Tras meses de parálisis debido al COVID-19, los viajes de negocio han vuelto durante 2022 y las cifras son más que optimistas: de acuerdo con un estudio de Deloitte, el 68% de las organizaciones consideran que este sector alcanzará los niveles anteriores a la pandemia en los próximos años.
Esto quiere decir que los desplazamientos profesionales seguirán estando presentes en los presupuestos de las organizaciones en el corto, mediano y largo plazo. Pero lograr un seguimiento correcto de los gastos que efectúan los viajeros de negocios es una tarea desafiante incluso para las empresas más organizadas.
Aún más teniendo en cuenta que existe otra realidad que hace que este proceso sea aún más complejo: el departamento financiero no es el único de la empresa que los gestiona y los managers y algunos empleados también tienen esa responsabilidad entre sus manos.
Para evitar gastos que no respetan los presupuestos previamente aprobados, cada vez son más las empresas que utilizan herramientas de gestión de última generación trabajando en conjunto con tarjetas de pago. A continuación, te explicamos algunos de los beneficios de implementar esta estrategia para organizar desplazamientos profesionales rentables.
Claves para automatizar la política de gastos
Atrás quedaron las épocas en las que las organizaciones podían permitirse hacer la vista gorda sobre ciertos de los desembolsos que realizaban sus empleados. Hoy día, para asegurar su supervivencia, todas ellas necesitan poder vigilar de cerca los gastos que realizan sus colaboradores en el marco de sus actividades profesionales.
Si hablamos de los viajes de negocio, la lista es considerable: alojamiento, aéreo, transporte, comidas y seguro médico, entre muchos otros de los ítems a prever. Pero para que estos desplazamientos para reunirse con clientes o prospectos sean rentables, es fundamental que los gastos sean conformes a lo pautado en la política de la empresa.
Y si bien este documento existe en una gran mayoría de las compañías, no todas ellas logran que sea respetado. Es por ello que los departamentos financieros están apoyándose cada vez más en soluciones tecnológicas para alcanzar este objetivo. Este tipo de herramientas permiten automatizar las reglas de gastos y generar alertas cuando se sobrepasan los límites por categoría para así evitar sorpresas desagradables a fin de mes.
Del mismo, automatizando la gestión de esta parte de los gastos de empresa se aporta transparencia sobre el proceso de cara a los equipos: todos los miembros de la organización saben cuánto pueden gastar por categoría y son advertidos cuando sobrepasan este límite.
Además, desde este tipo de soluciones se pueden crear informes detallados para contar con una visión completa y actualizada en tiempo real sobre los desembolsos realizados por cada departamento. Esto, a su vez, da la posibilidad de analizar comportamientos, detectar oportunidades de mejora y tomar mejores decisiones a futuro.
Viajes de empresa: por qué implementar tarjetas de pago
En el pasado, la mayoría de las organizaciones solicitaban a sus colaboradores que avancen los gastos durante sus viajes de negocio con dinero de su bolsillo. Luego, esperaban de su parte una nota de gasto para ser proceder con el reembolso. Este procedimiento, además de ser poco amigable para los colaboradores, entrañaba también un peligro: que los equipos gasten más de lo autorizado y que para el departamento contable sea demasiado tarde para tomar cartas sobre el asunto.
Las tarjetas de empresa dan respuesta a esta problemática, al mismo tiempo que empoderan a los colaboradores permitiéndoles gestionar sus fondos de manera autónoma. Sin ir más lejos, las tarjetas de Expensya (disponibles tanto en formato virtual como físico), permite al departamento financiero asignar presupuestos para cada empleado -dependiendo de sus necesidades- para que ni un solo euro pueda gastarse sin validación previa.
Tras realizar una compra, los colaboradores solo deben adjuntar el justificante de gasto a la línea correspondiente. Cuando toman una fotografía desde la app de Expensya, el OCR+ reconoce más del 99 por ciento de la información del tique o factura, haciendo no tengan que perder tiempo a la hora de declarar sus desembolsos.
Por otra parte, los presupuestos pueden modificarse en tiempo real. Es decir que, si un colaborador necesitara más dinero para seguir adelante con su viaje, el administrador de la cuenta tiene la posibilidad de desbloquearlo fondos en pocos clics. Del mismo modo, si la tarjeta se pierde o es robada, en pocos segundos puede darse de baja.
En resumidas cuentas, los viajes de negocio actualmente no pueden planificarse sin tener en cuenta la importancia de controlar los gastos. Y, lograr este objetivo ya no es posible si no es de la mano de soluciones tecnológicas que ayudan no solo a vigilar que se respeten las políticas de la empresa, sino también a liberar del empleado de la carga de adelantar fondos y esperar reembolsos.
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