Son muchas las empresas españolas que cuentan con empleados que realizan viajes por negocios. Si bien cuando se cumplen con ciertas condiciones el IVA de los gastos realizados en marco de estos desplazamientos profesionales (como el hotel, la gasolina o restaurantes) puede recuperarse, no todas las organizaciones realizan este proceso.
Falta de tiempo, desconocimiento de los pasos a seguir o incluso errores a la hora de efectuar este procedimiento hace que las empresas pierdan importantes sumas de dinero y dejen pasar la posibilidad de mejorar su tesorería.
En este artículo, repasaremos los principales requisitos para deducir IVA en gastos de viaje.
5 requisitos para la deducción de IVA en gastos de viaje
La Ley 37/1992 del Impuesto es la que establece los requisitos del derecho a la deducción de IVA, y que puede englobarse en cinco grandes grupos.
Subjetivos. Es la condición de empresario o profesional establecidos en territorio de aplicación del impuesto.
Objetivos: Por este requisito solo serán deducibles las cuotas de IVA que se hayan soportado en España que no estén excluidas expresamente del derecho a deducción. Por ejemplo, una empresa local con empleados que realizan gastos en Francia no podrá solicitar la deducción de IVA francés en España y deberá hacerlo en el país extranjero. Hay que tener en cuenta que el proceso de devolución en los estados miembros de la Unión Europea se encuentra armonizado, pero los requisitos de deducibilidad no son los mismos en todos ellos.
En segundo lugar, en algunas ocasiones la Ley establece expresamente exclusiones del derecho a la deducción. Concretamente, los gastos de desplazamiento, hostelería y restauración solo son deducibles si son también deducibles en el impuesto de las sociedades o sobre la IRPF.
Funcionales: Se puede deducir el IVA soportado como consecuencia de la adquisición de bienes o servicios afectos a la actividad empresarial. En otras palabras, que no tengan carácter privado. Es necesario que esta actividad económica origine el derecho a la deducción (es decir, que se realicen operación sujetas y no exentas).
Formales: Es necesario que estemos en poder de una factura completa que reúna todas las condiciones (fecha, número, NIF, identidad proveedor, destinatario, etc) o factura simplificada.
Temporales: La ley española establece un plazo de cuatro años para pedir la deducción desde el momento en el que se realiza la operación.
Los riesgos al deducir IVA de los gastos de viaje
La Agencia Tributaria tiene como misión comprobar que se cumplan con los requisitos necesarios para poder deducir el IVA en los gastos realizados por los empleados en viaje de negocios.
En líneas generales, cuando las autoridades comprueban este tipo de desembolsos lo que buscan es verificar que se cumplan con las obligaciones formales para deducir IVA y acreditar la afectación de la actividad de estos gastos.
Los principales riesgos a los que se enfrentan las empresas cuando afrontan este tipo de controles por parte de la Administración es no contar con el justificante necesario. Esto puede suceder porque el mismo no ha sido solicitado al momento de realizar o el consumo, o bien porque posteriormente se ha traspapelado. También sucede que por mala conservación de los tiques se produzca la rotura o deterioro de estos.
En todos estos casos en los que no es posible presentar acreditación, el IVA no podrá ser deducido y tampoco el gasto en el impuesto sobre sociedades.
En otro escenario, puede que la empresa sea capaz de aportar un justificante pero que éste resulte insuficiente. Por ejemplo, se puede contar un recibo, pero no una factura completa o simplificada. También existen casos en los que se presentan facturas incompletas o erróneas. Por ejemplo, cuando un hotel realiza una factura a nombre del empleado y no a nombre de la empresa (que vendría a ser el destinatario correcto).
En esta situación, las organizaciones cuentan con un plazo de cuatro años para pedir el canje de una factura simplificada por otra completa, o bien para solicitar rectificación en caso de que exista error.
En segundo lugar, la Agencia Tributaria busca comprobar que exista una acreditación de la afectación a la actividad. Es decir, que los gastos contabilizados en diferentes cuentas estén vinculados con la actividad de la empresa. Es aquí donde el departamento contable deberá vincular todos los desembolsos realizados por un empleado a un viaje en particular. Es decir, por ejemplo, poner en relación el vehículo utilizado por un colaborador con los gastos de gasolina. Por este motivo, es que puede decirse que sin una contabilidad ordenada recuperar el IVA de los gastos de viaje se volverá cuesta arriba.
De un lado, Expensya ayuda a las empresas a digitalizar sus gastos para que resulte mucho más sencillo tener un control sobre los mismos. Del otro, gracias a la integración con proveedores líderes en recuperación del IVA como 60dias, las empresas clientes Expensya pueden beneficiarse de una recuperación del IVA efectiva en sus gastos de viaje y representación.
Con el acuerdo del cliente, este socio estratégico de Expensya accede a los gastos de la empresa a través de la plataforma y se encarga de seleccionar aquellos tiques y facturas que son susceptibles de recuperar el IVA. Si una organización no cuenta con los justificantes válidos para la deducción que determina la ley, 60dias se pondrá en contacto con los proveedores para conseguir una factura.
En definitiva, ambas soluciones trabajando en conjunto se encargan de la integridad del proceso de gestión de los gastos de viaje de las empresas con el objetivo de agilizar, automatizar y digitalizar todo el proceso: desde el escaneo de los justificantes hasta la obtención de las facturas de los tiques para poder deducir IVA.
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