Reembolso de las notas de gastos

Cómo asegurar un buen control de gastos para la empresa

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Si por algo se caracteriza una empresa es por sus ingresos, y por sus gastos. Es por esto por lo que es primordial definir una estrategia financiera que sea la clave del éxito de la empresa o actividad profesional. Conseguir un buen control de gastos es, sin duda, imprescindible.

Qué soluciones existen para optimizar el control de gastos

La gestión de gastos es sin duda uno de los procesos más largos de una empresa, que a menudo se convierte en una pesadilla y moviliza varios recursos de la misma. Por lo tanto, es necesario optimizar y racionalizar esta tarea que invade la vida cotidiana de una empresa. Hoy en día, hay soluciones automatizadas que permiten optimizar este proceso. Sigue leyendo y descubre las ventajas y soluciones de un buen control de gastos.

A qué llamamos control de gastos

Es importante empezar por definir el control de gastos. En una empresa o en cualquier tipo de actividad profesional, el dinero entra y sale del flujo de caja casi cada día. Por ello, es muy importante mantener un control transparente y claro de esos pagos, compras y gastos que se producen con el efectivo de la empresa.

El control de gastos no es más que una estrategia financiera que se aplica en los negocios para lograr beneficios y evitar así gastos que no son necesarios. Un registro llevado al día de las cuentas, pudiendo ver en todo momento el dinero disponible y en qué se utiliza éste. A pesar de que pueda parecer una tarea tediosa, sin duda es una de las claves del éxito.

No llevar un buen control de gastos conlleva una serie de consecuencias, como sorpresas inesperadas en cuanto a falta de liquidez, gastos injustificados, no saber si hay una fuga de recursos, o cómo mejorar las finanzas.

Qué se debe tener en cuenta en el control de gastos

Vigilar el dinero que existe en las empresas no es algo que se haga ahora, es una de las principales tareas de cada negocio desde tiempos inmemorables. Pero hoy en día, con tanta automatización de las empresas, a veces es incluso más difícil saber qué se hace y no se hace con los gastos.

Por eso tener vigiladas las cuentas, el dinero que entra y sale de ellas de forma mensual y anual, de una manera eficiente, ofrece a los contables y directivos una gran liberación y tranquilidad.

Hay que tener en cuenta que en estos registros deben estar incluidos todos los pagos y gastos que una empresa tenga relacionados con la actividad empresarial que desarrolla, tanto para la propia empresa como para la administración tributaria, en el caso de que se quiera recuperar el IVA o los gastos deducibles.

El gasto directo y el indirecto deben estar presentes en el control ya que lo que no se mide no se puede controlar, y ahí es cuando llegan los problemas. Para esto, es necesario que toda la información contable esté siempre actualizada. Los datos recogidos en este control deben ser fiables, claros y transparentes. Además, es importante conocer también la naturaleza de los pagos, ya sean variables (dinero invertido según el volumen de actividad del negocio) y los fijos (cada mes sin importar el volumen de ingresos).

            Leer también: 6 consejos para una buena gestión de la contabilidad

Las ventajas de la gestión digitalizada de un control de gastos

Los beneficios que aporta a una empresa una buena gestión del control de gastos son múltiples. Las cuentas estarán saneadas y con un uso adecuado del dinero de una empresa y el control de efectivo, la prevención y corrección de errores minimiza el riesgo de pérdidas.

Pero no solo eso, con un buen control de gastos se puede decidir en los meses siguientes qué gastos se deben eliminar o aumentar. La toma de decisiones es muy importante y con una salud financiera al día se pueden llevar a cabo de una manera más natural. Así, viendo el registro del control de gastos se podrá decidir si hacer inversiones, pedir préstamos o hacer otro tipo de compras de manera más sencilla.

Además, a día de hoy, con la tecnología que existe a nuestro alrededor, este control de gastos es mucho más fácil de llevar si es de manera digitalizada. Estas son las principales ventajas:

Una fuente de ahorros para la empresa

Según un estudio realizado por HRS y la Fundación GBTA, la tramitación manual de los gastos le cuesta a la empresa 53 euros, el equivalente a 20 minutos del tiempo de un empleado. Además, en promedio, 1 de cada 5 informes de gastos contienen un error, lo que significa que se pierden 48 euros adicionales, el equivalente a 18 minutos.

Por tanto, la digitalización de todo el proceso mediante la aplicación de una solución de gestión de gastos representa una importante fuente de ahorros para su empresa.

Todo este proceso manual es largo, consume mucho tiempo y también es muy caro. Por eso es necesario adoptar un software de gestión de informes de gastos para optimizar y automatizar todo este proceso.

Un ahorro considerable de tiempo para la empresa

Es un hecho que la gestión manual de los gastos supone una considerable pérdida de tiempo en cada etapa del proceso. El informe de gastos digital reduce el tiempo dedicado a este proceso a todos los niveles: desde la fase de creación hasta la de transmisión de los gastos, todas las etapas están optimizadas y requieren poca intervención.

Al adoptar una solución digital, el equipo de finanzas ya no pierde tiempo en el control de los gastos: no se requiere una doble comprobación, se evitan los errores, las pérdidas y los intentos de fraude gracias a la centralización de los datos y la entrada de datos automatizada.

Gestión más sencilla de los gastos

Gracias a una solución digital de control de gastos, los distintos departamentos que participan en el control de los gastos pueden ahora acceder fácilmente a los distintos gastos realizados.

Una solución automatizada permite centralizar todos los datos importantes de gastos comerciales, y ayudar a mejorar el cumplimiento de los gastos que reembolsa. Además, al organizar todos estos datos, la consulta de estos es más fácil y práctica.

Un flujo de trabajo de validación más simple

Una solución automatizada de control de gastos se adapta a los procesos de la empresa, permitiendo gestionar el flujo de validación en la nube y facilitando así la transmisión de los gastos de los empleados, su validación y su integración en la contabilidad.

           Leer también: Qué puede ser considerado como gastos deducibles

Las soluciones existentes para el control de gastos en una empresa

Si algo tenemos claro es que un buen control de gastos es una herramienta segura del éxito de la empresa. Es importante apoyarse en herramientas digitales que nos ayuden con el control y hagan el trabajo más simple.

Una solución para digitalizar el control de gastos facilita la gestión del efectivo y los presupuestos de cada departamento, simplifica la transferencia y la validación, acelera el reembolso y, por último, protege el medio ambiente limitando el uso del papel.

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