Una política de viajes es imprescindible para la empresa, y constituye un método eficaz para establecer cómo deben realizarse los viajes de negocios.
Para los trabajadores, es un documento que les indica con total transparencia qué gastos pueden o no reembolsarse y las condiciones que deben respetar cuando trabajan fuera de su lugar de trabajo habitual.
El objetivo de una política de viajes es establecer qué condiciones deben cumplir los desplazamientos de los trabajadores, optimizar los presupuestos y garantizar la conformidad de los gastos realizados.
La política de viajes no se limita al control presupuestario. Constituye un beneficio para los trabajadores y les garantiza comodidad y seguridad para organizar sus viajes con una total tranquilidad. Por ello, es importante tener en cuenta la opinión y las necesidades de los trabajadores sobre el terreno.
¿Cómo elaborar una política de viajes y establecer normas firmes y al mismo tiempo otorgar a los trabajadores una total flexibilidad para sus viajes?
Definición: ¿qué es una política de viajes?
Una política de viajes de empresa consiste en fijar normas para los desplazamientos de los empleados, estipular con precisión condiciones para definir el presupuesto, controlar los gastos, los medios de transporte y alojamiento, así como los procesos internos de validación.
Así es, crear una política de viajes significa establecer normas que todos deberán respetar. Por otra parte, las políticas de viajes también permiten implementar posibles colaboraciones con los proveedores para negociar las ofertas (transportes, hoteles, etc.).
Una política de viajes es un documento de gran importancia que reúne todas las normas establecidas. Permite evitar posibles excesos o gastos no apropiados.
Gracias a ella, cuando trabajen fuera de su lugar de trabajo habitual, los empleados conocerán qué condiciones rigen los gastos profesionales. Para los responsables de las decisiones, como los Travel Managers, los Directores administrativos y financieros o los contables de la empresa, constituye un documento de referencia que les permite justificar una decisión ante el trabajador cuando validan o rechazan una nota de gastos.
¿Cómo elaborar una política de viajes adaptada?
La creación de una política de viajes conlleva mucha organización y tiempo para analizar correctamente cada situación, prever distintos escenarios y tomar las decisiones adecuadas.
Esa labor permite que haya más transparencia en los equipos, además de suponer un ahorro de tiempo, gracias a la mejora de la organización, y una importante reducción de los costes.
Asimismo, es necesario elaborar la política de viajes en colaboración con las personas que viajan con frecuencia y los mánagers. Los primeros pueden aportar consejos e ideas como colaboradores nómadas, y los segundos participan en la validación y el seguimiento de los gastos.
A continuación presentamos cinco puntos esenciales que hay que tener en cuenta para elaborar una política de viajes eficaz.
1. Definir los objetivos de la política de viajes
La primera etapa debe consistir en establecer claramente los objetivos de la política: optimización de los viajes y procesos de validación, reducción de las anomalías y de los gastos superfluos, cumplimiento de la legislación, control de los costes de los desplazamientos, análisis de las transacciones y control presupuestario…
La política de viajes permite definir algunas normas necesarias para garantizar la seguridad y la tranquilidad de los trabajadores durante los viajes y controlar los gastos. Definir objetivos claros le ofrecerá unas líneas generales, lo que le facilitará la tarea, pero por supuesto más adelante podrá completar o ajustar su política para optimizarla siempre que sea necesario.
Una vez fijados los objetivos, podrá empezar a establecer todas las normas aplicables a los desplazamientos. Lo ideal es colaborar con al menos un empleado acostumbrado a realizar viajes de negocios para la empresa.
Su experiencia sobre el terreno le ayudará a encontrar las mejores soluciones para conciliar las exigencias de la empresa en materia de costes y las necesidades de los trabajadores. Además, podrá señalar problemáticas y situaciones poco probables que haya vivido durante sus misiones en el exterior.
2. Ofrecer flexibilidad a los empleados
Su política de viajes enumera los gastos posibles de forma exhaustiva e indica el presupuesto previsto y las soluciones que pueden plantearse (medios de transporte, lugar de alojamiento, etc.). Debe permitir al trabajador tomar las mejores decisiones sobre sus gastos, por lo que para él es, además de un documento regulador, una ayuda.
Sin embargo, hay que tratar de conservar cierta flexibilidad y no establecer normas demasiado estrictas. Se recomienda otorgar libertad a los trabajadores y poner a su disposición varias opciones.
Por ejemplo, establezca normas sobre la elección del alojamiento, el precio máximo que no podrá superarse, pero no obligue al trabajador a utilizar un establecimiento específico.
Se puede firmar un acuerdo con una cadena de hoteles y, en ese caso, lo ideal es mostrar cierta flexibilidad con los otros posibles gastos asociados al alojamiento, como los servicios incluidos, la elección de la habitación o el consumo de comidas fuera o dentro del hotel.
Lo mismo ocurre con los transportes. Se puede establecer un presupuesto y una fecha, y dejar que el trabajador elija el horario de salida o el medio de transporte más práctico respetando el presupuesto asignado.
3. Establecer normas adaptadas al contexto
Lleve a cabo un análisis completo de la situación: ¿Con qué frecuencia se viaja? ¿Cuáles son los destinos más habituales? ¿Cuáles son los medios de transporte más eficaces para llegar? ¿Cuáles son las auténticas necesidades de los empleados sobre el terreno para llevar a cabo sus misiones?
La política de viajes debe basarse en la realidad del terreno y en las necesidades concretas de la empresa. En caso contrario, los objetivos fijados pueden no responder a las expectativas de los trabajadores que viajan.
En ese caso, la solución ideal consiste en contar con la colaboración de al menos un trabajador afectado por los viajes de negocios en la fase de reflexión y redacción. Ese trabajador le ofrecerá una ayuda muy valiosa para identificar los problemas a los que se enfrentan los equipos nómadas. Además, podrá aportar ideas y soluciones prácticas con vistas a mejorar la vida diaria de los trabajadores sobre el terreno.
4. Utilizar herramientas adaptadas
Las nuevas tecnologías permiten mejorar considerablemente la vida cotidiana tanto de los viajeros como de las direcciones. Cuando cuenta con un determinado número de trabajadores, a una empresa le interesa adoptar una herramienta de gestión innovadora. Una solución inteligente de gestión de los desplazamientos profesionales permite centralizar y automatizar las tareas relacionadas con los viajes de negocios, además de garantizar que se respeta la política de viajes vigente en la empresa.
Esas soluciones ayudan a optimizar la gestión de los gastos profesionales, ofrecen un mayor control sobre los gastos actuales o futuros y, a largo plazo, contribuyen a reducir los costes de los viajes de negocios.
Disponible en forma de aplicación móvil intuitiva y de plataforma web, la solución Expensya satisface perfectamente las necesidades de los trabajadores nómadas, así como las expectativas de los equipos directivos.
Automatizar y centralizar las tareas y los datos para simplificar los viajes de negocios, esa es la problemática a la que Expensya aporta una respuesta. Con su solución para la gestión de los gastos, Expensya también revoluciona la gestión de las notas de gastos, un proceso muy complicado que exige una gran cantidad de tiempo. A partir de una foto tomada con un teléfono móvil, los recibos se escanean, analizan y envían para su validación. Expensya ofrece tanto a viajeros como a directivos una mayor libertad y un incremento de la productividad sin precedentes.
5. Definir un presupuesto claro
Se trata de establecer un presupuesto claro y adecuado para cada gasto. El presupuesto varía en función de la duración de la misión, el destino y la categoría del gasto.
Con vistas a establecer un presupuesto coherente, se recomienda consultar los gastos ya realizados y los viajes efectuados por los equipos para evaluar con exactitud el coste de los viajes y analizar las distintas situaciones.
A la hora de definir el presupuesto, deben tenerse en cuenta los gastos frecuentes y previsibles (alojamiento, transporte, gastos de restauración, etc.), pero también prever los distintos escenarios de gastos posibles para los cuales es conveniente establecer unas condiciones que permitan guiar al trabajador sobre el terreno y evitar los malentendidos.
Difundir la política de viajes
El documento no es solo una línea directriz para los responsables de las decisiones, como el Director administrativo, los Travel Managers de la empresa o el Director financiero. También es un documento de referencia que sirve de guía a los trabajadores y expone la política de viajes de la empresa. Debe conocerse y ser de fácil acceso para que pueda consultarse cuando sea necesario.
Asimismo, se recomienda organizar formaciones y sesiones de presentación para difundir correctamente la información dentro de la empresa y descubrir las preguntas de los trabajadores sobre las normas establecidas. Por último, las modificaciones aportadas al documento deben comunicarse para garantizar que todos las integran en sus prácticas.
La política de viajes: una base para digitalizar la gestión de notas de gastos
La política de viajes permite definir claramente quién viaja, cuándo, en qué condiciones y a qué precio. Más que un marco regulador, constituye una fuente de valiosa información que le ayudará a optimizar la gestión de los gastos profesionales.
Al clarificar los procesos de validación desde la solicitud de compra hasta el reembolso, la política de viajes ofrece una visión global del funcionamiento de los viajes de negocios dentro de la empresa. Permite saber qué es lo que hace cada uno, en qué etapa y en qué momento.
Por eso, lo ideal es aprovechar esa oportunidad para digitalizar la gestión de las notas de gastos, sobre todo porque esa automatización conlleva un importante beneficio para los trabajadores en el plano operativo: ahorro de tiempo, eliminación de la entrada de datos, sencillez de tratamiento, gestión de los gastos sobre la marcha…
Digitalizar la gestión de las notas de gastos también representa un medio eficaz para optimizar el seguimiento de los viajes y gastos de la empresa.
La centralización de los datos en una plataforma única permite recopilar suficiente información y analizar mejor los gastos de los trabajadores. Esa solución práctica constituirá una auténtica herramienta para limitar los errores y garantizar la conformidad de los gastos.
El establecimiento de una política de viajes de negocios permite contar con una base clara y práctica para controlar todos los desplazamientos profesionales. Estos consejos le permitirán optimizar todas las etapas de la gestión de los gastos y de los viajes en general. ¡Mejorará su organización para conseguir unos trabajadores satisfechos, un control mejorado, una reducción de los costes y un ahorro de tiempo!
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