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Cero papel: seis razones para eliminar el papel en la gestión de las notas de gastos

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¿Es posible gestionar las notas de gastos siguiendo una política de «cero papel»?

Gestionar las notas de gastos es una tarea ingrata que exige mucho tiempo y que los empleados suelen tratar de posponer todo lo posible. Consiste en presentar informes sobre los gastos con todos los detalles de los recibos, lo que implica calcular el IVA, precisar los distintos impuestos y, por supuesto, entregar todos los justificantes.

Es una labor que debe ser rigurosa y exacta. Además, no se debe olvidar que el mánager tiene que examinar una gran cantidad de informes y comprobar todos los gastos y justificantes para, a continuación, enviarle todo al contable, que a su vez debe proceder a su integración en el programa de contabilidad y al reembolso de los gastos.

Por desgracia, la gestión de las notas de gastos hoy en día sigue implicando un gran consumo de papel, tanto por todos los recibos, facturas y otros justificantes recopilados por la empresa, como por los informes de gastos, que en algunas compañías aún se rellenan a mano.

El exceso de papel en la gestión de las notas de gastos es muy habitual, y el tiempo que exige a las empresas recuperar, transmitir y archivar todo ese papel es enorme.

Pese a lo laborioso que resulta, ¡aún son muchas las empresas que siguen llevando a cabo la gestión de los gastos en papel!

Sin embargo, existen herramientas adaptadas que permiten eliminar todo el papel del proceso. El objetivo, por lo tanto, es el «cero papel», mediante la digitalización de las notas de gastos.

Una solución de gestión de notas de gastos como Expensya revolucionará su proceso de gestión de los gastos profesionales, y le hará olvidar el olor del papel. Además, Expensya supondrá un importante alivio para sus empleados, que podrán concentrarse en su actividad principal y ser más productivos.

A continuación le presentamos seis razones que le animarán a adoptar una estrategia «cero papel» y a utilizar una herramienta de gestión de notas de gastos automatizada.

Mayor rendimiento de los trabajadores 

Al descargar a sus empleados de la gestión de las notas de gastos en papel, observará una optimización del tiempo y una mayor productividad.

En lugar de pasar horas rellenando informes de gastos a mano o introduciendo los gastos en una tabla de Excel, seleccionando y clasificando todos los recibos, imprimiendo los informes y grapándoles los justificantes, los trabajadores solo tendrán que conectarse a su solución inteligente de gestión de notas de gastos para gestionar sus recibos de una forma muy sencilla.

Se simplifica y agiliza incluso la transmisión de los datos. Utilizar una solución de gestión de notas de gastos automatizada permite optimizar todo el proceso.

Leer también I ¿Cómo le ayuda Expensya a ahorrar un 80 % de tiempo en la gestión de las notas de gastos?

Implementación de una política de gastos automatizada

Recurrir a una herramienta de gestión de los gastos profesionales facilita la elaboración de la política de gastos de su empresa, si todavía no tiene una, y sobre todo permite automatizar su control.

Así es, gracias a la eficacia de las soluciones automatizadas, que llevan a cabo un control automático, ya no tendrá que quedarse sin vista tratando de descifrar recibos medio borrados ni intentando leer un informe de Excel rellenado con demasiada prisa.

Reducción de costes 

Los costes ocultos asociados a las notas de gastos no son nada despreciables.

Una nota de gastos le cuesta a su empresa una media de 53 € y 20 minutos de tiempo. Y eso sin contar el coste de los archivos físicos.

Si prueba a estimar los costes internos y calcula el tiempo humano dedicado a esa gestión, constatará que representa una inmensa carga para su empresa. Al invertir en una herramienta de gestión de notas de gastos, ese coste se reducirá de forma significativa, y se optimizarán los procesos dentro de la empresa.

Más movilidad 

Una herramienta de gestión de notas de gastos como Expensya responde a la problemática de la movilidad y está disponible a través de un teléfono móvil.

Así es, cuando un empleado se encuentre fuera de su lugar de trabajo habitual, con el teléfono móvil podrá introducir sus notas de gastos fácilmente, así como digitalizar todos los recibos y utilizar la nube para enviar el informe a su mánager de manera instantánea.

El proceso se simplifica y es más eficaz, le permite tener una mayor visibilidad de todos los gastos de sus trabajadores durante sus desplazamientos profesionales en tiempo real, sin esperar el papel.

Cero papel = menos papel (¡evidentemente!)

Las facturas en papel ocupan mucho espacio y también exigen una labor de gestión importante, además de especial atención.

Hay que conservar con sumo cuidado todos los recibos, y hacer lo necesario para que no se deterioren. El papel puede perderse o estropearse con el tiempo.

No olvidemos que, además, el papel en sí mismo representa un gasto para la empresa. Una solución de gestión de notas de gastos automatizada le permitirá reducir el volumen de los recibos y proteger los documentos de cualquier posible riesgo.

Olvidará el infierno que suponen el archivado, la selección y el tratamiento de los recibos. ¡Todo se digitaliza y guarda en la nube, y por supuesto está disponible con un solo clic!

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No más errores al introducir los datos 

Introducir los gastos en una tabla de Excel muchas veces implica errores en los datos introducidos. Los empleados suelen cometer errores cuando introducen los gastos, y las consecuencias de esas equivocaciones son importantes.

Para subsanar los errores, es necesario repetir el proceso desde el principio, desde la entrada de los datos hasta el envío del informe al mánager. ¡La tarea no podía ser más laboriosa!

Piense en todo el tiempo perdido en una actividad sin ningún valor añadido para su empresa. ¿Quiere acabar con eso? El tiempo es oro, opte por una solución inteligente para la gestión de las notas de gastos. ¡Expensya aportará rigor y eficacia a su empresa!

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