El teletrabajo se ha abierto paso en España a pasos agigantados, sobre todo por la pandemia sanitaria que ha azotado al mundo entero. La falta de movilidad ha hecho que las empresas implanten la opción de trabajar desde casa para no perder dinero, efectividad y negocios. Pero una de las grandes preguntas que tienen tanto trabajadores como empresarios es quien debe hacerse cargo de los gastos derivados del teletrabajo. En este artículo encontrarás las respuestas a todas estas cuestiones.
Qué son los gastos de teletrabajo
Los gastos asociados al teletrabajo son aquellos en los que incurre un empleado al trabajar desde una ubicación diferente de la oficina habitual, normalmente desde el domicilio particular. Y estos gastos están considerados como gastos profesionales, por lo que es la empresa quien tiene que hacerse cargo de ellos. Eso sí, es esencial contar con una política de gastos que permita gestionar correctamente todos los gastos relacionados con el trabajo a distancia.
La legislación española ha actuado frente al gran incremento de casos de teletrabajo, ya que las empresas se han visto obligadas a aceptar esta opción para hacer frente a la crisis sanitaria. En esta ley se recoge que son las empresas las que tienen que aportar los medios, recursos y herramientas necesarias para un buen funcionamiento de la jornada laboral de los trabajadores a distancia.
Los gastos de teletrabajo van desde el equipo necesario para continuar con la actividad en casa en unas condiciones óptimas, como ordenador, silla, lámparas, escritorios, etc., hasta el pago de una parte de la conexión a Internet a una proporción de la tarifa móvil en caso de que el empleado tenga que hacer uso de su teléfono personal.
Como se reembolsan los gastos del teletrabajo
Según la Ley del teletrabajo en España, se considera teletrabajo cuando los empleados cumplen un 30% de la jornada laboral en remoto.
Los gastos relacionados con el teletrabajo se gestionan como los gastos de movilidad, por ejemplo. Dependiendo de si la empresa aún gestiona los recibos de manera manual o de manera automática, el proceso de reembolso y gestión es igual al de otros gastos.
Lo primero que debe dejar claro la empresa es si asigna una cantidad fija al mes por los gastos de teletrabajo, o si son los empleados quienes deben aportar sus notas de gastos de los pagos asociados para optar al reembolso. Todo esto debe quedar especificado en la política de gastos, a la que debe tener acceso todos los empleados de manera fácil y clara.
Uno de los puntos que más controversia está creando al respecto del teletrabajo es si las empresas deben tributar estos gastos derivados del trabajo fuera de la oficina. En septiembre de 2020 se redactó una ley, el Real Decreto-Ley 28/2020, y en concreto, los artículos 11 y 12 de la Ley del Teletrabajo, donde se determina por un lado el “derecho a la dotación suficiente y mantenimiento de medios, equipos y herramientas” y “el derecho al abono y compensación de gastos” por parte del empleador. Es decir, son las empresas quienes deben hacer frente a los gastos tanto de material de trabajo como de servicios necesarios. Lo que no queda lo suficientemente claro es si las compensaciones por teletrabajo tributan en el IRPF del trabajador. Tampoco se aclara si hay que pagar impuestos por el material ofrecido al empleado.
Es un tema importante, ya que si las compensaciones se consideran retribución por el trabajo deben someterse a retención por parte de la empresa y el trabajador está obligado a declararlas en su IRPF. Si por el contrario se consideran un reembolso de gastos, no pasan por el ejercicio impositivo. Es decir, si el importe del reembolso no queda justificado, la asignación por teletrabajo pagada podrá ser calificada como complemento salarial y, por lo tanto, se incluirá en la base de cotización.
Por lo tanto, es un tema que en España aún hay que aclarar para que empresas y trabajadores puedan ir de la mano en el teletrabajo.
Ventajas y desventajas para empresas y trabajadores
La posibilidad de trabajar de forma remota durante tantos meses ha traído consigo varios beneficios, tanto a empresas como a trabajadores. Por ejemplo, para los empleados, se considera un gran ahorro en el tiempo de desplazamiento, así como la comodidad, la flexibilidad horaria y la conciliación familiar.
Según varios estudios realizados en empresas españolas, se ha aumentado la productividad en un 24% en las empresas con posibilidad de teletrabajo, así como una disminución del estrés de los empleados en un 23% y un incremento de la autonomía.
Eso sí, no debemos olvidar que una gran parte de estos trabajadores también han sufrido problemas de ansiedad, estrés o falta de motivación derivadas de la desvinculación emocional del ambiente de trabajo. De igual manera, han aumentado un 27% los problemas musculares debido a la falta se mobiliario adecuado para ejercer las tareas diarias, así como problemas de visión. Las distracciones en casa y la falta de creatividad son otras de las desventajas que cuentan la mayor parte de los empleados en teletrabajo.
Pero si nos centramos en las empresas, estas han visto un descenso en los costes de las infraestructuras e instalaciones, servicios, mobiliario, alimentación y el riesgo de accidente laboral. Este ahorro en ciertos costes ha permito a las empresas invertir más en la parte tecnológica, sin duda esencial para el teletrabajo.
Además, el trabajo a distancia ha traído consigo otra gran ventaja para las empresas, como la posibilidad de contar con talentos de otras partes del mundo que, antes, no podían desplazarse hasta el lugar de trabajo. Gracias a la posibilidad de trabajar en remoto, han sido muchas las empresas que han contratado personas que viven en otras ciudades o incluso países.
El absentismo laboral es una de las grandes mejoras, ya que los trabajadores se gestionan su horario de manera más flexible y productiva, pudiendo contar con una mejora de la conciliación de la vida laboral y privada.
Este cambio de mentalidad, en algunos casos obligada, está marcado por la revolución de la tecnología, mejorando la productividad de los empleados ya que ahora las empresas suelen priorizar el trabajo por objetivos, en vez de valorar tanto la gestión del tiempo. Los empleados se concentran más en los aspectos fundamentales de las tareas.
Expensya, una solución para gestionar estos gastos
Con Expensya, gestionar los gastos del teletrabajo no puede ser más sencillo. Con estos consejos podrás aprovechar al máximo la solución para estos tiempos de teletrabajo:
- Establecer límites de reembolso: para optimizar el proceso de reembolso, establece reglas que limiten los gastos relacionados con el teletrabajo en los que puedan incurrir los trabajadores. Fija previamente las cantidades máximas que no podrán superarse para cada tipo de gasto: acceso a internet, equipos, teléfono, etc.
- Crea nuevas categorías de gastos: configura y personaliza nuevas categorías de gastos con el fin de poder gestionar de la mejor manera posible los nuevos gastos vinculados específicamente al teletrabajo.
- Ten en cuenta las excepciones: analiza y prevé algunas excepciones, puesto que algunos trabajadores pueden llegar a superar los importes máximos establecidos. Para evitar cualquier malentendido y mantener a todos los trabajadores informados de la situación, comunica la política de gastos de forma clara a todos los trabajadores.
Implementar un proceso adecuado para la gestión de gastos específicos del teletrabajo, por lo tanto, exige una organización clara y rigurosa. No importa cuál sea la situación, Expensya siempre ofrece una solución completa e innovadora que estará a la altura de tus expectativas y responderá a las necesidades de tu empresa.
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