Tras la pandemia, las empresas han tomado aún más consciencia de la importancia de mantener los gastos bajo control. Y es que nadie puede negar que en un contexto actual, tener las cuentas saneadas y la liquidez asegurada es fundamental para asegurar la supervivencia de cualquier organización.
Sin importar su tamaño, todas las compañías necesitan poder proyectar sus presupuestos para el 2023 y respetarlos a rajatabla. Y solo aquellas que tengan políticas de gastos correctamente adaptadas a las necesidades internas y al escenario actual lograrán cumplir con este objetivo.
Ahora bien, ¿qué se necesita hoy en día para elaborar este documento fundamental para la concreción de los objetivos empresariales? En este artículo, repasamos los principales puntos a tener en cuenta.
1) Contemplar las necesidades internas
En líneas generales, la política de gastos de las empresas debe funcionar como un resumen claro de las reglas y expectativas que la organización tiene respecto a los desembolsos que realizan los empleados en el marco de su actividad profesional. En otras palabras, esta suerte de guía explicita en qué, cómo y cuánto pueden gastar sus equipos. Sin olvidar que también -y en el caso en el que los colaboradores sigan avanzando sus compras con dinero de su propio bolsillo-, la política debe ser clara respecto a la manera en la que se llevarán a cabo los reembolsos.
Si bien estos puntos son fundamentales y deben aparecer en las políticas de todas las organizaciones, luego cada una de ellas deberá adaptarla a sus necesidades internas. Con esto queremos decir que cada departamento financiero tendrá que, sin perder de vista los presupuestos para el año próximo, hacer que este documento esté en sintonía cultura empresarial.
Por ejemplo, en ciertas compañías será posible solicitarles a los colaboradores que se inclinen por transporte público en lugar de taxi cuando viajan; mientras que en otras el ahorro de costes deberá buscarse en otros puntos de la política de gastos.
2) Política de gastos: cómo ofrecer flexibilidad
Hoy en día también es innegable que los empleados quieren contar con cierta autonomía a la hora de realizar gastos vinculados con su actividad profesional. Es tarea de los departamentos financieros lograr con éxito el desafío de empoderarlos, pero sin por ello perder el control sobre sus cuentas.
En este sentido, trabajar con herramientas de gestión de gastos permite a las empresas utilizar la automatización para brindar flexibilidad, pero teniendo visibilidad en tiempo real sobre los desembolsos que realizan sus equipos. Este tipo de softwares permiten ‘traducir’ la política de la mano de categorías de gastos autorizados (como pueden ser restaurantes o taxis, por ejemplo), así como con límites asociados a las mismas.
Por ejemplo, Expensya ofrece la posibilidad de realizar este tipo de configuración para que los empleados sepan si los gastos que realizan respetan o no la política. Los administradores pueden, de antemano, decidir bloquear gastos que no estén conformes a la misma, o bien dejarlos pasar pero con alertas.
3) Olvidarse de los reemboslos
En 2023 los departamentos financieros que quieran optimizar la gestión de sus gastos también deben ocuparse de evitar los reembolsos. En lugar de solicitarle al colaborador que avance sus compras con su propio dinero, las empresas están ofreciendo cada vez más a sus equipos tarjetas profesionales.
De este modo, los empleados por un lado ya no tienen que esperar para ser reembolsados y, por el otro, los departamentos financieros pierden tiempo buscando justificantes para luego realizar esta devolución.
De la mano de presupuestos preaprobados y asignados a las tarjetas de los empleados, la organización tiene visibilidad en tiempo real de los gastos en los que incurren cada uno de ellos.
Sin ir más lejos, las tarjetas de Expensya permiten también asociar categorías autorizadas con límites de gasto para que los empleados dotados de tarjetas de empresa (ya sean virtuales o físicas) no puedan ir en contra a lo estipulado en la política de gastos.
4) Adoptar cambios con agilidad
La experiencia reciente nos ha demostrado que la política de gastos, para que sea útil, debe poder evolucionar al mismo ritmo que los cambios que tengan lugar. En este sentido es importante que este documento, así como la herramienta de gestión de gastos que utilice la empresa, pueda hacerse eco rápidamente de las modificaciones que sea necesario realizar en cuanto a, por ejemplo, categorías de gastos autorizadas o límites asociados a ellas.
Un ejemplo concreto podría ser un empleado que durante un viaje de negocios se ha enfermado de Covid y debe alargar su estadía incurriendo en desembolsos que no estaban previstos de antemano. Con softwares como Expensya, en pocos clics, el administrador de la cuenta puede modificar el presupuesto asignado a la tarjeta de este colaborador para que pueda finalizar su desplazamiento profesional sin tener que avanzar fondos de su bolsillo.
Del mismo modo, y en términos más generales, puede ser que por un cambio de estrategia el presupuesto de un determinado departamento deba duplicarse en el curso de un mismo año. La política de gastos debe poder cambiarse fácilmente. Pero esto no es todo: el software de gestión utilizado para tener este punto bajo control también tendrá que poder replicar estas variaciones con agilidad para que los empleados no tengan necesidad de estar leyendo de manera continua la política de gastos. Algo que, se sabe, es imposible de llevar a cabo en la práctica.
En pocas palabras, una herramienta de gestión de gastos como Expensya ofrece la posibilidad de integrar fácilmente las modificaciones que tengan lugar en la política de gastos. Esto ofrecerá claridad y transparencia de cara a los empleados y facilitará la tarea de los departamentos contables.
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