Sin duda, una de las preguntas más repetidas entre los empleados españoles que tienen que realizar viajes por trabajo es quien se hace cargo de los gastos que conlleva el desplazamiento profesional. En esta ocasión vamos a responder todas las preguntas sobre los gastos relacionados con la gasolina y los desplazamientos profesionales. ¡Sigue leyendo!
¿Qué son los gastos de gasolina?
Existen empresas que ofrecen coches a sus empleados que más viajan, o en ocasiones, el empleado tiene que poner su propio medio de transporte. En ambos casos, la pregunta siempre es la misma. ¿Quién se hace cargo de la gasolina? Bien sea en un coche de empresa o en uno propio, la gasolina corre en gran parte por parte de la empresa.
Normalmente existe una política de gastos en cada empresa que estipula cuál es el precio a pagar por cada tipo de gasto relacionado con la actividad profesional. Pero en el caso de la gasolina, aún surgen muchas dudas alrededor. ¿Está estipulado en España? ¿Me estarán pagando menos de lo que gasté? ¿Solo se incluye la gasolina u otros gastos relacionados con el viaje también?
Lo principal para conocer cuánto se debe recibir por un viaje es calcular el coste total de la gasolina, esencial para tener los gastos claros. Cuánto gasta el vehículo, según su tipo y combustible, es una de las principales etapas que debe conocer el empleado para luego poder pedir un reembolso íntegro de los gastos de gasolina.
Muchas veces las empresas optan por tener coches propios, que ofrecen a los trabajadores para los desplazamientos profesionales. Así únicamente tendrán que hacerse cargo de los tiques de gasolina que el empleado aporte tras el viaje. Pero sin duda esto conlleva un desembolso importante y algunas empresas no pueden hacer frente. Es por eso por lo que, en la mayoría de los casos, los viajeros deben poner su propio vehículo al servicio del desplazamiento profesional que deben realizar.
Por qué es importante calcular los gastos de gasolina en una empresa
Una de las principales ventajas que ofrece calcular los gastos de gasolina es que estos pagos pueden ser deducidos de las cuentas generales de la empresa. Es decir, la empresa puede presentar estos gastos a la Administración Tributaria para conseguir una deducción del porcentaje impositivo, que actualmente esta fijada en el 21%. Desde el año 2012, es posible deducir la totalidad de las cuotas del IVA pagadas al repostar combustible, aunque el coche no se dedique únicamente a la actividad de la empresa. La deducción suele ser del 50% siempre que sea posible demostrar una relación directa entre el viaje en cuestión y la actividad empresarial.
Es fundamental que las empresas tengan bajo control todos los aspectos fundamentales relacionados con los viajes, para poder así gestionar mejor las partidas dedicadas a la gasolina. Por lo tanto, las empresas deben:
- Establecer un presupuesto: dentro de la política de gastos de la empresa, la parte de viajes debe tener establecido un presupuesto máximo, que los empleados conozcan de antemano. Así se evitan futuros problemas o incluso intentos de fraude. En función de este presupuesto, se establecerán las distintas acciones a realizar.
- Delimitar los costes que cubrirá cada empleado en su desplazamiento: fijar un límite determinado para los gastos de viaje es una de las claves del éxito de estas misiones. Así, se deben controlar los máximos costes asociados a la gasolina.
Cómo se calculan los gastos de gasolina en una empresa
Dentro de la parte contable de una empresa, es esencial tener una partida para los gastos profesionales, y en este caso, para los gastos relacionados con la gasolina en desplazamientos profesionales.
Hay dos puntos importantes que deben tenerse en cuenta en la contabilidad: establecer un presupuesto disponible solo para viajes y delimitar qué costes se cubrirán con él. O lo que es lo mismo, se debe crear una política de empresa que ayude a calcular los gastos por gasolina en el caso de los viajes de negocios. Así se fija un límite específico para todos los empleados, y no habrá sustos más tarde en el presupuesto general de la empresa.
Pero esto no es todo, ya que una de las ventajas que suponen los gastos de gasolina para las empresas es la posibilidad de solicitar la deducción del IVA de estos gastos, que actualmente está fijado en un 21%. Desde el 2012 es posible deducir la totalidad del IVA de los pagos relacionados con la gasolina, siempre que se demuestre que estos gastos se hicieron por motivos relacionados con la empresa y su actividad profesional.
Una de las partes más importantes es poder demostrar que los gastos de gasolina se han realizado en relación directa con la actividad empresarial, ya sea por visitas a clientes o comidas con proveedores que sean esenciales para el negocio.
Para poder deducir los gastos de gasolina es necesario que el gasto cumpla tres requisitos: que esté vinculado con la actividad de la empresa, que se disponga de los recibos y justificantes necesarios y que esté reconocida en la contabilidad de la empresa.
Expensya, una solución de gestión de gastos para las empresas
Optimizar los gastos de gasolina por viajes profesionales es posible gracias a múltiples herramientas digitales y automatizadas. Estas soluciones de software suponen múltiples ventajas para las empresas, ya que abaratan el proceso de calcular los gastos tanto económico como en cuanto a cuestión de tiempo, así como de gestión de tiques y recibos y es más fácil y rápido descubrir posibles errores o fraudes.
Una herramienta como Expensya es ideal para mejorar y optimizar la gestión de los gastos de gasolina. El trabajador solo tiene que subir una fotografía del tique del combustible a la plataforma, donde la tecnología inteligente reconoce todos los datos importantes. Gracias a la homologación de la Agencia Tributaria con la que cuenta Expensya, el empleado puede deshacerse del recibo en papel en el momento en el que éste es subido a la solución. Además, los gastos serán calculados de manera automática y rápida en el momento en el que el empleado selecciona en la aplicación que se trata de gastos por gasolina. Sin duda, una de las soluciones más completas para optimizar la gestión de todos los gastos profesionales gracias a la tecnología OCR+ de reconocimiento óptico de caracteres, que con solo una fotografía deduce los datos más importantes de los recibos y facturas y los sube a la plataforma, listos para su envío a validación.
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