías importantes que afecten todo el proceso de gestión de notas de gastos.
6. Evitar el fraude en las notas de gastos:
Para evitar cualquier intento de fraude, la empresa debe establecer un sistema completo de verificación y control. Una solución de gestión de notas de gastos representa un medio efectivo y beneficioso para prevenir y detectar el fraude en estos gastos.
Descubre como limitar el fraude en las notas de gastos
7. Auditar regularmente las notas de gastos:
Las empresas que utilizan una herramienta de gestión de notas de gastos que les facilita el seguimiento y el control de los gastos, también tienen acceso a auditorias regulares que facilitan la identificación de los puestos con los gastos más elevados y la detección de gastos que puedan ser considerados anormales.
Pero ¿por qué efectuar una auditoría interna de informes de gastos? La respuesta puede parecer obvia, pero esta práctica permite a la empresa examinar todo el proceso de gestión de informes de gastos, identificar y limitar las desviaciones, y a la vez, ahorrar tiempo y dinero. La auditoría también ayuda a reducir los conflictos internos, así como el riesgo de fraude en los gastos profesionales de los empleados.
8. Adoptar una solución de gestión de gastos:
En conclusión, la implementación de una solución dedicada a la gestión de los gastos profesionales es esencial para centralizar y acelerar el proceso de gestión de informes de gastos. Todo el proceso de validación también se simplifica: gracias a un flujo de validación, el supervisor es informado en tiempo real de las nuevas solicitudes de reembolso. Por lo tanto, puede rechazar o validar la nota rápidamente desde la interfaz web o la app móvil.
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