Gracias a esta nueva funcionalidad, ahora los usuarios pueden solicitar más fácilmente anticipos de dinero y los departamentos contables tener un mayor control sobre los mismos.
¿Cómo funcionan los anticipos de Expensya?
Cuando los empleados viajan o deben realizar otro tipo de gastos profesionales, muchas veces solicitan anticipos a sus superiores para poder disponer de los fondos necesarios para llevar a cabo sus actividades.
Con el módulo de anticipo, el colaborador pide el importe necesario, contando con la posibilidad de completar las informaciones impuestas por la empresa (motivo del anticipo, centro de coste, cliente, etc). Una vez que el pedido es enviado al supervisor, el mismo puede aprobar o rechazar la solicitud, teniendo todo el proceso del anticipo digitalizado hasta que el departamento financiero facilita el importe al empleado.
Una vez que la solicitud es aprobada, cuando los usuarios registran un gasto pueden elegir el anticipo en el menú desplegable del método de pago. El nombre y el saldo restante se mostrarán para que sea más simple realizar un seguimiento.
Además, al añadir el importe del gasto, se mostrará la etiqueta indicando el valor a descontar del anticipo. Si el mismo es superior al saldo restante, se descontará la totalidad de este último. Del mismo modo, cuando el avance sea igual a cero, el mismo se ocultará en el menú. En todos los casos, el valor para reembolsar se calculará de acuerdo con las políticas de gastos.
¿Cómo solicitar un anticipo?
Una vez que el módulo es activado por el Administrador de la cuenta, los empleados deben:
- Hacer clic en la pestaña «Solicitudes»
2. Hacer clic en la opción: «Anticipos»
3. Rellenar el formulario de la solicitud
4. Hacer clic en «Enviar»
La solicitud del anticipo llegará, en caso de haya uno, al mánager. En caso de que no exista, la misma será enviada al Administrador de la cuenta. En ambos escenarios, la solicitud aparecerá con estado «Para revisión» y la persona tendrá la posibilidad de aprobar o rechazar la petición.
Si la solicitud de anticipo está asignada a un proyecto, esta se enviará al validador del proyecto.
Una vez que el Mánager o el Administrador de la cuenta aprueban la solicitud de anticipo, la misma será enviada al departamento de contabilidad, quien tendrá nuevamente la posibilidad de aprobar o rechazar la demanda.
Beneficios de los anticipos
Todos los involucrados en el flujo de trabajo de validación tendrán acceso al consumo anticipado, que incluye:
- Gastos relacionados y sus importes
- Devoluciones y sus importes
- El balance restante
- Gastos “reservados“.
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