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Archivar recibos con las notas de gastos 100% digitales

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Hoy en día, hay empresas que todavía tratan sus gastos profesionales, sus notas de gastos, de manera tradicional. Esta tarea, el archivar los recibos de los gastos a reembolsar, representa un verdadero rompecabezas para trabajadores, responsables y jefes de equipo, ya que consume un tiempo importante que puede dedicarse a otras tareas. Y es que, según un estudio de la GBTA, un empleado tarda una media de 20 minutos en tratar una nota de gastos de manera manual.

Pero la tecnología también ha llegado a este ámbito, ofreciendo soluciones de gestión de gastos digitales. En este artículo vamos a desgranar qué es un recibo, cómo archivarlos y las ventajas de hacerlo con una aplicación de gestión de gastos digital.

¿Qué es un recibo?

Vamos a comenzar por el principio. ¿Qué es un recibo? Un recibo es un documento que demuestra el pago por un servicio o producto. Este es emitido por la persona que generó la venta, y está dirigido al receptor del servicio adquirido.

En otras palabras, es un comprobante de un pago realizado para ambas partes, tanto para el emisor como para el receptor del recibo. Es una garantía de que todo está en orden tras la transacción, además de servir de justificante en caso de error o duda o para devoluciones de productos.

Es importante destacar que un recibo no tiene validez legal a nivel fiscal ni finalidad tributaria, es decir, no se pueden presentar a la Agencia Tributaria como justificantes de pago o para pedir la devolución del IVA si fuera posible. Tan solo es un documento de carácter informativo.

Un recibo debe contar con los siguientes elementos:

  • Lugar y fecha de emisión
  • Nombre y razón social del emisor
  • Tipo de pago que se ha realizado
  • Importe que ha sido cobrado
  • Importe que queda por cobrar

Al no tener una validez legal como hemos dicho anteriormente, los recibos no tienen obligación de especificar el porcentaje impositivo de la transacción.

            Leer también: Reembolso de las notas de gastos: ¿qué política adoptar?

Por qué archivar los recibos

Es esencial que los trabajadores que incurran en gastos profesionales y quieran ser reembolsados, guarden absolutamente todos los recibos de esos pagos que han efectuado. Sin una demostración de cada gasto, la empresa no puede hacerse cargo del reembolso de los mismos. Y es que los reembolsos se realizan siempre y cuando los pagos estén relacionados directamente con la actividad profesional de la empresa.

Esa es la razón principal. Pero existen más. Y es que la ley obliga a conservar los recibos y facturas durante cuatro años, por si hubiera algún tipo de problema fiscal en una empresa y fuera necesario realizar una auditoría. Si esto ocurriera, la empresa tiene que ser capaz de justificar su actividad y la mejor manera de hacerlo es a través de su archivo. Además, cada empresa debe presentar ante la Agencia Tributaria la liquidación de impuestos (IVA, IRPF…), ya sean de manera anual o trimestral (dependiendo del tipo de impuesto). Si un documento se pierde o se estropea tendrá como consecuencia que este gasto pierda su opción de ser deducible.

Pero si vamos más allá, las empresas deben archivar los recibos por varias razones:

  • Cuestiones de seguridad: la conservación de los archivos permite su conservación y, además, mantener la confidencialidad. El archivo no debe comprometer la seguridad de los documentos más sensibles.
  • Cuestiones financieras: una buena gestión de los archivos permite a las empresas ahorrar tiempo, espacio, costes y por tanto productividad
  • Cuestiones históricas: algunos archivos tienen un valor patrimonial para la empresa, conservarlos significa preservar la memoria de la empresa

Cómo archivar los recibos de manera tradicional

Si tu empresa aún no cuenta con un sistema de gestión de gastos y archivo digital, lo mejor es seguir archivando los documentos a la manera más tradicional. Pero ¿cuál es esta forma? No hay una receta única sobre cómo se deben conservar los documentos más importantes de una empresa, pero si algunas directrices que deben seguirse.

Lo más práctico es archivar recibos por validez y vigencia. Recordemos que éstos deben ser conservados un mínimo de cuatro años. Por lo tanto, lo más fácil es habilitar un lugar donde depositar todos los documentos que llegan a la empresa. La idea es no perder ninguno y que todos puedan acceder a ellos de manera rápida.

Contar con cajas o archivadores ordenados alfabéticamente suele ser una de las opciones más habituales. Definir un archivador para cada proveedor o tipo de factura, otro para clientes, otro para terceros… es una de las claves de un buen sistema de archivo. Al final de cada año se retiran los documentos de esos archivadores “temporales” y se pasan a otros donde se guardarán de manera definitiva.

                  Leer también: Cómo recuperar el IVA de los gastos de hotel

Ventajas de la gestión digital de recibos

No contar con un sistema automatizado de control y archivo de documentos puede generar varios problemas, como dificultad en la toma de decisiones, sensación de pérdida de control sobre la empresa, falta de seguridad sobre la información o estrés.

Por lo tanto, una buena gestión digital de los recibos trae consigo múltiples beneficios, como:

  • Mejor organización de los documentos. Así se puede acceder mejor a ellos, por parte de todos los departamentos de la empresa
  • Ahorro de tiempo, espacio y dinero.
  • Menos errores y sorpresas
  • Mayor seguridad de la documentación
  • Fluidez de la información

Al contrario de lo que ocurre con otros sistemas informáticos, pasar a las notas de gastos digitales es un procedimiento accesible para todo tipo de empresas. Ya sea un autónomo, microempresa, pyme o incluso gran empresa, basta con elegir un software que responda a las necesidades de cada uno.

A veces un recibo desaparece por descuido, o se estropea por el paso del tiempo o por estar mal guardado. Una solución automatizada de gestión de notas de gastos como Expensya responde a la perfección a esta problemática. Con un solo clic, una nota de gastos es creada y enviada al responsable para su validación. Este proceso permite reducir el tiempo empleado en estas tareas secundarias pero necesarias, para reinvertirlo en las actividades principales de la organización.

Así, el trabajador puede fotografiar al momento el recibo con su teléfono. La tecnología de reconocimiento inteligente OCR+ extrae toda la información y digitaliza en unos segundos el recibo, liberando al empleado de la tarea de entrada manual de datos, y reduciendo también el riesgo de pérdida.

Además, con la evolución de la ley sobre el archivo digital de facturas, las empresas pueden olvidarse de las copias en papel y el archivo físico gracias a la digitalización certificada de documentos. A través de una solución homologada para ello, como Expensya, la desmaterialización y el archivo de recibos y facturas se vuelve aún más sencillo. La copia digital de los documentos utilizando una solución homologada tienen la misma validez legal que su copia original. Por tanto, el archivo de la copia física deja de ser necesario.

La solución de gestión de notas de gastos digitales Expensya ofrece una amplia gama de funcionalidades diseñadas especialmente para establecer un proceso 100 % automatizado de gastos profesionales, entre las que se encuentran:

  • la entrada automática de gastos;
  • el tratamiento de mensajes de correo electrónico;
  • el almacenamiento de datos en la nube;
  • los flujos de validación automatizados y sumamente configurables;
  • las estadísticas inteligentes y los informes BI para dirigir de manera eficaz los datos de su empresa;
  • las actualizaciones automáticas y gratuitas;
  • la integración de la solución en los distintos sistemas contables o ERP de su empresa.

En Expensya ofrecemos una prueba gratuita de 30 días para que puedas disfrutar de todas las ventajas de una gestión de gastos profesional de manera automatizada.

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